Richtlinie zur Mitarbeiterbindung | Beispiel und bewährte Methoden

Wenn euch ein unterstützendes, psychologisch sicheres Arbeitsumfeld für eure Mitarbeitenden wichtig ist, nehmt ihr euch die Zeit, umfassende Richtlinien zu Vergütung, Verhalten am Arbeitsplatz sowie Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (DEI) auszuarbeiten. Unterschätzt dabei aber nicht, wie wichtig derselbe Ansatz für die Bindung eurer Mitarbeitenden ist.

Eine Mitarbeiterbindungsrichtlinie ist eine hervorragende Möglichkeit, eure Prozesse für Engagement und Bindung zu formalisieren und zu standardisieren. So dämmt ihr die Fluktuation ein und vermeidet die Schwierigkeiten, auf die 61%* der Unternehmen bei der Besetzung offener Stellen stoßen.

Es gibt allerdings Vor- und Nachteile sowie Best Practices, die ihr kennen solltet, bevor ihr eure Bindungsstrategien in eine dokumentierte Richtlinie überführt. Genau darum geht es in diesem Artikel. Außerdem bekommt ihr eine Beispielvorlage, die ihr als Ausgangspunkt für eure eigene Mitarbeiterbindungsrichtlinie nutzen könnt. 

*Hays, 2023
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Was ist eine Mitarbeiterbindungsrichtlinie?

Eine Mitarbeiterbindungsrichtlinie ist ein Set aus Leitlinien und Verfahren, mit denen Arbeitgeber sicherstellen, dass sich Mitarbeitende bei der Arbeit erfüllt und zufrieden fühlen und dem Unternehmen langfristig erhalten bleiben. Sie kann konkrete Initiativen beschreiben, mit denen das Unternehmen die Fluktuation niedrig hält. 

Eure Bindungsrichtlinie könnte zum Beispiel erklären, welche Angebote für Karriereentwicklung, Prämien und Anerkennung (R&R) und flexible Arbeitsmodelle ihr eingeführt habt, um eine großartige Employee Experience zu bieten.

Diese Richtlinien können auch Engagement-Strategien und Protokolle enthalten, die HR, People Ops und Führungskräfte anwenden können, sobald die Fluktuationskennzahlen steigen.
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Vor- und Nachteile einer Bindungsrichtlinie

Wer Bindungsstrategien in einer formellen Richtlinie dokumentiert, sorgt für Alignment und eine nachhaltige Arbeitskultur, in der Mitarbeitende gerne bleiben. Trotzdem solltet ihr die möglichen Nachteile zu starrer oder veralteter Richtlinien kennen, damit ihr einen Plan dagegen entwickeln könnt.
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Vorteile

• Stärkt euer mitarbeiterzentriertes Ethos: Laut dem LinkedIn Employee Well-Being Report 2022 ist das Bekenntnis eines Unternehmens zu seinen Werten einer der wichtigsten Treiber einer gesunden Arbeitskultur. Eine Bindungsrichtlinie dient nicht nur als Leitfaden für Führungskräfte, die ihre Teams einbinden wollen. Sie zeigt auch, dass das Unternehmen seine Mitarbeitenden wertschätzt und ihnen Priorität einräumt. 
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• Fördert eine Kultur der Transparenz: Führungskräfte zögern vielleicht, die herausfordernden Realitäten von Fluktuation und Mitarbeiterbindung in einer öffentlichen Richtlinie anzusprechen. Das bedeutet, zugrunde liegende Probleme anzuerkennen und zu akzeptieren, dass Menschen manchmal kündigen. Trotzdem müssen Mitarbeitende wissen, dass ihr ihr Feedback zu euren Bindungsstrategien schätzt.
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• ‍Bietet Orientierung für neue Führungskräfte: Kompetente, unterstützende Führungskräfte machen für Mitarbeitende den Unterschied. Laut LinkedIns State of the Manager Report 2021 finden es 94% der Fachkräfte wichtig, eine Führungskraft zu haben, die ihnen das Gefühl gibt, Teil des Teams zu sein. Und 91% sagen, dass Führungskräfte Lernen und Experimentieren fördern sollten. Angesichts der zentralen Rolle von Führungskräften für die Employee Experience ist eine Bindungsrichtlinie mit konkreten Strategien unverzichtbar.
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• ‍Gibt der Führungsebene klare Anweisungen bei hoher Fluktuation: Phasen erhöhter Fluktuation lassen sich nicht immer verhindern. In Zeiten des Umbruchs, etwa bei Fusionen, Übernahmen oder Umstrukturierungen, verlassen Mitarbeitende eher das Unternehmen. In diesen Situationen dient eine Bindungsrichtlinie als Notfallplan für Fluktuationsspitzen.
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Nachteile

