Orientierung neuer Mitarbeitender: So gelingt der richtige Start

Onboarding ist ein Moment, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. 

Positiv betrachtet zeigt eine Studie von Deloitte: Ein starker Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende sich 18-mal stärker mit eurer Organisation verbunden fühlen.* Das bedeutet aber auch, dass ein misslungener Start in dieser frühen Phase langfristig negativ nachwirken kann. Ohne soliden Einstieg werden neue Mitarbeitende seltener zu den langfristigen Partnern, die ihr euch vorgestellt habt.

Da die Orientierung neuer Mitarbeitender den Ton fürs Onboarding vorgibt, ist sie der entscheidende erste Eindruck, den euer Unternehmen richtig setzen muss. Im Idealfall verlassen neue Mitarbeitende ihre Orientierung mit einem Verständnis für die Unternehmenskultur und mit Sicherheit in ihrer Rolle.

In diesem Leitfaden schauen wir uns die Strategien an, die eine Orientierung für neue Mitarbeitende wirksam machen, und sprechen darüber, wie ihr durchgängig einen großartigen ersten Tag gestaltet. 

* Deloitte, 2023

Wie sieht die Orientierung für neue Mitarbeitende aus?

Die Orientierung neuer Mitarbeitender ist die erste Etappe auf dem Weg eines Teammitglieds und gibt ihm die nötige Einführung, um sich in eurer Organisation einzuleben. In dieser Session (oder Reihe von Sessions) lernen Mitarbeitende die wesentlichen Details zu ihrer Rolle und zu eurer Unternehmenskultur kennen. Das Ziel: neuen Mitarbeitenden einen gedanklichen Rahmen geben, der allgemeine Erwartungen und alltägliche Aufgaben klar macht. 

Orientierung und Onboarding überschneiden sich zwar, doch die Orientierung ist der kürzere Prozess und dauert von wenigen Stunden bis zu wenigen Tagen. Der Onboarding-Prozess schließt die Orientierung ein, läuft danach aber weiter, während Mitarbeitende nach und nach Kompetenzen aufbauen und zu beitragenden Mitgliedern ihrer Teams werden.

Wie wirkt sich die Orientierung auf langfristige Bindung und Engagement aus?

„Der erste Eindruck zählt" ist ein Klischee, aber die Daten zeigen: Für die Orientierung gilt das genauso wie für alles andere. Eine Studie von Gallup ergab, dass neue Mitarbeitende 2,6-mal häufiger „äußerst zufrieden" mit ihrem Job sind, wenn sie ein „außergewöhnliches Onboarding-Erlebnis" hatten. Dieses stärkere Engagement führt oft zu höherer Produktivität und besserer langfristiger Bindung.

Da neue Mitarbeitende bei der Orientierung euer Unternehmen zum ersten Mal in Aktion erleben, gibt sie den Ton für den restlichen Onboarding-Prozess vor. Wenn ein Teammitglied am ersten Tag durch die Tür kommt und eine strukturierte, herzliche Orientierung erlebt, bestätigt ihm das: Es hat die richtige Entscheidung getroffen.

Sind eure Orientierungsprozesse skalierbar?

Start-ups denken über ihre Orientierungsprozesse oft nicht groß nach. Es gibt schließlich jede Menge scheinbar Dringenderes zu tun. Erst beim Skalieren treten die Schwachstellen zutage. Spontane Einführungen werden schnell inkonsistent, wenn ihr plötzlich für mehrere Abteilungen mit unterschiedlich ausgerichteten Führungskräften einstellt. Mit der Zeit verbringt euer HR-Team mehr Zeit damit, auf Fehler zu reagieren, als Performance zu entwickeln.

Diese Warnsignale deuten darauf hin, dass eure Orientierung für neue Mitarbeitende aus dem Ruder läuft:

• Informationsüberflutung: Wenn die Orientierung in kurzer Zeit zu viele Details zu Richtlinien, Benefits, Tools und Normen präsentiert, kann sie Menschen überfordern. Ohne klare Unterstützung und Kommunikationskanäle für Rückfragen setzt ihr neue Mitarbeitende unter Stress.

