Cloud-basierte HR-Software: So wählt ihr das richtige Tool

Cloud-basierte HR-Software zentralisiert Mitarbeitendendaten und unterstützt HR-Prozesse über eine Online-Plattform. Unternehmen nutzen diese Systeme, um sich von manueller Arbeit und veralteter Technologie zu lösen. Laut ISG bilden SaaS- oder Hybrid-Cloud-Modelle heute den Kern der HR-Technologie: 69 % der Unternehmen setzen sie weltweit ein. Bis Ende 2027 könnte dieser Anteil auf 83 % steigen.*

Da Cloud-Software zum Standard wird, kommen immer mehr Optionen auf den Markt. Das macht es schwerer, den Blick zu schärfen und das passende Tool für die eigenen Anforderungen zu finden. HR-Verantwortliche sollten über reine Features hinausschauen und jedes System danach bewerten, wie leicht es sich anpassen lässt, wenn das Unternehmen wächst. Bildet eine Plattform dieselben getrennten Workflows nur in einem neuen Browser-Interface ab, bleibt die administrative Last dieselbe, nur mit neuer Oberfläche.

Die besten Plattformen geben HR die Flexibilität, organisatorische Veränderungen zu begleiten, ohne zusätzlichen Aufwand zu schaffen. Dieser Guide vergleicht, welche cloud-basierte HR-Software einen Blick wert ist und wie ihr die richtige auswählt.

* ISG, 2025

Was ist cloud-basierte HR-Software?

Cloud-basierte HR-Software ist ein digitales Tool, das auf externen Servern gehostet wird und häufig ein Software-as-a-Service-Modell nutzt. Der Anbieter verwaltet die Anwendung und die zugehörige Infrastruktur. HR-Teams greifen über einen sicheren Browser oder eine mobile App darauf zu.

Ein cloud-basiertes HR-System ist meist in den Tech-Stack eines Unternehmens integriert und hält Informationen konsistent, während Mitarbeitende sich durch die Organisation bewegen. Kandidat*innendaten können direkt ins Onboarding einfließen, während genehmigte Änderungen die Mitarbeiterprofile aktualisieren. Dieses Profil liefert dann die Grundlage für spätere Prozesse wie Leistungsbeurteilungen oder Entwicklungsplanung. Weil alle auf derselben Plattform arbeiten, verbringt HR weniger Zeit damit, widersprüchliche Informationen zu klären und Details hinterherzujagen.

Die beste cloud-basierte HR-Software

Jede Plattform unten eignet sich für einen anderen Anwendungsfall. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie eure Belegschaft arbeitet und wie sich die Organisation voraussichtlich verändert. Hier sind ein paar Top-Optionen.

Leapsome: Am besten für wachsende Unternehmen, die HR-Kernprozesse und Talententwicklung auf einer Plattform vereinen wollen

Leapsome verbindet Mitarbeiterprofile mit konfigurierbaren Workflows, damit HR Prozesse anpassen kann, während das Unternehmen wächst. Die Talent Suite verknüpft Performance mit Lernen und hält operative Daten und Mitarbeiterentwicklung im selben System. 

Workday: Am besten für große Unternehmen mit komplexen globalen Strukturen

Workday bietet Lohnabrechnung in mehr als 60 Ländern und eignet sich damit gut für globale Belegschaften. Diese cloud-basierte HCM-Software bündelt Talent Management und Analytics als eigenständige Produkte. Unternehmen können sie je nach Bedarf und Budget mit Payroll und Workforce Management kombinieren. 

BambooHR: Am besten für kleine und mittlere Unternehmen, denen Benutzerfreundlichkeit wichtig ist

BambooHR verknüpft Mitarbeitendendaten mit vorgefertigten Reporting-Tools. Die Onboarding-Workflows helfen schlanken HR-Teams, Aufgaben für neue Mitarbeitende konsistent zu bearbeiten.

HiBob: Am besten für wachsende und international verteilte Unternehmen

HiBob verbindet HR-Kerndaten mit People Analytics. Die Tools für Workforce Planning und Vergütung helfen HR-Teams, Headcount-Veränderungen beim Unternehmenswachstum zu steuern.

Rippling: Am besten für Unternehmen, die HR und IT gemeinsam verwalten wollen

Rippling nutzt gemeinsame Mitarbeitendendaten über seine HR- und Payroll-Produkte hinweg. Die IT-Tools automatisieren Account-Zugriffe und Geräteverwaltung, wenn jemand ein- oder austritt.

Deel: Am besten für Unternehmen, die international Mitarbeitende und Contractor beschäftigen

Deel kombiniert lokal angepasste Arbeitsverträge mit einer globalen Payroll-Engine. Die Self-Service-Tools für Mitarbeitende und länderspezifische Workflows unterstützen zuverlässiges Onboarding und Compliance in verteilten Teams.