• Kann vom Experimentieren mit Bindungsstrategien abhalten: Ist eure Richtlinie zu präskriptiv, trauen sich Führungskräfte und Teammitglieder womöglich nicht, neue Strategien für Engagement und Entwicklung auszuprobieren.
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• Berücksichtigt möglicherweise nicht die Bedürfnisse der Mitarbeitenden: Idealerweise legt ihr eine Bindungsrichtlinie schon in der Frühphase eures Unternehmens fest. Wenn ihr sie beim Wachsen aber nicht überarbeitet und niemanden um Feedback bittet, spiegelt sie irgendwann nicht mehr wider, was eure Mitarbeitenden brauchen oder sich wünschen.
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• ‍Vergütung und Beförderung fehlen möglicherweise als Bindungsanreize: Niedrige Vergütung war 2021 der häufigste Grund, warum Mitarbeitende ihren Job verlassen haben, gefolgt von fehlenden Entwicklungsmöglichkeiten. Euer Unternehmen hat vielleicht schon eine Vergütungsrichtlinie, die eure Vergütungsphilosophie und euren Umgang mit Anreizvergütung beschreibt, und etwas Ähnliches für eure Beförderungskriterien. Wenn eure Bindungsrichtlinie aber nicht ausreichend auf Beförderung und Vergütung eingeht, fehlen euch wichtige Erfolgsfaktoren.
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• Kann den Eindruck erwecken, dass ihr nur Lippenbekenntnisse abgebt: Führt eure Bindungsrichtlinie nicht zu greifbaren Ergebnissen für eure Mitarbeitenden, sind diese womöglich enttäuscht und halten euch für unaufrichtig oder unzuverlässig. 
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6 Best Practices für effektive Mitarbeiterbindungsrichtlinien

Effektive Bindungsrichtlinien liefern euch nicht nur Strategien gegen Fluktuation. Sie helfen euch auch, Engagement und Arbeitszufriedenheit zu steigern, selbst in stabilen Zeiten mit geringer Fluktuation. Aber wie entwickelt ihr eine Richtlinie, von der eure Mitarbeitenden und euer Unternehmen gleichermaßen profitieren?
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1. Berücksichtigt eure aktuellen Unternehmensziele, Vorgaben und Hindernisse

Wenn ihr eine Mitarbeiterbindungsrichtlinie nur um ihrer selbst willen erstellt, ohne konkrete Ziele vor Augen: Woher wisst ihr dann, dass sich die Investition für euer Unternehmen lohnt? Bevor ihr mit Strategie und Gestaltung eurer Richtlinie startet, schaut euch bewährte strategische Planungsmodelle an, um eure Ziele und Hindernisse zu identifizieren. 

Zum Beispiel könnt ihr mit dem OKR-Framework (Objectives und Key Results) Folgendes definieren:

• Objective: Ein ehrgeiziges, aber realistisches, ergebnisorientiertes Ziel. Euer Objective könnte zum Beispiel sein, mit einer Bindungsrichtlinie die Stimmung im Team zu verbessern und die Unternehmenskultur zu stärken.
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• Key Results: Drei bis fünf konkrete Zielwerte, an denen ihr euren Fortschritt messt. Das könnte zum Beispiel sein, eure Mitarbeiterfluktuation zu senken (von 18% auf 12%) oder euren eNPS-Wert um 10 Punkte zu erhöhen.

Eure Key Results zeigen euch, welche Bindungsinitiativen ihr im Laufe des Jahres angehen müsst, etwa Daten auswerten, relevante Umfragen verschicken, eure Mitarbeiterbindungsrichtlinie planen oder eure Angebote für Lernen und Entwicklung ausbauen. 

Ihr könnt auch eine SWOT-Analyse durchführen und Folgendes untersuchen:

• Stärken: Ihr habt qualifizierte, kompetente Führungskräfte, denen ihre Teammitglieder am Herzen liegen.
• Schwächen: Die Bindungsrate eures Unternehmens ist im letzten Jahr um 5% gesunken.
• Chancen: Das Managementteam ist offen für kreativere Wege, Mitarbeitende einzubinden, inklusive Trainings- und Entwicklungsangeboten.
• Risiken: Das Unternehmen befindet sich gerade in einer Fusion mit einem anderen Unternehmen.
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Wenn ihr tiefer ins Thema HR-Richtlinien einsteigen wollt: In unserem praktischen Leitfaden zu HR-Richtlinien erfahrt ihr, wie ihr Richtlinien für hybride und globale Teams standardisiert, mit Beispielen, Lifecycle-Schritten und Tools für Versionskontrolle, Bestätigungen und Audit-Sicherheit.
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2. Bittet eure Mitarbeitenden um Feedback