• Inkonsistente Orientierungserlebnisse: Bekommt jede mitarbeitende Person dieselbe durchdachte Einführung und dieselben klaren Ressourcen? Wenn nicht, schafft ihr ungleiche Employee Experiences, die sich wahrscheinlich in Verwirrung und Frust äußern.

„Wir bauen Vertrauen ab Tag eins auf, mit Live-Check-ins nach 30, 60 und 90 Tagen, in denen Mitarbeitende offen mit HR sprechen, und nach einem Jahr sogar mit dem CEO. Wenn Menschen nach diesen Gesprächen Taten sehen, beginnen sie zu vertrauen, dass Feedback wirklich zu Veränderung führt."
– Janelle Daugherty, Head of People and Culture bei Notion Health

• Unbeteiligtes Management: HR übernimmt die Logistik der Orientierung, aber Führungskräfte geben die Orientierung, die neue Mitarbeitende brauchen, um ihre Rolle zu verstehen. Führungskräfte mit einem zu zurückhaltenden Ansatz riskieren unklare Erwartungen und mangelnde Abstimmung zwischen Teams.

Unternehmen, die diese Signale nicht ernst nehmen, vertreiben oft vielversprechende Talente. Daten von SHRM zeigen sogar, dass 91 % der neuen Mitarbeitenden bereit sind, einen neuen Job im ersten Monat wieder zu verlassen, wenn er ihren Erwartungen nicht entspricht.

Was in eine Orientierung für neue Mitarbeitende gehört

Ohne Sorgfalt kann sich eine Orientierung ziemlich unpersönlich anfühlen. Es gibt zwar viele wichtige Informationen, die ihr (oder Führungskräfte) teilen müsst, doch der eigentliche Wert dieser Sessions liegt darin, neue Mitarbeitende an einen Punkt zu bringen, an dem sie sich sicher durch euer Unternehmen bewegen.

Damit das gelingt, folgt diesen Best Practices für die Orientierung neuer Mitarbeitender: 

• Stellt eure Unternehmenskultur vor: Teilt Details wie euer Leitbild, eure Kernwerte und eure Führungsstruktur, die das „Wie" und „Warum" eures Unternehmens für alle neuen Mitarbeitenden klar machen. So begreifen Mitarbeitende, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Arbeit ins große Ganze passt. 

„Es ist ein Raum, in dem neue Mitarbeitende Admin-Aufgaben erledigen, eine Willkommensnachricht sehen und ihre Führungskraft kennenlernen können, alles schon vor dem ersten Tag."
– Aubrey Bryan, Senior Customer Success Associate bei Leapsome

• HR-Richtlinien: Das ist der praktischere „So läuft es"-Teil der Orientierung, voller Admin-Details zu bezahltem Urlaub und Benefits. Mitten im Papierkram gibt es auch die Gelegenheit, Entwicklungspotenzial aufzuzeigen, indem ihr erklärt, wie Performance Reviews funktionieren, und Erwartungen an kontinuierliches Wachstum besprecht.

• Teamvorstellung und Rollenerwartungen: Treffen mit Führungskräften und Kolleg:innen geben der Orientierung eine persönlichere Dimension. Neue Mitarbeitende sollten wissen, wer ihnen den Rücken stärkt und auf welche kurzfristigen Ziele sie sich zuerst konzentrieren sollten. 

Für ein konsistentes Onboarding-Erlebnis kann HR nicht ständig nach dem richtigen Papierkram suchen. Haltet stattdessen all diese wichtigen Daten mit Leapsome an einem Ort. Mit unserer All-in-one-HR-Plattform, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, könnt ihr Mitarbeiterprofile zentralisieren und Onboarding-Materialien für besser organisierte Orientierungen bündeln.

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Checkliste für die Orientierung neuer Mitarbeitender

Stellt sicher, dass ihr die Grundlagen abgedeckt habt, mit dieser Checkliste für die Orientierung:

• Vollständige Dokumentation: HR-Papierkram lässt sich bei der Orientierung nicht vermeiden. Bringt also alle Steuerformulare, Unterlagen zur Benefits-Anmeldung usw. von Anfang an in Ordnung.

