HRIS-Trainingsguide: Beste Zertifizierungen und Implementierungstipps

HRIS-Schulungen helfen Teams, HR-Tech-Tools mit Sicherheit zu nutzen. Bei wachsenden Unternehmen muss dieses Training aber über ein paar Feature-Demos und Plattform-Walkthroughs hinausgehen.

Eine Zertifizierung stärkt technische Skills, und eine Vendor-Session beantwortet die offensichtlichen „Wo klicke ich?“-Fragen. Aber keins von beidem garantiert, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsweise auch wirklich ändern, sobald das System live geht.

Genau hier verlieren viele HRIS-Investitionen an Schwung. Unternehmen verbringen Monate damit, die richtige Plattform auszuwählen und das Setup an ihre Prozesse anzupassen. Dann behandeln sie das Training wie eine letzte Implementierungsaufgabe. Schon bald fallen Führungskräfte in alte Gewohnheiten zurück, Mitarbeitende schicken wieder manuelle Anfragen, und HR muss weiterhin die Datenprobleme aufräumen, die das neue System eigentlich verhindern sollte.

Deshalb behandelt dieser Guide nicht nur die besten HRIS-Zertifizierungen und Trainingsoptionen, sondern auch, wie Unternehmen aus Schulung echte Adoption machen.

Was umfasst HRIS-Training?

Laut Gartner sagen nur 24 % der Mitarbeitenden, dass ihre HR-Funktion den maximalen Wert aus der Technologie zieht. Anders gesagt: Ein guter HR-Tech-Stack ist noch lange nicht dasselbe wie ein gut genutzter HR-Tech-Stack.

HRIS-Training hilft Teams, diese Lücke zu schließen. Es zeigt Mitarbeitenden, wie sie ein Human Resources Information System korrekt nutzen, die richtigen Workflows befolgen, die Datenqualität schützen und Mitarbeitende unterstützen. Eine HRIS-Zertifizierung geht noch einen Schritt weiter und verleiht HR-Profis nach Abschluss des erforderlichen Trainings, einer Prüfung oder eines plattformspezifischen Zertifizierungsprozesses einen formalen Nachweis. 

Gängige Arten von HRIS-Schulungen

HRIS-Training gibt es in verschiedenen Formen, je nachdem, ob das Ziel die Verbesserung der Systemadministration oder der Aufbau individueller Expertise ist. Ihr könnt zum Beispiel investieren in:

• Plattformspezifische Schulungen: Manche HRIS-Anbieter bringen HR-Teams direkt bei, wie sie ihre Systeme effektiv nutzen. Offizielle Anbieter-Academies wie die Trainingsprogramme von Workday und SAP bieten gezielte Kurse, die Profis helfen, das Grund-Setup und die Reporting-Workflows jedes Tools zu verstehen.

• HRIS-Zertifizierung: HRIS-Zertifizierungen bringen Teams bei, HR-Technologie und Systemadministration zu meistern. Diese Programme können die individuelle HR-Karriereentwicklung unterstützen und helfen gleichzeitig der gesamten Abteilung, mehr Wert aus den bereits genutzten Systemen zu ziehen.

• Rollenbasiertes Training: Rollenspezifische Schulungen vermitteln jedem Teammitglied genau das, was es für die tägliche Arbeit braucht. HR-Mitarbeitende brauchen möglicherweise Prozess- und Reporting-Trainings, während Führungskräfte Orientierung bei Freigaben und Team-Workflows wollen. Andere Teams brauchen meist nur einfaches Self-Service-Training, damit sie Aufgaben erledigen können, ohne die HR-Abteilung mit Anfragen zu überhäufen, die manuelle Freigaben erfordern.

„Mitarbeitende können ihre eigenen persönlichen Daten aktualisieren, die dann zur Freigabe an HR gesendet werden. Kein Hin und Her per E-Mail mehr nötig.“ 

Sophie O'Donoghue, Customer Success Coach bei Leapsome

Die besten HRIS-Trainings- und Zertifizierungsprogramme

Viele HR-Profis bauen ihre HRIS-Skills direkt im Job auf, aber formales Training gibt diesem Lernen mehr Struktur. Die richtige Online-HRIS-Zertifizierung oder das passende Präsenzprogramm hängt oft von der Plattform ab, die euer Unternehmen nutzt, von den Rollen, die eure Teams unterstützen müssen, und vom verfügbaren Budget.

