Die Personalakte ist die geordnete Sammlung aller personenbezogenen Unterlagen zu einem Arbeitsverhältnis. Eine Pflicht, sie zu führen, gibt es nicht, wohl aber Regeln zu Inhalt, Einsicht und Aufbewahrung. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG und einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO. Es gelten die Grundsätze von Richtigkeit, Vollständigkeit und Vertraulichkeit; unrichtige Inhalte können entfernt werden.
Auf einen Blick
- Die Personalakte ist die geordnete Sammlung der Unterlagen zum Arbeitsverhältnis (Vertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, Bescheinigungen)
- Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG und können ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen
- Ergänzend besteht ein datenschutzrechtlicher Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO
- Es gelten die Grundsätze der Richtigkeit, Vollständigkeit und Vertraulichkeit
- Unrichtige oder überholte Inhalte, etwa eine unberechtigte Abmahnung, können entfernt werden
- Aufbewahrung und Löschung stehen in einem Spannungsverhältnis: steuer- und sozialrechtliche Fristen einerseits, das DSGVO-Gebot der Speicherbegrenzung andererseits
Was gehört in die Personalakte, was nicht?
- Hinein gehören Unterlagen mit sachlichem Bezug zum Arbeitsverhältnis: Arbeitsvertrag und Änderungen, Zeugnisse, Nachweise, Abmahnungen, Schriftverkehr
- Nicht hinein gehören sachfremde oder besonders sensible Daten ohne Erforderlichkeit, etwa Angaben zu Gesundheit oder Gewerkschaftszugehörigkeit, soweit nicht ausnahmsweise zulässig
- Beschäftigte dürfen eine Gegendarstellung zur Akte reichen
Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber eine Personalakte führen?
Nein, eine ausdrückliche Pflicht besteht nicht. Führt der Arbeitgeber eine Akte, muss er aber die Grundsätze von Richtigkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz beachten.
Welches Einsichtsrecht haben Beschäftigte?
Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen und ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Unabhängig davon können sie nach der DSGVO Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten und eine Kopie verlangen.
Kann eine Abmahnung aus der Akte entfernt werden?
Ja. Ist eine Abmahnung unrichtig, unverhältnismäßig oder gegenstandslos geworden, besteht ein Anspruch auf Entfernung. Für berechtigte Abmahnungen gibt es keine starre Frist; maßgeblich ist, ob sie für das Arbeitsverhältnis noch Bedeutung hat.
Wie lange dürfen Unterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt vom Dokument ab. Lohn- und steuerrelevante Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (steuer- und sozialrechtlich), während die DSGVO verlangt, nicht mehr benötigte Daten zu löschen. In der Praxis wird nach Zweck und Frist des jeweiligen Dokuments differenziert.
Stand: August 2026
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
