So schreibt ihr ein Gehaltserhöhungsschreiben + kostenlose Vorlage

Ein Gehaltserhöhungsschreiben ist die formelle Bestätigung einer Gehaltserhöhung. Es bestätigt das neue Gehalt und erklärt die Gründe für die Entscheidung. Manche HR-Verantwortliche denken vielleicht anders, aber Gehaltserhöhungsschreiben sollten schlecht durchdachte Vergütungsentscheidungen nicht kaschieren. Diese Dokumente sollten ausschließlich faire Entscheidungen erklären.

Das richtig zu machen, ist wichtiger denn je: 74,8 % der HR-Fachleute glauben, dass ihre Mitarbeitenden fair bezahlt werden, aber nur 44 % dieser HR-Fachleute glauben, dass die Mitarbeitenden das genauso sehen.* Wer lernt, ein starkes Gehaltserhöhungsschreiben zu verfassen, trägt dazu bei, dieses Verständnis zu verbreiten und die Lücke zu schließen.

Dieser Leitfaden liefert euch dafür ein Framework und eine kostenlose, wiederverwendbare Vorlage, die euren Schreibprozess strukturiert. Erfahrt, was in ein Gehaltserhöhungsschreiben gehört und wie ihr jeden Review-Zyklus selbstbewusst und transparent abschließt.

* Salary.com, 2026

Was ist ein Gehaltserhöhungsschreiben, und wann solltet ihr eins verwenden?

Ein Gehaltserhöhungsschreiben (auch Gehaltsanpassung, Erhöhungsschreiben oder Lohnerhöhungsschreiben genannt) ist ein offizielles Dokument, das eine Änderung der Vergütung von Mitarbeitenden ankündigt und erklärt. HR-Teams verschicken solche Schreiben oft, wenn Mitarbeitende nach einer jährlichen Gehaltsüberprüfung oder einer Beförderung mehr Gehalt bekommen. Zu den Erhöhungsarten, die ein solches Schreiben auslösen, gehören:

• Leistungsbezogene Erhöhungen
• Marktanpassungen
• Anpassungen an die Lebenshaltungskosten
• Vertraglich vereinbarte Erhöhungen

Diese Schreiben erklären und bestätigen Vergütungsänderungen. Sie sollten den Grund für die Erhöhung beschreiben, damit Mitarbeitende den Kontext hinter Unternehmensentscheidungen verstehen.

Faire und transparente Vergütungsentscheidungen zu treffen und zu dokumentieren, kann die Mitarbeiterbindung stärken. Laut Deloittes 2022 Gen Z and Millennial Survey ist die Bezahlung der Hauptgrund, warum Gen Z und Millennials ihren Job verlassen. 

Wenn Unternehmen klar darlegen, wie HR Vergütungsentscheidungen trifft, und diese mit Belegen untermauern, können sie mehr Mitarbeitende halten. Starke Gehaltserhöhungsschreiben sind ein Schritt, um die 44 % der Mitarbeitenden zu erreichen, die laut HR-Fachleuten zwar fair bezahlt werden, es aber selbst nicht merken.

Wie verfasst ihr ein Gehaltserhöhungsschreiben? Vorgehen und Vorlage

„Kompetenzmodelle sind keine bloßen Checklisten, sie sind Wegweiser für Wachstum und Verantwortung.“

Monica Sarkar, Co-Founder at Purple Umbrella

Dieses einfache Drei-Schritte-Framework hilft euch, Erhöhungsschreiben zu verfassen, die einer genauen Prüfung standhalten.

1. Mit dem Was und dem Warum beginnen

Beginnt direkt und klar. Eröffnet das Schreiben, indem ihr sofort mitteilt, dass die Person eine Gehaltserhöhung bekommt, und gebt einen kurzen Überblick über die Gründe.

2. Die wichtigsten Details abdecken

Es ist zwar schön, Erfolge zu feiern, aber Präzision kommt zuerst. Wenn ihr genaue und vollständige Informationen wichtiger nehmt als ein Schulterklopfen, gebt ihr der Person etwas Greifbares an die Hand. So versteht sie genau, warum sie die Erhöhung bekommt und wie der Prozess abläuft.

Hier die wichtigsten Punkte, die ihr auflisten solltet:

• Das neue Gehalt
• Das Datum, ab dem das neue Gehalt gilt
• Der Betrag oder Prozentsatz der Erhöhung, sofern relevant
• Details, die sich nicht ändern, etwa Zusatzleistungen oder PTO-Ansprüche
• Änderungen am Arbeitsumfang oder an den Verantwortlichkeiten der Rolle
• Ansprechpartner*innen für Fragen der Mitarbeitenden
• Erforderliche Unterlagen, etwa eine Bestätigung

HR-Verantwortliche können diese Informationen direkt aus ihrem HRIS ziehen. Mit den Leapsome Mitarbeiterprofilen liegen Details zu Gehalt, Vergütung und Leistung zentral an einem Ort, sodass der volle Kontext nur wenige Klicks entfernt ist.