Hier sind einige der besten HRIS-Trainings- und Zertifizierungsprogramme, die ihr in Betracht ziehen könnt:

• HRIP Certification: HRIP eignet sich gut für Profis, die eine breite HRIS-Zertifizierung wollen, statt ein Training, das an einen einzelnen Anbieter gebunden ist.

• SAP SuccessFactors Certifications: SAP bietet Learning Journeys und Zertifizierungspfade für HR-Profis, die mit ihren Produkten arbeiten. Dieses Training hilft Teams zu verstehen, wie SuccessFactors die Systemkonfiguration und Mitarbeitendendaten im großen Maßstab handhabt.

• Workday Pro Certifications: Workday Pro ist ein produktfokussiertes Zertifizierungsprogramm für die Kundschaft und Partner von Workday. Diese Option eignet sich für HRIS-Admins, die tieferes Plattformwissen für die Konfigurationsarbeit brauchen.

• Oracle Fusion Cloud HCM Training and Certifications: Die Oracle University bietet Trainings und Zertifizierungen für Oracle Fusion Cloud HCM an. Dieses Programm eignet sich gut für Profis in größeren Unternehmen, in denen Oracle die zentralen HR-Prozesse unterstützt.

• UKG Training and Credential Programs: UKG bietet Produkttrainings-Ressourcen für Nutzende von UKG Pro und UKG Ready. Diese Programme helfen HR-Teams, die Systeme eigenständig zu nutzen, statt sich auf interne Übergaben zu verlassen.

• ADP Learning and Certification Programs: Die ADP Learning Academy bietet Payroll- und HR-Trainings, während sich die ADP Product Specialist Certification auf praktisches Wissen zu ADP-Lösungen konzentriert.

Bevor ihr in Training investiert, müsst ihr euch natürlich erst für die passende HR-Tech entscheiden, die euer Team langfristig unterstützt. Wenn euer System mehr können soll als reine Basis-Administration, ist Leapsomes kombinierte HRIS- und People-Management-Plattform sowohl leicht erlernbar als auch stark skalierbar.

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So wird euer HRIS-Training garantiert erfolgreich

Manche Unternehmen konzentrieren sich vor allem auf die technische Implementierung. Sie konfigurieren das System, führen ein paar Trainingssessions durch und gehen davon aus, dass sich Mitarbeitende von selbst anpassen, sobald das HRIS live geht.

Genau hier beginnt die Adoption zu scheitern. HRIS-Training funktioniert nur, wenn ihr die weitreichenden Verhaltens- und Prozessänderungen mitdenkt, die nötig sind, damit das Gelernte hängen bleibt. Schauen wir uns ein paar Best Practices an, um die Lücke zwischen Lernen und Arbeitsalltag zu schließen.

Nutzende in Workflows schulen, nicht nur in Features

Um im Alltag gute Entscheidungen zu treffen, müssen Teammitglieder den Prozess hinter der HR-Tech-Oberfläche verstehen, nicht nur die Optionen darin. Deshalb ist es wichtig, dass HRIS-Training vollständige Workflows abdeckt und nicht nur die grundlegende Feature-Bedienung.

Mitarbeitende, die ihre persönlichen Daten über ein Self-Service-Portal aktualisieren, sollten zum Beispiel verstehen, warum die Änderung erst freigegeben werden muss, bevor sie ins Profil übernommen wird, besonders wenn sie die Lohnabrechnung betrifft. Und Führungskräfte, die einen Urlaubsantrag genehmigen, sollten mehr wissen, als nur, wo sie klicken müssen: Sie sollten verstehen, wie die Freigabe Zeitpläne aktualisiert und die Team-Verfügbarkeit verändert.

Bevor ihr euer Team schult, solltet ihr aber sicherstellen, dass diese Workflows so schlank wie möglich sind. Das gelingt deutlich leichter mit einer Plattform wie Leapsome, die dank integrierter Automatisierung Workflows reibungslos und klar hält.