Direkter Input eurer Mitarbeitenden ist entscheidend für eine menschenzentrierte Bindungsrichtlinie. Engagement-Umfragen, Pulsbefragungen und Umfragen zur Mitarbeiterbindung eignen sich dafür hervorragend. Stellt Fragen wie:  

• Wie sieht dein idealer Arbeitszeitplan aus?
• Wie sieht dein ideales Remote-Setup aus?
• Was könnte deine Führungskraft tun, damit du dich in deiner aktuellen Rolle besser unterstützt fühlst?
• Welche Zukunft siehst du für dich in diesem Unternehmen?
• Welche weiteren Aufgaben würdest du gerne in deine Rolle integrieren?
• Welche Art von Entwicklung oder Training würde deine Leistung verbessern?
• Wodurch fühlst du dich anerkannt und wertgeschätzt?
• Hattest du je das Gefühl, dass wir nicht transparent kommuniziert haben? Beschreibe die Situation.
• Was können wir tun, um unsere interne Kommunikation transparenter zu machen?
• Was sind deine Karriereziele? Welche internen Wechselmöglichkeiten würden dich interessieren?
• Wie können wir unser Unternehmen zugänglicher machen?
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3. Recherchiert bei Wettbewerbern, im Netzwerk und intern

Folgt demselben Prozess wie bei der Marktrecherche für wettbewerbsfähiges Gehalts-Benchmarking. Das heißt:

• Konzentriert euch auf ähnlich große Unternehmen in ähnlichen Branchen und Regionen. Sie verfügen mit höherer Wahrscheinlichkeit über vergleichbare Ressourcen für Mitarbeiterbindung.
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• Sammelt Insights von Führungskräften. Führungskräfte haben Zugang zu qualitativen Daten aus Leistungsbeurteilungen, 1:1-Meetings, Team-Meetings und Zielen und OKR im Team. Damit sind sie in einer einzigartigen Position, um die Bindungsrichtlinie mitzugestalten.
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• Fragt Peers in eurem Netzwerk. Sprecht mit anderen Führungskräften und People-Ops-Profis in eurer Community und holt euch Rat. Ihr könnt auch auf LinkedIn nach #employeeretention oder #retentionpolicy suchen und sehen, was HR-Fachleute und Thought Leader zum Thema schreiben.
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4. Identifiziert Stakeholder und holt euch ihre Unterstützung

Sobald der Entwurf eurer Bindungsrichtlinie steht, legt fest, wer für die Umsetzung verantwortlich ist. Diese Aufgabe übernehmen meist eure Führungskräfte und Team Leads, mit Unterstützung von HR und People Ops. 

Bevor ihr die Richtlinie veröffentlicht, bittet alle Stakeholder, sie zu prüfen und Feedback, Gedanken und Bedenken zu teilen. So könnt ihr sie bei Bedarf noch anpassen. 
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5. Informiert eure Mitarbeitenden über die neue Bindungsrichtlinie

Jetzt ist es Zeit, die fertige Richtlinie über Kanäle wie Slack, Microsoft Teams oder die Kommunikationsplattform eurer Wahl mit dem Team zu teilen. Erklärt, was euch zu den neuen Leitlinien motiviert hat und warum es sinnvoll ist, sie mit allen zu teilen.

Sagt euren Mitarbeitenden, an wen sie sich bei Fragen zur Mitarbeiterbindungsrichtlinie wenden können, und bittet sie zu bestätigen, dass sie sie gelesen und verstanden haben.
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6. Überprüft eure Bindungsrichtlinie jährlich

Jährliche Reviews eurer Richtlinie sind die Gelegenheit zu prüfen, ob euer Bindungsplan noch zu euren Werten, Zielen und Personalbedürfnissen passt. Stellt euch dabei Fragen wie:

• War unsere Richtlinie ein Erfolg? Hat sie uns geholfen, Mitarbeitende zu halten?
• Passt unsere Richtlinie noch zu unseren aktuellen Zielen?
• Passt unsere Richtlinie noch zu unserer aktuellen finanziellen Situation?
• Ist unsere Richtlinie für Mitarbeitende leicht verständlich?
• Ist unsere Richtlinie für Stakeholder einfach umzusetzen?
• Ist unsere Richtlinie eine hilfreiche Ressource für neue Führungskräfte?
• Sollten wir Teile unserer Richtlinie anpassen oder aktualisieren?
• Sind noch dieselben Stakeholder für die Umsetzung unserer Richtlinie verantwortlich?
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Beispiel für eine Mitarbeiterbindungsrichtlinie