• Unternehmensrichtlinien durchgehen: Kernrichtlinien wie Verhalten, Urlaub und Compliance-Erwartungen machen zwar den Großteil dieses Abschnitts aus, doch streut ruhig Hinweise auf langfristige Prozesse ein, um zu zeigen, dass der Organisation berufliche Entwicklung am Herzen liegt. Das ist zum Beispiel die perfekte Gelegenheit, Erwartungen an Performance Reviews und Entwicklungsgespräche zu setzen, und zu erklären, wie beide Vergütungsentscheidungen beeinflussen.

• Das Team vorstellen: Eine richtige Vorstellung bei direkten Führungskräften und Teammitgliedern schafft Verbindungen und stellt sicher, dass neue Mitarbeitende wissen, wohin sie sich für Hilfe wenden.

• Wichtige Tools einrichten: Plant Zeit ein, um E-Mail-Zugang, Kommunikationskanäle wie Slack, Projektmanagement-Portale usw. einzurichten, und lasst genug Raum fürs Troubleshooting.

• Kommunikationsabläufe erklären: Geht durch, wie Zusammenarbeit abläuft, sowohl technisch (welche Tools genutzt werden) als auch praktisch (z. B. wöchentliche Meetings im Büro oder gelegentliche Videocalls per Zoom). Diese Gelegenheit könnt ihr auch nutzen, um Erwartungen an Reaktionszeiten, Feedback-Zyklen und Mitarbeiterumfragen zu setzen.

Leapsomes Suite an anpassbaren Pre- & Onboarding-Tools macht es einfacher, alle Punkte eurer Orientierungs-Checkliste abzuhaken. Vor dem ersten Tag könnt ihr wichtige Dokumente teilen und Willkommensnachrichten für jede Rolle anpassen. Leapsome hilft euch außerdem, automatische Aufgaben-Erinnerungen einzurichten, damit alles im Zeitplan bleibt, ohne dass HR ständig aufpassen muss.

„Über das neue Pre-Boarding-Portal erhalten neue Mitarbeitende Zugang zu wichtigen Dokumenten und lernen ihre Teams schon vor dem ersten Tag kennen, sodass sich der erste Tag reibungslos und verbunden anfühlt."
– Aubrey Bryan, Senior Customer Success Associate bei Leapsome

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Orientierung und Onboarding mit Leapsome vereinfachen

Ein reibungsloser Start gelingt nicht auf verstreuten Systemen. Klar, unverbundene Prozesse reichen vielleicht aus, wenn ihr gerade erst anfangt. Aber wenn eine Organisation skaliert, ist es nahezu unmöglich, durchgängig starke Orientierungen ohne eine einheitliche Single Source of Truth zu schaffen.

Leapsome verbindet HRIS-Tools mit People-Daten und lässt HR-Teams den Fortschritt über das gesamte Onboarding hinweg einfach verfolgen und Insights sammeln, um den Prozess zu verbessern. Leapsome hilft euch, „Orientierungs-Overwhelm" in Ordnung zu verwandeln, dank:

• Pre-Boarding-Nachrichten: Lasst neue Mitarbeitende sich schon vor dem ersten Arbeitstag zu Hause fühlen, indem ihr Willkommensnachrichten mit allen nötigen Infos und Dokumenten verschickt.

• Rollenspezifische Onboarding-Checklisten: Erstellt und nutzt konsistente Onboarding-Checklisten und geht dabei auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Rollen ein.

• Funktionen fürs Aufgabenmanagement: Sorgt mit automatischen Aufgaben-Erinnerungen dafür, dass Teamleiter:innen in allen Abteilungen immer im Bilde sind. 

„Wenn ich schätzen müsste, wie viel Zeit wir durch das neue Onboarding sparen, würde ich sagen: wahrscheinlich mindestens 10 Stunden pro Monat, weil wir diese Workflows in Leapsome eingerichtet haben." – BEAT81

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