Einstellungsunterlagen und Onboarding-Erlebnisse + Checkliste

Das Ausfüllen der Einstellungsunterlagen ist einer der ersten Schritte im Employee Lifecycle. Es beginnt damit, die richtigen Dokumente für die Compliance zusammenzutragen. Entscheidend ist aber vor allem, wie Organisationen diese Informationen verwalten: Das macht den Unterschied zwischen mühsamer Zettelwirtschaft und einem effizienten, datenbasierten Onboarding.

Leider organisieren viele Unternehmen ihre Unterlagen nur schlecht. Studien zeigen, dass HR-Teams bis zu 57 % ihrer Zeit mit Admin-Aufgaben verbringen.* Das deutet auf einen Ansatz hin, der noch auf verstreute Tabellen und manuelle Dateneingabe setzt. Wenn das Ausfüllen von Unterlagen als isoliertes Ereignis statt als zusammenhängender Prozess behandelt wird, häufen sich Fehler und bremsen das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Dieser Leitfaden beleuchtet die Einstellungsunterlagen neuer Mitarbeitender und zeigt, warum veraltete Gewohnheiten HR-Teams ausbremsen. Wir zeigen euch die wichtigsten Formulartypen im Onboarding, dazu gibt es eine kostenlose Checkliste, die euch dabei hilft, organisiert zu bleiben.

* Deloitte, 2024

Was sind Einstellungsunterlagen? Formulare und Verantwortlichkeiten

Einstellungsunterlagen umfassen die Formulare, die Arbeitgeber neue Mitarbeitende vor oder kurz nach Arbeitsbeginn ausfüllen lassen. Dazu zählen sowohl gesetzlich vorgeschriebene Formulare als auch interne Unterlagen, die jede Organisation selbst festlegt.

Viele Unternehmen betrachten Einstellungsunterlagen als lästige Pflicht, die möglichst schnell erledigt und in die Personalakte einsortiert werden soll. Dabei prägen sie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, denn sie zeigen, wie die Organisation kommuniziert und mit grundlegenden Aufgaben umgeht. Klare Anweisungen und gut strukturierte Dokumente helfen neuen Mitarbeitenden, sich selbstbewusst einzuleben. Laut Gallup vermittelt schon die Art, wie Teams Unternehmensrichtlinien wie Urlaub und Benefits erklären, ein Gefühl dafür, wie das Unternehmen wirklich funktioniert.

Einstellungsunterlagen lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:

• Gesetzlich vorgeschriebene Formulare: Diese sind laut Bundes-, Landes- und Kommunalrecht zwingend erforderlich. Das Formular I-9 bestätigt beispielsweise die Identität und die Arbeitsberechtigung neuer Mitarbeitender in den USA. Fehler hier können zu Bußgeldern wegen Compliance-Verstößen führen.

• Standardformulare des Arbeitgebers: Das sind die Dokumente, die HR für die grundlegende Logistik braucht, etwa für die Anmeldung zu Benefits und die Gehaltsauszahlung. Beispiele sind Formulare zur Überweisung des Gehalts und Vertraulichkeitsvereinbarungen.

• Ergänzende Formulare: Sie verleihen eine persönliche Note und runden den Onboarding-Prozess ab. Sie liefern zusätzliche Informationen, etwa zu bevorzugten Kommunikationskanälen oder persönlichen Vorlieben der neuen Mitarbeitenden.

Was müssen neue Mitarbeitende ausfüllen? Die vollständige HR-Checkliste

Hier ein genauerer Blick auf die Formulare und Dokumente in jeder Kategorie der Einstellungsunterlagen.

Gesetzlich vorgeschriebene Formulare

• Formular I-9, Bestätigung der Arbeitsberechtigung.

• Formular W-4, Bescheinigung zum Steuerabzug der Mitarbeitenden.

• Formulare zum Lohnsteuerabzug auf Bundesstaatenebene.

• Bundesstaaten- und Kommunalmitteilungen, sofern erforderlich, etwa zu Urlaubsgesetzen oder Antidiskriminierungsvorschriften.