Keine zwei Unternehmen haben (oder sollten haben) dieselbe Bindungsrichtlinie. Diese Vorlage könnt ihr trotzdem als Ausgangspunkt für eure eigene nutzen.
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 „Ein wichtiger Faktor bei der Mitarbeiterbindung ist das Bewusstsein, dass es keinen Einheitsansatz gibt. Wer es wirklich ernst meint, braucht einen Plan für jede einzelne Person. Ein Unternehmen, das seine Mitarbeitenden wirklich wertschätzt, hat Karrierepläne und Entwicklungspfade und will, dass seine Leute jahrzehntelang bleiben. Wenn ihr Mitarbeitenden nicht sagen könnt, was sie in zwei, drei oder fünf Jahren bei euch tun werden, wollen sie eher gehen.“

‍Ed Johnson, CEO und Mitgründer von PushFar 

Einleitung 

Beschreibt kurz die Philosophie oder das Leitbild eurer Organisation und euer Engagement für eure Mitarbeitenden. Beantwortet die Frage: „Warum ist Mitarbeiterbindung für unser Unternehmen wichtig?“ Erwähnt dann, wie das euren Ansatz zur Mitarbeiterbindung prägt. 
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Zweck der Richtlinie

Warum habt ihr die Richtlinie erstellt? Ihr könntet zum Beispiel erklären, dass sie Führungskräften Strategien und Verfahren an die Hand gibt, um ihre Teams zu motivieren und zu unterstützen.
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Für wen die Richtlinie gedacht ist

Eure Richtlinie sollte sich an alle im Unternehmen richten. Auch wenn Team Leads und HR-Fachleute sie am häufigsten nutzen, sollte sie für alle leicht zugänglich sein, denn sie betrifft Menschen auf jeder Ebene.
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Eure Initiativen zur Mitarbeiterbindung 

Beschreibt im Detail, welche Maßnahmen ihr eingeführt habt, um Bindung, Zufriedenheit und Wohlbefinden zu steigern. Was umfasst jede dieser Initiativen und wie profitieren Mitarbeitende davon? Geht zum Beispiel auf eure Praxis in diesen Bereichen ein:

• Remote Work
• Flexible Arbeitszeiten
• Bezahlte Auszeiten (PTO)
• Kommunikation
• Vergütung
• Benefits
• Prämien und Anerkennung
• Training und Entwicklung
• Interne Mobilität
• Barrierefreiheit
• Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (DEI)
• Ressourcen gegen Burnout
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Euer Umgang mit Übergangs- und Veränderungsphasen

Beschreibt Strategien für Situationen, die außerhalb eurer Kontrolle liegen, etwa einen Übergang oder eine schwierige politische oder wirtschaftliche Lage. Dieser Abschnitt ist hilfreich, weil sich Mitarbeitende in Zeiten hoher Fluktuation eher trauen, nach Boni oder Beförderungen zu fragen. Er kann auch erklären, wie ihr mit folgenden Ansätzen eure besten Talente haltet:

• Bindungsprämien
• Leistungsprämien
• Projekt- oder Missionsboni
• Beförderungen 
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So haltet ihr die Richtlinie aktuell

Erklärt zum Schluss, wie oft ihr eure Bindungsrichtlinie überprüfen wollt und wie euer Update-Prozess aussieht. Das schafft Transparenz rund um die Richtlinie und dient künftigen Führungskräften und HR-Fachleuten als Anleitung, wenn sie die internen Prozesse eures Unternehmens prüfen. 
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Eine Bindungsrichtlinie stellt sicher, dass alle in eurem Unternehmen eure Strategien zur Mitarbeiterbindung konsequent umsetzen. Eine wirklich effektive Richtlinie stärkt außerdem euren Ruf als transparenter, menschenzentrierter Arbeitgeber. 

Neben einer formell festgelegten Richtlinie braucht ihr aber auch die passenden Tools, die die Employee Experience für eure Teams erfüllend und motivierend machen. 

Leapsome hilft euch dabei. Als vollintegrierte HR-Plattform vereint Leapsome die Tools für einen ganzheitlichen Teammanagement-Ansatz, inklusive unserer Module für Instant Feedback, Reviews, Ziele, Meetings, Umfragen und Vergütung.
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