Was ist eine HR-App? Vier zentrale Funktionen und wie ihr die richtige wählt

Ständig zwischen Tabellen wechseln und sich mehrmals täglich in verschiedene Tools einloggen: Das zehrt an HR-Teams. Wenn ihr eine HR-App sucht, die euren Admin-Aufwand reduziert und eure Belegschaft besser verwaltet, achtet auf Tools, die wirklich zu euren Unternehmensanforderungen passen.

Zu oft zahlen Unternehmen für HR-Lösungen mit umfangreichen Funktionslisten und nativen mobilen Apps, die sie eigentlich gar nicht brauchen. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Funktionen von HR-Apps und wie ihr das richtige Tool für euer Unternehmen auswählt, damit ihr eure HR-Zeit optimal nutzt, eine stärkere Employee Experience schafft und nicht für unnötige Komplexität bezahlt. 

Was ist eine HR-App? Vier mitarbeiterorientierte Funktionen

„Manager sollten HR nicht per E-Mail fragen müssen, wer gerade im Urlaub ist oder wie die Abwesenheitskontingente eines Teams aussehen; sie sollten es live sehen. Sobald Mitarbeitende sich selbst bedienen können, sinkt die Zahl der Unterbrechungen und Entscheidungen werden schneller getroffen. Genau darum geht es bei einer zentralen, verlässlichen Datenquelle.“

Carolin Leidel, Consultant, torq. partners

Eine HR-App (auch als Human-Resources-App oder HR-Management-App bekannt) ist ein zugänglicher digitaler Hub, der HR-Aufgaben und Workflows vereinfacht. HR-Apps unterscheiden sich im Funktionsumfang, sollen aber grundsätzlich die Zeit für Admin-Aufgaben reduzieren, damit sich Teams auf strategische Themen und die Employee Experience konzentrieren können. 

Laut McKinsey entfallen heute 60 % der HR-Zeit auf Admin-Aufgaben. HR-Apps reduzieren diese Belastung, indem sie zentrale HR-Bereiche verwalten, etwa Mitarbeiterprofile, Onboarding, Performance, Abwesenheiten, Lohnabrechnung, Kommunikation und Karriereentwicklung. 

Während manche HR-Softwareplattformen nur ein einfaches Self-Service-Portal bieten, integrieren andere umfassende HR-Management-Funktionen. Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die ihr bei eurer Suche achten solltet.

Mitarbeiterinformationssystem

„Mitarbeitende bewerten Self-Service-HR-Portale weiterhin besser als HR-Helpdesk-Portale, was für den Wunsch nach Eigenständigkeit bei der Bearbeitung von HR-Anliegen spricht.“

Gartner, 2024

Self-Service-Portale und -Apps ermöglichen es Mitarbeitenden, eigenständig auf Dateien und Unterlagen zuzugreifen, Anträge zu stellen und persönliche Daten zu aktualisieren, ganz ohne Eingreifen des HR-Teams. Dank Self-Service-Funktionen verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit Routineaufgaben wie manuellen Urlaubsanträgen. Diese Funktionen helfen zudem HR-Verantwortlichen, Tippfehler und fehlende Dokumente zu reduzieren.

Performance und Mitarbeiterentwicklung

Kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung umfasst das Setzen von Zielen, Feedback und Performance Reviews sowie die Nachverfolgung von Lernmöglichkeiten. Top-bewertete HR-Apps für das Mitarbeitermanagement zentralisieren die Dokumentation zur Karriereentwicklung und weisen neue Meilensteine zu, um Mitarbeitenden einen klaren Fahrplan zu bieten.

Reporting, Analytics und Workforce Insights

HR-Apps fungieren als digitale Ablagen, in denen Teams sofort auf Dokumente zugreifen und laufend Workforce Insights gewinnen können. Da alles an einem Ort liegt, erhalten Personalverantwortliche einen Echtzeit-Überblick über wichtige Kennzahlen, von Anwesenheit über Lohnabrechnung bis Compliance. Die fortschrittlichsten HR-Lösungen können sogar geringes Engagement, Fluktuationsrisiken und Kompetenzlücken erkennen. 

Bewerbermanagement und Recruiting

HR-Apps können den Recruiting-Prozess beschleunigen und die Candidate Experience verbessern. Applicant Tracking Systems oder Apps mit diesen Funktionen automatisieren Aufgaben wie kanalübergreifendes Recruiting, Bewerbermanagement und -bewertung sowie die Terminplanung für Interviews, damit ihr euch auf den Kontakt zu Kandidat*innen konzentrieren könnt. 

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Verwaltet den gesamten Hiring-Prozess direkt in Leapsome: inklusive AI-gestütztem Screening, Self-Booking für Interviews und kompetenzbasierten Scorecards. Anders als eigenständige ATS-Lösungen macht Leapsome aus Bewerberdaten sofort Mitarbeiterdaten, für einen vollständigen Blick auch nach dem Hiring.

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So wählt ihr das richtige HR-Onlinesystem

„Sucht euch eine Plattform, die eure wichtigsten Anforderungen abdeckt und sich in euren Tech-Stack integrieren lässt. Verteilt eure Daten nicht auf 10 oder 20 getrennte Tools.“ Katerina Arsova, Head of People & Talent Operations & Partnerships, Leapsome

Das richtige HR-Onlinesystem für euch ist nicht zwangsläufig das mit den meisten Funktionen oder einer nativen mobilen App. HR-Teams geben häufig zu viel für ausgefeilte Software aus, nur um festzustellen, dass sie ihre Arbeit praktisch kaum verbessert. 