Standardformulare des Arbeitgebers

• Formulare zur Gehaltsüberweisung.

• Formulare mit persönlichen Angaben für die Personalakte.

• Formulare zur Anmeldung für Benefits.

• Formulare zur Freigabe von Lohnabzügen.

• Vertraulichkeitsvereinbarungen.

• Empfangsbestätigungen für Firmeneigentum.

• Bestätigung des Erhalts des Mitarbeiterhandbuchs.

Ergänzende Formulare

• Willkommensschreiben.

• Fragebogen oder Icebreaker-Formular für neue Mitarbeitende.

• Persönlichkeitstest wie Myers-Briggs, damit das Team ein Gefühl für den Kommunikations- und Arbeitsstil der neuen Person bekommt.

• Unternehmens-Steckbrief mit einem kurzen Überblick über Geschichte, Werte und unterhaltsame Fakten.

• Formular für eine persönliche Kurzvorstellung, damit sich neue Mitarbeitende in eigenen Worten vorstellen können.

Ladet euch Leapsomes kostenlose Checkliste für neue Mitarbeitende herunter, um den Überblick über alle Einstellungsformulare zu behalten. Kombiniert sie mit Leapsomes Onboarding-Checkliste, um den gesamten Onboarding-Prozess lückenlos abzudecken.

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Einstellungsunterlagen als Grundlage für gutes Onboarding

Einstellungsunterlagen prägen oft den ersten Eindruck und beeinflussen, wie selbstsicher sich neue Mitarbeitende in ihrer ersten Woche fühlen. Laut einer Gallup-Studie stimmt kaum jede zehnte Person voll und ganz zu, dass ihre Organisation ein gutes Onboarding-Programm hat. Dieselbe Studie zeigt, dass Mitarbeitende oft schon innerhalb der ersten 12 Monate wieder kündigen.

Ein gutes Management der Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeitende sorgt für mehr als nur einen positiven ersten Eindruck. HR arbeitet effizienter, wenn Lohn- und Mitarbeiterdaten von Anfang an korrekt sind. Verlässliche Daten ersparen Führungskräften die Suche nach grundlegenden Informationen. Außerdem fließen sie in künftige HR-Prozesse wie Lernprogramme und Leistungsbeurteilungen ein und liefern Teams verlässliche Daten.

„Wir haben von Anfang an Vertrauen aufgebaut, mit echten 30-, 60- und 90-Tage-Check-ins, bei denen Mitarbeitende offen mit HR sprechen, sogar mit dem CEO beim einjährigen Jubiläum. Wenn Menschen sehen, dass nach diesen Gesprächen tatsächlich etwas passiert, beginnen sie zu vertrauen, dass Feedback wirklich zu Veränderung führt.“

Janelle Daugherty, Head of People & Culture, Notion Health

Korrekte Unterlagen geben HR und Führungskräften von Anfang an verlässliche Informationen. Saubere Daten verhindern Verzögerungen, reduzieren Nacharbeit und sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeitende auf das Erlernen ihrer Rolle konzentrieren können, statt Fehler zu korrigieren. 

Getrennte Systeme erschweren das zusätzlich. Wenn Unterlagen, Onboarding-Aufgaben und Personalakten in unterschiedlichen Tools liegen, gehen Informationen verloren, und Teams verbringen Zeit damit, Details hinterherzujagen. Leapsome verknüpft diese Schritte, sodass ihr nahtlos vom Preboarding ins Onboarding und darüber hinaus übergehen könnt.

„Bei Führungskräften, die neu in der Rolle sind, konzentrieren wir uns darauf, dass sie die Unternehmenskultur, die Tools und die People-Prozesse verstehen. Bei erfahreneren Führungskräften geht es darum, ihre Entwicklungsziele und Ambitionen zu erkennen und ihnen Zugang zu Lerninhalten zu geben, die sie in diesen Bereichen weiterbringen.“ Victor Tomas, Learning & Development Specialist, Swapfiets

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Einstellungsunterlagen und Onboarding vereinfachen und verknüpfen

Viele HR-Teams verbringen zu viel Zeit damit, Unterschriften hinterherzulaufen und dieselben Lohn- und Benefit-Informationen manuell mehrfach einzutragen. Mit wachsender Organisation werden fragmentierte Prozesse unhandhabbar. Admin-Aufgaben wachsen, Compliance-Risiken steigen, und Teams tun sich schwer, neuen Mitarbeitenden einen verlässlichen, planbaren Start zu bieten.

