Empfehlungsschreiben für Mitarbeitende: Best Practices + Vorlage

Ein Empfehlungsschreiben für Mitarbeitende ist eine formelle Bestätigung, die einer anderen Organisation hilft zu verstehen, wie jemand in einer Rolle performt und Mehrwert geschaffen hat. Laut SHRM geben 65 % der HR-Fachkräfte und satte 90 % der Führungskräfte an, dass die Überprüfung der Skills einer Kandidatin oder eines Kandidaten einen moderaten bis sehr hohen Einfluss auf die Einstellungsentscheidung des Teams hat.* Empfehlungsschreiben sind eine Möglichkeit, die harte Arbeit von Mitarbeitenden zu würdigen, egal welchen nächsten Schritt sie planen.

Wenn ihr dieses Schreiben wie eine einfache Liste von Aufgaben mit ein paar netten Worten behandelt, klingt es schnell generisch und verfehlt seine Wirkung. Ein hilfreiches Empfehlungsschreiben liefert konkrete Beispiele, erklärt, was die Person in ihrer Rolle stark gemacht hat, und zeigt der lesenden Person, warum sie die Empfehlung ernst nehmen sollte. 

Dieses Detailniveau ist schwer zu erreichen, wenn eine Organisation kein System hat, um Details zur Mitarbeiterentwicklung über den gesamten Lifecycle hinweg festzuhalten. Wenn Feedback in verstreuten Notizen verloren geht und Führungskräfte die Leistung nur einmal im Jahr bewerten, ist es schwer, beim Schreiben einer Empfehlung eine detaillierte Geschichte zusammenzustellen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie das richtige People-Management-Setup euch den Kontext liefert, den ihr für eine überzeugende Empfehlung braucht, und stellen eine Vorlage für Empfehlungsschreiben für eure Mitarbeitenden bereit.

* SHRM, 2025

Was ist ein Empfehlungsschreiben für Mitarbeitende?

Ein Empfehlungsschreiben für Mitarbeitende gibt Dritten einen arbeitsbezogenen Einblick in die Fähigkeiten und das Potenzial einer Person. Es kann alles unterstützen, von internen Beförderungen bis hin zu Weiterbildungsmöglichkeiten. Diese Schreiben werden meist von jemandem verfasst, der eng mit der Person zusammengearbeitet hat und einschätzen kann, wie sie Verantwortung übernommen hat, zum Beispiel eine Führungskraft oder eine Person aus der Unternehmensleitung.

Anders als eine einfache Beschäftigungsbestätigung erklärt eine Empfehlung, warum die Person eine starke Kandidatin oder ein starker Kandidat für den nächsten Schritt ist. Diese Schreiben enthalten in der Regel die wichtigsten Stärken der Person, relevante Erfolge und Beispiele, die zeigen, wie sie ihre Rolle in der Praxis ausgefüllt hat.

Was Empfehlungsschreiben über eure People-Prozesse verraten

Eine Bitte um ein Empfehlungsschreiben wirkt oft wie eine Kleinigkeit, besonders wenn die Person bereits gute Arbeit geleistet hat und ihr sie gerne unterstützen möchtet. Doch sobald es ans Schreiben geht, merken viele Führungskräfte, dass ihnen die richtigen Worte fehlen.

Es ist verlockend, die Seite mit warmem, aber generischem Lob zu füllen, wenn der Kontext nicht sofort greifbar ist. Solche oberflächlichen Empfehlungen klingen zwar positiv, überzeugen aber selten. Ein glaubwürdiges Referenzschreiben braucht eine klare Verbindung zwischen den Stärken der Person und ihrer Wirkung im Arbeitsalltag. Diese Verbindung ist leichter zu finden, wenn eure People-Prozesse die Entwicklung der Mitarbeitenden über die Zeit hinweg festhalten.

Kontinuierliches Feedback sorgt für mehr Transparenz bei der Performance

„Die besten Führungskräfte kümmern sich wirklich. Sie wissen, wohin ihr euch entwickeln wollt, fordern euch heraus, wenn es nötig ist, und schaffen Raum für ehrliches Feedback.“ 

Luck Dookchitra, ehemals VP of People and Culture bei Leapsome

Laufendes Feedback gibt Führungskräften die Belege, die sie brauchen, um ein konkretes Empfehlungsschreiben zu verfassen. Es hilft, vage Formulierungen wie „kommuniziert gut“ in konkrete Beispiele zu verwandeln, etwa wie die Person eine schwierige Übergabe geklärt oder ein Projekt vorangebracht hat.

Um diese Belege aufzubauen, muss Feedback für Führungskräfte zum festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags werden, nicht zu einer weiteren Notiz, an die sie denken müssen. Wenn Feedback direkt erfasst wird, sobald es gegeben wird (besonders wenn das automatisch über ein HRIS passiert), bleiben Details aktuell und starke Beiträge leicht erkennbar.