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3. Die Erhöhung mit der Begründung verknüpfen

„Transparenz bedeutet nicht, jede Zahl offenzulegen. Es bedeutet, die Logik zu erklären: wie Vergütungsentscheidungen getroffen werden, welche Kriterien gelten und wie sich Menschen innerhalb der Struktur weiterentwickeln können.“

Alexandra Edl, Senior HR Consultant, Interim Manager, Coach & Trainer, EDL Consulting

Wenn ihr die konkreten Erfolge der Mitarbeitenden benennt, schafft ihr Vertrauen und Glaubwürdigkeit, weil ihr Floskeln durch Fakten ersetzt. Dieser Abschnitt des Schreibens kann je nach Art der Erhöhung unterschiedlich ausfallen.

Bei leistungsbezogenen Gehaltserhöhungen solltet ihr die konkreten Beiträge hervorheben, die zur Erhöhung geführt haben. Bei Schreiben für Beförderungen von Mitarbeitenden sieht das etwas anders aus: Sie sollten Details zum erweiterten Aufgaben- oder Verantwortungsbereich einbeziehen. Eine Marktanpassung wiederum kann Informationen zu den Branchen-Benchmarks enthalten, die die Änderung begründen.

Diese ausführliche Beschreibung gibt Führungskräften die Informationen, die sie brauchen, um die Logik hinter der Erhöhung nachzuvollziehen. So werden widersprüchliche Erklärungen vermieden, wenn Führungskräfte die Details einer Erhöhung mündlich mit der betroffenen Person besprechen.

Und Führungskräfte brauchen diese Unterstützung. Der 2026 Pay Practices & Compensation Strategy Survey, durchgeführt von Salary.com, fand heraus, dass nur 51,6 % der Unternehmen Führungskräfte formal darin schulen, mit ihrem Team über Vergütung zu sprechen.

„Zu oft sagen Führungskräfte: ‚Weil HR das so entschieden hat.‘ Das reicht nicht. Sie müssen lernen, Vergütungsentscheidungen mit Empathie und Transparenz zu erklären.“

Alexandra Edl, Senior HR Consultant, Interim Manager, Coach & Trainer, EDL Consulting

Falls euch das nach viel klingt: Nutzt unsere Vorlage für Gehaltserhöhungsschreiben, damit ihr nicht jedes Mal bei null anfangen müsst.

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Pressure-Test: Erst klären, dann schreiben

Mitarbeitende vertrauen Gehaltserhöhungsschreiben, wenn sie auf einer klaren, expliziten und nachvollziehbaren Begründung beruhen. Egal wie gut formuliert: Ein Schreiben kann eine widersprüchliche oder unüberlegte Begründung nicht verstecken.

Bevor ihr zu schreiben beginnt, stellt die Entscheidung auf die Probe. Stellt euch dabei Fragen wie:

• Welche konkreten Faktoren haben die Erhöhung ausgelöst?
• Welche Belege rechtfertigen die Erhöhung?
• Passt die Entscheidung zum übergeordneten Vergütungsansatz, zur durchschnittlichen Gehaltserhöhung im Unternehmen und zu dem, was vergleichbare Mitarbeitende verdienen?

Passt die Begründung jeder Entscheidung an die spezifischen Umstände an, die zu ihr geführt haben. Bei leistungsbezogenen Gehaltserhöhungen kann das schwierig sein. Sie funktionieren am besten, wenn HR die Entscheidung mit belastbaren Daten untermauern kann.

Lasst die Fakten sprechen

„Geld ist ein sensibles Thema, deshalb ist Kommunikation entscheidend. Verwendet eine klare, einfache Sprache und sorgt dafür, dass Führungskräfte selbstbewusst und einfühlsam über Vergütung sprechen können.“

Alexandra Edl, Senior HR Consultant, Interim Manager, Coach & Trainer, EDL Consulting

Vages Lob reicht bei leistungsbezogenen Erhöhungen nicht aus. Führungskräfte sollten die konkreten, dokumentierten Erfolge, den Zielfortschritt und die Historie der Leistungsbeurteilungen hinter der Änderung besprechen können. Sie sollten außerdem jeden Aspekt klar vermitteln können.

Menschen wollen den Kontext hinter ihrer Vergütung verstehen, und sie suchen sich diese Informationen anderswo, wenn ihr sie nicht liefert. Eine Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2022 fand heraus, dass fast 43 % der Mitarbeitenden über ihre Vergütungspakete mit Kolleg*innen in derselben Rolle sprechen. Weitere 45 % der Mitarbeitenden schauen sich mindestens einmal jährlich Gehaltsdaten auf Drittanbieter-Websites an. Wenn HR keine Vergütungsinformationen zur Verfügung stellt, füllen Vermutungen schnell die Lücke.

Um diese unangenehme Situation zu vermeiden, ermöglicht Leapsome HR-Teams, Vergütungsentscheidungen direkt mit Zielfortschritt, historischen Leistungsbeurteilungsdaten und früherem Feedback zu verknüpfen.