So definiert ihr, was „das Beste“ für euch und euer Team bedeutet:

1. Bedarf eurer Belegschaft einschätzen: Prüft eure aktuellen HR-Prozesse, Anfragen und Formulare, um die zeitintensivsten und für Mitarbeitende wichtigsten Bereiche zu identifizieren. Berücksichtigt dabei auch die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden. Schreibtischbasierte Mitarbeitende benötigen zum Beispiel nicht unbedingt mobilen Zugriff auf eine HR-App unterwegs, anders als Frontline-Mitarbeitende.
   
   
2. Vernetzte HR-Funktionen vor Einzellösungen priorisieren: Um die größte Wirkung für euer Budget zu erzielen, konzentriert euch auf Fähigkeiten, die eure Mitarbeiterdaten vereinheitlichen, eure Workflows automatisieren und sich in euren gesamten Tech-Stack integrieren.
   
   
3. Wählt eine Personalmanagement-Plattform, die mit eurem Unternehmen mitwächst: Findet heraus, wie die HR-App größere Datenmengen verarbeitet und welche Funktionen euch mit eurem Wachstum zur Verfügung stehen. Wer mögliche zukünftige Anforderungen und Preisstufen frühzeitig mitdenkt, erspart sich später den Aufwand, zu einem neuen HRIS-Tool zu wechseln. 

Eure gewählte HR-Software sollte die wichtigsten Momente im Employee Lifecycle unterstützen und euren Arbeitsalltag erleichtern.

Braucht ihr eine mobile-native HR-App? Das hängt von eurer Belegschaft ab

„HR-Automatisierung bedeutet nicht, HR zu ersetzen; es geht darum, wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, damit sich HR auf wertvollere Arbeit konzentrieren kann.“

SHRM

Mobile HR-Apps gelten oft als unverzichtbare Tools für wachsende Unternehmen, das stimmt aber nicht immer. Tatsächlich hängt der Nutzen einer nativen HR-App von eurer spezifischen Belegschaft ab.

Analysiert, wie eure Mitarbeitenden arbeiten und wo sie am meisten von Self-Service oder Automatisierung profitieren könnten. Wenn eure Teams zum Beispiel überwiegend im Frontline- oder Außendienst arbeiten, können native mobile Apps sinnvoll sein, um alltägliche Aufgaben wie das Stempeln der Arbeitszeit, den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und unternehmensweite Push-Benachrichtigungen zu vereinfachen. 

Habt ihr dagegen überwiegend schreibtischbasierte Mitarbeitende, drehen sich eure HR-Interaktionen meist um Unternehmenskultur und Karriereentwicklung, etwa Performance Reviews, Zielsetzungsprogramme und Skill-Trainings. In diesem Fall ist eine mitarbeiterorientierte HR-App wichtiger als eine native mobile Experience. 

Egal, ob per mobiler App oder am Desktop: Das beste HR-Onlinesystem passt zu eurer Belegschaft, vernetzt eure Personaldaten und schafft neue Effizienzen in euren HR-Workflows. 

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🗂️ Zentralisiert eure Mitarbeiterdaten  

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Schafft eine bessere Employee Experience mit Leapsome

„Viele HR-Teams kämpfen noch mit den Grundlagen: zu viele isolierte Tools, zu wenig Einblick. Deshalb haben wir eine wirklich mitarbeiterorientierte HRIS entwickelt, die alle Mitarbeiterdaten in einer einzigen verlässlichen Datenquelle zusammenführt.“ Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Egal, ob ihr Tabellen ablöst oder mehrere HR-Tools konsolidiert: Leapsome hilft euch, vernetztere, effizientere und mitarbeiterzentriertere HR-Erlebnisse zu schaffen:

• Bündelt zentrale HR-Funktionen, etwa Performance Reviews, Zielsetzung, Engagement-Umfragen und Lernmeilensteine, auf einer Plattform.
  
  
• Integriert euren gesamten HR-Stack, um eure Mitarbeiterdaten zu zentralisieren und automatisierte Workflows zu aktivieren, die Zeit sparen und Dateneinblicke freisetzen.
  
  
• Greift von jedem Browser aus zu für ein einheitliches Erlebnis auf Desktop und Mobilgeräten. Mit Leapsome müsst ihr keine App herunterladen oder zwischen verschiedenen Versionen wechseln. 

Verbringt mit Leapsome weniger Zeit mit der Verwaltung von Systemen und mehr Zeit mit der Entwicklung eurer Mitarbeitenden. Richtet komplexe Alltags-Workflows direkt in der Plattform ein, um Admin-Aufwand zu reduzieren und mit eurem Wachstum eine bessere Employee Experience zu schaffen. 

„Mitarbeitende finden jetzt alles an einem Ort: ihre Daten, Abwesenheiten, Ziele und Reviews. Ich muss nicht mehr erklären, welches Tool wofür da ist. Alles ist in Leapsome.“ Merilyn L., Senior People Operations Specialist, Bob W

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🎯 Fokus auf Menschen, nicht auf Papierkram

Konsolidiert eure Mitarbeiterdaten und -prozesse in einem einzigen HR-System. Leapsome deckt alle zentralen HR-Anforderungen ab, damit ihr eure Zeit in eine bessere Employee Experience und stärkere Teams investieren könnt. 

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Häufige Fragen zur HR-App

Was sind die besten HR-Apps?

Die beste HR-App für euer Unternehmen hängt von euren wichtigsten Prioritäten ab. Analysiert die Bedürfnisse eurer Belegschaft und legt ein Budget fest, bevor ihr mit der Suche beginnt. Zu den gängigen Funktionen, auf die ihr achten solltet, zählen:

• Mitarbeiterinformationssysteme
• Ressourcen für Performance und Mitarbeiterentwicklung
• Reporting, Analytics und Workforce Insights
• ATS-Funktionen