Feedback macht die Empfehlung außerdem fairer. Ohne dokumentiertes Feedback stützen sich Führungskräfte oft auf das sichtbarste Projekt oder die letzten Wochen, ein klares Beispiel für den Recency-Bias. Ein stärkerer Feedbackprozess gibt ihnen einen vollständigeren Blick auf die Wirkung der Person über die Zeit.

Entwicklungsgespräche liefern Belege für Wachstum

„Wachstum bedeutet nicht nur einen neuen Titel oder mehr Geld: Es geht darum, neue Kompetenzen zu meistern, die euch für das Unternehmen wertvoller machen.“ 

Janelle Daugherty, Head of People and Culture bei Notion Health

Statt sich im Schreiben nur auf die aktuelle Leistung zu beschränken, können Führungskräfte strukturierte Entwicklung und 1:1-Gespräche nutzen, um das Wachstumspotenzial der Person zu belegen. Eine mitarbeitende Person wird vielleicht sicherer in Kundengesprächen, nachdem sie an ihrer Kommunikation mit Stakeholdern gearbeitet hat. Eine andere Person übernimmt vielleicht mehr Verantwortung, nachdem der nächste Entwicklungsbereich besprochen wurde. 

Solche Entwicklungsgeschichten wirken in einem Empfehlungsschreiben weit stärker, als nur die aktuellen Skills der Person zu nennen, denn sie beweisen, dass die Person lernfähig ist und sich stetig weiterentwickelt. Arbeitgeber schätzen diese Fähigkeit zunehmend: Das World Economic Forum zählt Neugier und lebenslanges Lernen etwa zu den Top 10 Kernkompetenzen für die Arbeit von heute.

Anerkennung und Erfolgs-Tracking stärken die Glaubwürdigkeit

„Wenn Führungskräfte individuelle Beiträge sehen und benennen, entsteht Sinn und Zugehörigkeit.“ 

Luck Dookchitra, ehemals VP of People and Culture bei Leapsome

Empfehlungsschreiben greifen oft auf vages Lob zurück. Formulierungen wie „hat eine positive Einstellung“ oder „verfügt über technische Fähigkeiten“ bewirken erst dann etwas, wenn das Schreiben zeigt, wie sich diese Eigenschaften in der Praxis äußern.

Nicht jeder wertvolle Beitrag taucht in einer formellen Beurteilung auf. Eine Person hilft vielleicht einem Teammitglied zum Erfolg oder löst ein Problem, bevor es eskaliert. Wenn Führungskräfte solche Momente nicht in öffentlicher Anerkennung festhalten, fehlen sie später oft auch im Empfehlungsschreiben.

Dokumentierte Anerkennung und Erfolgs-Tracking machen das einfacher. Sie geben Führungskräften eine klarere Möglichkeit, Eigenschaften zu benennen, weil sie Lob mit konkreten Momenten im Arbeitsalltag verknüpfen. Wenn Personaldaten strukturierte Einblicke über den gesamten Employee Lifecycle liefern, können HR-Verantwortliche Führungskräften den Kontext geben, den sie brauchen, um Empfehlungen zu schreiben, die echtes Mitarbeiterwachstum widerspiegeln.

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Leapsome bündelt Leistungsbeurteilungen und Feedback, damit Führungskräfte beim Schreiben von Empfehlungsschreiben genauen, aktuellen Kontext zur jeweiligen Person haben.

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Das Schreiben verfassen: Tipps + Vorlage

Ein starkes Empfehlungsschreiben braucht einen klaren Standpunkt und genug Belege, um ihn zu stützen. Achtet vor dem Schreiben darauf, für jede zentrale Aussage mindestens ein Beispiel zu haben. Jeder Punkt sollte zu dem passen, was das Schreiben beweisen soll: Ein Empfehlungsschreiben für eine Bewerbung konzentriert sich vielleicht auf den geschäftlichen Impact, während eine Beförderungsempfehlung eher von der Bereitschaft für mehr Verantwortung spricht.

Hier sind ein paar Tipps für ein starkes Empfehlungsschreiben. 

Beginnt mit der Beziehung zur Person und dem Kontext

Eröffnet euer Schreiben mit Kontext für die lesende Person. Bei einer externen Empfehlung stellt euch zunächst vor (wer ihr seid, woher ihr die Person kennt und wie euer Unternehmen heißt). Interne Schreiben brauchen weniger Einordnung, aber gebt trotzdem an, ob ihr die Person direkt geführt oder im Team mit ihr zusammengearbeitet habt. So bekommt die lesende Person mehr Gründe, eurer Einschätzung zu vertrauen.

Haltet die Empfehlung klar, persönlich und professionell

Eine überzeugende Empfehlung sollte menschlich klingen, nicht aufgeblasen. Übertriebene Aussagen wie „diese Person ist die beste, die je unser Büro betreten hat“ schaden mehr als vage Formulierungen. Es sei denn, es stimmt wirklich und ihr habt die Beispiele, um es zu belegen. Haltet das Lob warm, aber bodenständig.