„Workflows bieten euch endlose Möglichkeiten, Schritte einzurichten, die von verschiedenen Stakeholdern durchlaufen werden müssen: vom Onboarding über Offboarding bis zu Vertragsänderungen kann alles automatisch ablaufen.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

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Führungskräfte früh in den Adoptionsprozess einbinden

„Bindet Finance, Führungskräfte und Leader früh ein und zeigt ihnen dann, was möglich ist. Wenn sie die Ansichten mitgestalten und geschult werden, nutzen sie das HRIS auch wirklich. Dann zeigen sich die Zeitersparnisse.“ 

Carolin Leidel, Consultant bei torq.partners

Gallup fand heraus, dass Mitarbeitende 2,1-mal häufiger neue Technologien wie AI regelmäßig nutzen, wenn ihre Führungskräfte die Adoption aktiv unterstützen. Da Führungskräfte maßgeblich beeinflussen, wie effektiv Training wirkt, sollten sie zu den ersten gehören, die HR schult. Noch mehr als andere Mitarbeitende müssen Führungskräfte vollständig verstehen, wie das HRIS den Arbeitsalltag unterstützt, damit sie das richtige Verhalten für ihre Teams vorleben können.

Training auf jede Zielgruppe zuschneiden

„Viele Mitarbeitende glauben nicht, dass sie das Training bekommen, das sie brauchen, um mit AI Schritt zu halten. Genau hier können People-Teams den Unterschied machen.“ 

Sophie O'Donoghue, Customer Success Coach bei Leapsome

SHRM fand heraus, dass 55 % der Arbeitnehmenden mehr Training brauchen, um ihren Job effektiv zu machen, und 38 % sich Schulungen wünschen, die besser zu ihrer aktuellen Rolle passen. Genau hier scheitert generisches HRIS-Training. Wenn alle denselben Walkthrough bekommen, sitzen Mitarbeitende Details aus, die sie nie brauchen, während Führungskräfte die Teile verpassen können, die sie mit ihren Teams durcharbeiten müssten. 

Passt also jede Stufe eures HRIS-Trainings an die jeweilige Teamrolle an. HR-Profis brauchen genug Tiefe, um Workflows zu steuern und Datenprobleme zu erkennen, während die meisten Mitarbeitenden nur klare Anleitungen für Self-Service-Aufgaben benötigen.

Training über die Implementierung hinaus fortsetzen

Nur weil ein System live ist, heißt das nicht, dass Teams es vollständig angenommen haben. Der eigentliche Test kommt nach dem Launch, wenn neue Mitarbeitende starten oder Führungskräfte Änderungen freigeben müssen. 

Damit eure HRIS-Workflows auch nach dem ersten Enthusiasmus effektiv bleiben, setzt auf Auffrischungstrainings. Das ist eine gute Möglichkeit, in kontinuierliches Lernen zu investieren, und gibt HR die Chance, schwache Gewohnheiten zu korrigieren, bevor sie zu neuen (informellen) Prozessen werden.

Langfristige HRIS-Adoption mit Leapsome fördern

Es ist leicht, in ein HRIS zu investieren und anzunehmen, dass die Plattform von allein Mehrwert schafft. Aber Software verändert Ergebnisse nur, wenn Mitarbeitende lernen, sie effektiv zu nutzen und sich sicher fühlen, sie täglich anzuwenden.

Außerdem reicht nicht irgendein Training oder Zertifikat. Die Schulung muss auf den Systemen basieren, die Teams täglich nutzen, sonst endet ihr bei ineffizienten Workflows. Mit der Zeit schwächen diese Adoptionslücken die Datenqualität, senken den ROI und lassen das System frustrierender wirken, als es nützlich ist.

Leapsomes HRIS- und People-Management-Plattform hilft Unternehmen, diese Lücke zwischen Implementierung und Adoption zu schließen: mit intuitiven Workflows, zentralisierten Daten und benutzerfreundlichen Erfahrungen über den gesamten Employee Lifecycle hinweg. Mit Leapsome können HR-Teams:

• HRIS-Adoption verbessern: Mitarbeitenden und Führungskräften ein Informationssystem bieten, das sich im Arbeitsalltag einfach nutzen lässt.
  
  
• Prozesse straffen: Automatisierte Workflows und People Analytics nutzen, um HR-Schritte klar, konsistent und leicht nachvollziehbar zu machen.

• Operative Effizienz steigern: Manuelle Nachfassaktionen reduzieren, damit HR mehr Zeit für People Enablement hat. 

„Leapsome hat bei Performance-, OKR- und Feedback-Management wirklich großartige Arbeit geleistet: alles auf einer Plattform.“  Zhen Wang, People Servicer bei Jina AI

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🛠️ HRIS-Workflows bauen, die auch wirklich genutzt werden

Leapsome hilft HR-Teams, Mitarbeitendendaten und robuste Workflows zu verbinden, damit Adoption auch mit wachsendem Unternehmen leicht bleibt.

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