Mehr als HR digitalisieren: Wie Cloud-Software Veränderung ermöglicht

Viele Unternehmen bewerten HR-Software anhand der Prozesse, die sie heute nutzen. Sie erstellen eine Checkliste mit Funktionen, vergleichen Anbieterpreise und entscheiden sich für die Plattform, die die meisten Kästchen abhakt. Dieser Ansatz berücksichtigt nicht, wie schnell sich diese Anforderungen ändern können.

Laut Gartner sagen nur 24 % der HR-Mitarbeitenden, dass ihre HR-Funktion den maximalen Wert aus ihrer Technologie zieht. Cloud-HR-Software bringt nur begrenzten Nutzen, wenn sie zwar aktuelle Aufgaben automatisiert, HR aber nach jeder organisatorischen Veränderung den gesamten Prozess neu aufbauen muss.

Bevor ihr in eine HR-Lösung investiert, stellt euch zwei Fragen: Würde eure HR-Software den Prozess erleichtern, wenn sich euer Unternehmen im nächsten Jahr verdoppelt oder neu strukturiert? Oder würde sie eurer To-do-Liste nur weitere stressige Punkte hinzufügen?

Schauen wir uns drei Bereiche an, die zeigen, ob eine Plattform mit einem wachsenden Unternehmen mithalten kann.

Sich wandelnde Organisationsstrukturen unterstützen

„Wir wollten ein HR-Tool bauen, das mit euch mitwächst, mitskaliert und bei jedem Wachstumsschritt eures Unternehmens zum strategischen Partner wird.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Wenn ein Unternehmen eine neue Abteilung oder ein neues Team hinzufügt, muss HR die neue Struktur in den Mitarbeiterprofilen und Workflows abbilden. Ein System, das Änderungen Datensatz für Datensatz erfordert, sorgt für Verzögerungen und lässt veraltete Zuordnungen bestehen.

Ändert sich zum Beispiel die Führungskraft einer Person, sollten sich die zugehörigen Berechtigungen und Freigabewege automatisch aktualisieren. Dieser einfache Test für ein cloud-basiertes HRIS zeigt, ob die Plattform eine Reorganisation verkraftet, ohne monatelange Aufräumarbeiten nach sich zu ziehen. 

Administrativen Aufwand reduzieren, während das Unternehmen wächst

„Workflows geben euch endlose Möglichkeiten, Schritte für verschiedene Stakeholder festzulegen: vom Onboarding über Offboarding bis zu Vertragsänderungen kann alles automatisch ablaufen.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Administrativer Aufwand wächst schnell, wenn jeder Prozess von einer HR-Übergabe abhängt. Standardisierte Workflows lassen Führungskräfte mühsame Prozesse konsistent abschließen, während Self-Service für Mitarbeitende zeitaufwendige E-Mail-Wechsel überflüssig macht.

Mit wachsendem Headcount vervielfachen sich Routineanfragen, weshalb automatisiertes Routing unverzichtbar wird. Es leitet jede Anfrage an die richtige freigebende Person weiter, während HR den Überblick behält und Ausnahmen bearbeitet, ohne jeden Schritt manuell zu begleiten.

Führungskräften bessere Transparenz geben, wenn die Komplexität steigt

„Viele HR-Teams kämpfen noch mit den Grundlagen: zu viele getrennte Tools, begrenzte Einblicke. Deshalb haben wir ein wirklich mitarbeitendenzentriertes HRIS gebaut, das alle Mitarbeitendendaten in einer einzigen verlässlichen Quelle vereint.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Je mehr Teams und Berichtsebenen ein Unternehmen hinzufügt, desto weniger lässt sich der Arbeitsalltag jeder einzelnen Person durch bloße Beobachtung erfassen. Getrennte Systeme verschärfen das Problem, weil HR unterschiedliche Datenquellen abgleichen muss, um einen verlässlichen Bericht zu erstellen.

Integriertes Reporting zeigt, wie Veränderungen in der Belegschaft mit den Mitarbeitenden zusammenhängen, sichtbar in Kennzahlen wie Performance und Engagement. Leapsome schafft diesen Blick, indem es HRIS-Daten mit Insights aus seinen Tools zur Mitarbeitendenförderung verknüpft. Führungskräfte können so aktuelle Trends in der Belegschaft einsehen, ohne HR um separate Berichte zu bitten. 

„Dashboards sind individuelle Reports, die ihr auf Basis dessen erstellt, was am wichtigsten ist: Headcount, Wachstum, Diversität, Gehalt, was auch immer, alles visualisiert und bereit zum Teilen.“ 

Sophie O'Donoghue, Customer Success Coach, Leapsome

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🏗️ HR-Prozesse aufbauen, die mit eurem Wachstum mithalten

Leapsomes HRIS nutzt anpassbare Workflows, damit HR organisatorische Veränderungen umsetzen kann, ohne Prozesse in separaten Tools neu aufzubauen.