Ein Beispiel-Empfehlungsschreiben einer Führungskraft könnte loben, wie die Person mit unklaren Prioritäten umgegangen ist oder wie sie Teammitglieder während eines schwierigen Projekts unterstützt hat. Solche Details zeigen der lesenden Person, was ihr direkt beobachtet habt, nicht nur das Endergebnis.

Weder Übertreibung noch Untertreibung der Qualifikationen gibt der lesenden Person den richtigen Kontext in einem Empfehlungsschreiben. Diese Schreiben sollen anderen helfen zu verstehen, wie die Person in einer ähnlichen Rolle performen könnte oder was sie im Studium erreichen kann. 

Um die Details in eurem Schreiben auf die Geschichte abzustimmen, die ihr über die Person erzählt, nutzt ein zentrales HRIS und People-Management-System wie Leapsome. Wenn ihr die Mitarbeiterprofile und die Leistungshistorie der Person durchgeht, findet ihr viel leichter Beispiele, die persönlich und professionell wirken.

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Leapsome bringt Mitarbeiterprofile und Leistungskontext auf eine Plattform, damit HR-Teams Workflows für Empfehlungsschreiben aufbauen können und der Schreibprozess reibungsloser läuft.

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Nennt konkrete Leistungsbeispiele und Stärken

Schaut euch vor dem Schreiben vergangenes Feedback, den Zielfortschritt und Anerkennungsnotizen an und baut euer Schreiben dann um Stärken auf, die ihr mit Daten belegen könnt. Schreibt zum Beispiel nicht einfach, dass jemand gut im Lösen von Problemen ist, sondern zeigt, wo dieser Beitrag einen Prozess verbessert hat, etwa wie die Person einer neuen Kollegin oder einem neuen Kollegen mit praktischem Feedback geholfen hat, sich schneller einzuarbeiten, und dabei unausgesprochene Abläufe festgehalten hat, um klarere Übergabenotizen zu schaffen. 

Wie bei einer Leistungsbeurteilung ist es auch im Empfehlungsschreiben ein schneller Weg, mit Zahlen und Kennzahlen Glaubwürdigkeit aufzubauen und eure Aussagen zu stärken.

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Wir haben eine Vorlage zusammengestellt, mit der ihr schnell ein starkes Empfehlungsschreiben verfassen könnt, wann immer ihr sie braucht.

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Empfehlungsschreiben einfacher machen mit Leapsome

HR und Führungskräfte wissen oft, dass jemand einen Beitrag geleistet hat, aber es fällt schwer, das Lob dafür in Worte zu fassen, ohne unaufrichtig zu klingen. 

Verstreute Unterlagen sorgen für unnötigen Mehraufwand, wenn eine Person um eine Empfehlung bittet. Statt Inspiration und Informationen aus einem zentralen System zu ziehen, müssen Führungskräfte die Geschichte aus dem Gedächtnis zusammensetzen und greifen dabei eher zu vagen Beispielen und Floskeln. Und wenn Feedback in einem Tool liegt, Entwicklungsnotizen in 1:1s verborgen sind und Leistungsbeispiele nur bei den jährlichen Bewertungsgesprächen auftauchen, dauert das Zusammentragen der Details länger als das eigentliche Schreiben.

Leapsome ist eine vernetzte HRIS- und People-Management-Plattform, die Mitarbeiterfeedback und Performance Management an einem Ort zusammenführt. Führungskräfte sehen, wie sich Mitarbeitende entwickelt haben, wo sie Anerkennung erhalten haben und welche Erfolge sich für die Empfehlung nutzen lassen.

Mit Leapsome können HR-Teams:

• Verbindet Mitarbeiterprofile mit Leistungskontext: Haltet Feedback, Reviews und Ziele der Mitarbeitenden mit jedem Profil verknüpft.
  
  
• Macht Mitarbeiterbeiträge leichter sichtbar: Nutzt kontinuierliches Feedback und Anerkennung, um Wirkung festzuhalten, solange sie noch frisch ist.
  
  
• Verfolgt Wachstum über Entwicklungs-Touchpoints: Bringt 1:1-Notizen, Lernfortschritt und Ziel-Updates in eine klarere Wachstumsgeschichte der Mitarbeitenden.
  
  
• Verwandelt Personaldaten in stärkere Empfehlungen: Verknüpft all diese Insights, damit Führungskräfte Empfehlungsschreiben mit mehr Substanz und weniger Rätselraten verfassen können.

„Mitarbeitende finden jetzt alles an einem Ort: ihre Daten, Abwesenheiten, Ziele und Reviews. Ich muss nicht mehr erklären, welches Tool wofür da ist. Es ist alles in Leapsome.“  Merilyn L., Senior People Operations Specialist bei Bob W.

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🪟 Den gesamten Employee Lifecycle im Blick behalten

Die HRIS- und People-Management-Plattform von Leapsome bringt relevante Personaldaten-Insights an einen Ort, damit Führungskräfte Wachstum heute fördern und morgen bessere Empfehlungen schreiben können.

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