Ein vernetzter Workflow löst diese Probleme. Mit Leapsome erhalten HR-Teams:

• Optimiertes Dokumentenmanagement: Nutzt Dokumente & E-Signatur, um Dateien zu erstellen, sicher zu speichern und Unterschriften an einem Ort zu sammeln. Digitale Einstellungsunterlagen halten alles organisiert und leicht nachvollziehbar.

• Effiziente Workflows: Nutzt Pre- & Onboarding, um zeitaufwendige Admin-Aufgaben wie Erinnerungen und Onboarding-Workflows zu automatisieren. Reduziert manuelle Arbeit und sorgt für konsistente Prozesse, jedes Mal.

• Mitarbeiterinformationen, die ihr nie suchen müsst: Nutzt regelkonforme, vernetzte Mitarbeiterakten, um eine zentrale Quelle der Wahrheit zu schaffen, die immer aktuell bleibt.

„Viele HR-Teams kämpfen noch immer mit den Grundlagen: zu viele isolierte Tools, begrenzte Einblicke. Deshalb haben wir ein wirklich menschenzentriertes HRIS gebaut, das alle Mitarbeiterdaten in einer einzigen Quelle der Wahrheit vereint.“

Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Leapsomes All-in-one-HR-Plattform hilft Teams, Onboarding-Erlebnisse zu schaffen, die neue Mitarbeitende von Anfang an auf Erfolgskurs bringen. Sie verknüpft Mitarbeiterdaten mit Dokumentenmanagement und Onboarding-Workflows. So erhalten Organisationen die Transparenz und Effizienz, um ihre Verwaltungslast zu senken und neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an einen durchstartenden Einstieg zu ermöglichen.

„Uns geht es vor allem darum, dass die Daten, die wir erzeugen, hochwertig und länderübergreifend konsistent sind. Gute Daten helfen uns, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, Entwicklungsinitiativen zu planen und dem Unternehmen klare, umsetzbare Erkenntnisse zurückzugeben.“

Victor Tomas, Learning & Development Specialist, Swapfiets

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FAQ

Welche Unterlagen braucht ihr, um neue Mitarbeitende einzustellen?

Typische Einstellungsunterlagen umfassen:

• Gesetzlich vorgeschriebene Formulare: Etwa das IRS-Formular W-4 für den bundesweiten Steuerabzug, das die Grundlage bildet.

• Standardformulare des Arbeitgebers: Etwa Formulare zur Gehaltsüberweisung und zur Anmeldung für Benefits, die zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für grundlegende HR-Funktionen notwendig sind.

• Ergänzende Formulare: Etwa Willkommensschreiben und Fragebögen für neue Mitarbeitende, die komplett optional sind, aber eine freundliche, persönliche Note verleihen.

Die vollständige Übersicht findet ihr in Leapsomes kostenloser Checkliste für Einstellungsunterlagen zum Download.

Wie kann HR den Prozess für Einstellungsunterlagen optimieren?

Der beste Weg, den Prozess für Einstellungsunterlagen zu optimieren, ist eine All-in-one-HR-Software wie Leapsome zu nutzen. Solche Plattformen verknüpfen zentrale HR-Funktionen wie Onboarding, Lernprogramme und Personalakten, damit HR-Teams schneller und mit weniger Fehlern arbeiten.

Wenn ihr noch nicht bereit seid, den Anbieter zu wechseln, hilft euch eine Formularvorlage für neue Mitarbeitende dabei, euer Dokumentenmanagement organisiert zu halten, sodass ihr nicht bei jedem neuen Teammitglied wieder bei null anfangt.