„Wenn Menschen wissen, dass Reviews tatsächlich zu Wachstum führen, hören sie auf, sie zu fürchten, und beginnen, in sie zu investieren. Wenn Feedback mit konkreten Ergebnissen wie Vergütung, Beförderungen und Lernplänen verknüpft wird, werden Performance-Gespräche zu Momenten der Stärkung. Das sendet die Botschaft: gute Arbeit wird erkannt, belohnt und weiterentwickelt.“

Monica Sarkar, Co-Founder, Purple Umbrella

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🔗 Vergütungsentscheidungen in den richtigen Kontext setzen

Macht Vergütungsentscheidungen leichter nachvollziehbar, indem ihr sie mit den Daten verknüpft, die sie stützen, von Leistungsdaten bis zum Zielfortschritt.

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Konsistenz prüfen, bevor ihr euch festlegt

Vergütungsentscheidungen, die deutlich von den Unternehmensstandards abweichen, können das Vertrauen der Mitarbeitenden schnell untergraben. Sie sind für HR außerdem schwerer zu rechtfertigen.

Bevor ihr die Entscheidung schriftlich festhaltet, prüft noch einmal, ob die Erhöhung einheitlichen Kriterien folgt und ob es für Ausnahmen eine klare Erklärung gibt.

Vergütungsentscheidungen mit Leapsome auf eine solide Grundlage stellen

In den meisten Unternehmen stützt sich das Vergütungsmanagement auf HR-Software und Daten. HR-Verantwortliche müssen Belege und die Vergütungspraxis des Unternehmens sorgfältig abwägen, um zu einer Entscheidung zu kommen. Anschließend müssen Teams Freigaben koordinieren, Ergebnisse kommunizieren und Mitarbeiterprofile aktualisieren.

Das ist schwer richtig hinzubekommen, wenn ihr mit verstreuten Tabellen und Entscheidungen arbeitet, die von Führungskraft zu Führungskraft unterschiedlich ausfallen.

Der Trick besteht darin, Ad-hoc-Vorgehen durch einen wiederholbaren Vergütungsprozess zu ersetzen, der Menschen und Teams aufeinander abstimmt. Und der klügste Weg, diesen Prozess voranzutreiben, ist eine vernetzte All-in-one-HR-Plattform wie Leapsome.

Mit Leapsome Compensation Management sind Reviews immer mit Zielfortschritt und Leistungshistorie verknüpft, sodass jeder Zyklus konsistent und datenbasiert abläuft. Schließt jeden Review-Zyklus ab, indem ihr Kontext zu Rollenänderungen und Gehaltshistorie direkt aus euren Mitarbeiterprofilen zieht. Aktualisiert anschließend die Profile, um Gehaltserhöhungen am selben zentralen Ort zu erfassen.

Wenn HR-Prozesse mit People Enablement und den Daten verknüpft werden, auf die sich Führungskräfte ohnehin schon verlassen, werden Gehaltsentscheidungen durchdacht und nachvollziehbar statt isoliert und intransparent. Mit einer klaren Begründung, einem strukturierten Workflow und Leapsome haben HR-Teams alles, was sie brauchen, um Vergütungsentscheidungen zu treffen und zu erklären, denen Mitarbeitende vertrauen können.

„Ein großer Teil unserer People-Arbeit läuft über Leapsome. Wir haben dort viele Kontaktpunkte für Führungskräfte, zum Beispiel Pulsbefragungen, mit denen sie einen guten Überblick über Stimmung und Wohlbefinden im Team bekommen. Außerdem gibt es einen jährlichen Talent-Assessment-Zyklus, bei dem Leistungsbeurteilungen und Gespräche zur Karriereentwicklung über Leapsome nachverfolgt werden. Führungskräfte bereiten diese Meetings über die Meetings-Funktion vor, legen Entwicklungsziele fest und verfolgen sie über das Quartal hinweg. Zusätzlich verfolgen wir auch unsere Unternehmensziele über Leapsome.“

Eva Gallee, Senior People Business Partner | ProGlove

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💡 Schluss mit dem Suchen nach Erklärungen 

Verknüpft Vergütung mit Mitarbeiterprofilen und vergangener Leistung, um Entscheidungen auf eine transparente, datenbasierte Grundlage zu stellen.

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FAQ

Wie schreibt ihr ein stichhaltiges Gehaltserhöhungsschreiben?

Ihr könnt ein stichhaltiges Gehaltserhöhungsschreiben verfassen, indem ihr einem Drei-Schritte-Ansatz folgt:

• Mit dem Was und dem Warum beginnen: Eröffnet, indem ihr die Erhöhung ankündigt und kurz die Begründung dahinter erklärt.

• Die wichtigsten Details abdecken: Umreißt die Basisinformationen, die Mitarbeitende wissen wollen, etwa wie hoch das neue Gehalt ist, wann es in Kraft tritt und an wen sie sich bei Fragen wenden können.

• Die Erhöhung mit der Begründung verknüpfen: Werdet konkret bei den Erfolgen und Beiträgen, die zur Erhöhung geführt haben.