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Wie ihr die richtige cloud-basierte HR-Software auswählt

Um die richtige cloud-basierte HR-Software zu finden, legt eure Must-haves fest, bevor ihr euch Anbieter-Demos ansieht, damit eine glatte Oberfläche eure Prioritäten nicht verwischt. Definiert die Workflows, die die Plattform abdecken muss, und die Fragen zur Belegschaft, die sie beantworten soll. Testet dann jedes System auf der Shortlist anhand derselben Szenarien. Bindet unbedingt alle ein, die das Tool täglich nutzen werden, denn HR kann die Usability nicht stellvertretend beurteilen.

Nutzt diese drei Checks, um eure Optionen zu vergleichen:

• Eine Employee Journey über die Plattform verfolgen: Lasst euch von jedem Anbieter die Journey vom Onboarding bis zur ersten Leistungsbeurteilung zeigen. Prüft, wo sich Mitarbeitendeninformationen automatisch aktualisieren. Bestätigt dann, ob die Änderung auch Ziele und Lernzuweisungen erreicht, ohne doppelte Eingabe.
  
• Usability-Tests mit echten Nutzer*innen durchführen: Ladet eine HR-Administrator*in und eine Führungskraft ein, gängige Aufgaben im System zu erledigen. Testet, wie leicht sie Informationen finden oder eine Anfrage freigeben können. Bittet den Anbieter außerdem, einen neuen Standort oder Mitarbeitendentyp hinzuzufügen, um zu sehen, wie die Plattform mit mehr Komplexität umgeht.
  
• Eigene Use Cases für Reporting und Automatisierung mitbringen: Wählt einen Report und einen Freigabeprozess aus, den euer Team bereits nutzt. Bittet den Anbieter, beides während der Demo nachzubauen. Bestätigt, dass HR Felder und Regeln anpassen kann, ohne für Routineänderungen auf den technischen Support angewiesen zu sein.

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🔗 Eine verlässliche Quelle für Mitarbeitendendaten schaffen

Leapsomes Mitarbeiterprofile halten Informationen zur Belegschaft sicher und aktuell, sodass jeder verbundene HR-Prozess auf denselben Daten basiert.

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HR-Prozesse mit Leapsomes cloud-basierter Software modernisieren

HR in die Cloud zu verlagern soll die nächste Wachstumsphase leichter handhabbar machen. Muss HR weiterhin Datensätze über mehrere Systeme hinweg korrigieren und Workflows manuell neu aufbauen, erhält die Software-Investition die Belastung, statt sie zu verringern.

Eine starke Plattform hält Mitarbeitendeninformationen über den gesamten Lifecycle hinweg verbunden und gibt HR die Kontrolle über Workflows. Sie macht Insights zur Belegschaft verfügbar, intuitiv und teilbar.

Leapsome bringt diese Fähigkeiten zusammen, indem es HR und Mitarbeitendenförderung in einem System verbindet. Mit diesem All-in-one-HRIS können Teams:

• HR-Prozesse zentralisieren: Mitarbeiterprofile halten persönliche Daten und die Rollenhistorie in einem sicheren Profil. Informationen aktualisieren sich sofort in verbundenen Systemen und fließen in Review-Zyklen ein.
  
• Administrative Arbeit automatisieren: Workflows koordinieren Onboarding und Pre-Onboarding und senden Aufgaben an die richtigen Stakeholder.
  
• Employee Experience verbessern: Mitarbeiterumfragen helfen HR zu verstehen, was Mitarbeitende brauchen, und wirkungsvolle 1:1s geben Führungskräften einen besseren Einblick in mögliche Blocker und Karriereziele.
  
• Transparenz in der Belegschaft stärken: Performance Reviews sammeln strukturierte Nachweise zum Fortschritt der Mitarbeitenden, während People Analytics verbundene Daten zur Belegschaft in handlungsrelevante Reports verwandeln.
  
• Organisatorisches Wachstum unterstützen: Die Ziele & OKRs verbinden individuelle Ziele mit Teamprioritäten. HR kann diese Ausrichtung anpassen, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern.

„Leapsome hat einen wirklich großartigen Job bei Performance, OKR und Feedback-Management gemacht: alles auf einer Plattform.“  Zhen Wang, People Servicer at Jina AI

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📈 HR-Software wählen, die mit euch mitwächst

Leapsome zentralisiert Mitarbeiterprofile und automatisiert HR-Workflows, sodass euer Team verbundene Insights zur Belegschaft über den gesamten Employee Lifecycle erhält.

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FAQ

Was ist die beste cloud-basierte Software für Personalmanagement?

Die beste cloud-basierte HR-Lösung hängt von eurer Unternehmensgröße und den Prozessen ab, die ihr verbinden müsst. Überlegt euch eure Must-haves und bringt eine Kriterienliste zu jeder Demo mit. Die ideale Plattform sollte Reporting und Automatisierung unterstützen, präzise Transparenz über Mitarbeitende bieten und eine zugängliche Oberfläche haben.