Hinweis: Dieser Inhalt dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Leapsome übernimmt keine Gewähr für die rechtliche Konformität und kann nicht bestätigen, wie einzelne Sachverhalte vor Gericht bewertet würden. Wenn ihr unsicher seid, wie die Anforderungen auf euer Unternehmen zutreffen, wendet euch an eine qualifizierte Rechtsberatung.

Auf dem Papier wirkt ein Co-Employment-Modell wie ein strategischer Weg, um HR-Komplexität zu reduzieren. Ein externer Partner übernimmt Verwaltungs- und Compliance-Aufgaben, während euer Unternehmen die eigentliche Arbeit steuert und die Employee Experience gestaltet. Diese Aufteilung der Verantwortlichkeiten kann euch helfen, zu skalieren, ohne HR zusätzlich zu belasten.

Aber Co-Employment kann auch die Zuständigkeit verwässern, wenn Mitarbeitende Unterstützung brauchen und HR verlässliche Workforce-Daten benötigt. Der globale Markt für Professional Employer Organizations (PEO) soll bis 2035 mit einer CAGR von rund 9 % wachsen*. HR-Verantwortliche sollten Beschäftigungsmodelle deshalb nicht mehr nur durch die Compliance-Brille betrachten. Co-Employment funktioniert nur gut, wenn es ein klares Betriebsmodell gibt, in dem Verantwortlichkeiten, Kommunikation und Mitarbeitendendaten miteinander verbunden bleiben.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Co-Employment funktioniert, wo es Risiken schafft und wie HR-Teams die Zuständigkeit über den gesamten Employee Lifecycle hinweg absichern können.

* Industry Research, 2025

Was ist Co-Employment?

Co-Employment ist ein Modell, bei dem euer Unternehmen und ein externer Partner gemeinsam Verantwortung für dieselben Mitarbeitenden tragen. Euer Unternehmen steuert das Tagesgeschäft, während der gewählte Partner bestimmte Arbeitgeberpflichten übernimmt.

Das häufigste Co-Employment-Modell ist eine PEO-Partnerschaft. Laut NAPEO nutzen 14 % der Arbeitgeber mit 20–499 Mitarbeitenden einen PEO, was das Modell für viele wachsende Unternehmen vertraut macht.

Die Details variieren, aber ein PEO übernimmt in der Regel die Gehaltsabrechnung und Unterstützung bei Benefits und kann auch bei Steuererklärungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung helfen. Geschäftsentscheidungen bleiben weiterhin bei eurem Unternehmen, darunter Einstellungen, Gehälter sowie Führung und Entwicklung der Mitarbeitenden. 

Diese Rollenaufteilung sollte vertraglich klar geregelt sein und für Führungskräfte im Alltag einfach nachvollziehbar bleiben. Sonst erhalten Mitarbeitende zwar Prozessunterstützung vom PEO, aber keine Orientierung von ihren Führungskräften oder HR.

Co-Employment-Risiken: Zuständigkeit und Employee Experience im Blick behalten

Unternehmen bewerten Risiken meist anhand möglicher rechtlicher Haftungsfragen im Co-Employment und HR-Compliance-Pflichten. In vielen Modellen sind die formalen Zuständigkeiten aber klar genug geregelt, um Probleme gering zu halten.

Die größeren Gefahren verstecken sich oft im Tagesgeschäft, wenn Zuständigkeiten unklar oder schlecht zugeordnet sind. Liegen Support-Anfragen, Führungsthemen und Workforce-Daten in einer unklaren Grauzone zwischen eurem Unternehmen und dem PEO, werden aus kleinen Übergaben schnell große Lücken.

Das kostet Zeit und senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit. Wichtiger ist: Mitarbeitenden ist wahrscheinlich egal, wer welchen Prozess verantwortet, aber sie werden langsame Antworten und zögerliche Führungskräfte bemerken.

Schauen wir uns die möglichen Co-Employment-Probleme genauer an, die ihr von Anfang an angehen solltet.

Unklare Zuständigkeit beim Support für Mitarbeitende

Oft ist die rechtliche Struktur zwischen eurem Unternehmen und dem Co-Employment-Anbieter gut dokumentiert, aber die Unterstützung im Alltag wirkt improvisiert. Gehaltsfragen liegen beispielsweise klar beim PEO, während die Vermittlung bei Teamkonflikten fest beim Unternehmen bleibt.

Manche Richtlinienfragen brauchen aber Input von beiden Seiten, und es ist unklar, wie dieser Prozess ablaufen soll. Sind die Lösungswege unklar, wissen Mitarbeitende nicht, an wen sie sich wenden sollen. Das schadet der Employee Experience. Führungskräfte eskalieren einfache Probleme dann eventuell zu schnell oder vermeiden schwierige Gespräche, weil ihnen unklar ist, wo ihre Zuständigkeit endet.

Unklarheit bei Performance und Entwicklung

„Teams gehen davon aus, dass es eine Zuständigkeit gibt, aber die wurde nie wirklich festgelegt.“

Erica Ancobia, CEO und Managing Director bei KUNO

Performance und Entwicklungsmanagement bleiben in der Regel Aufgabe des Unternehmens (wie es auch sein sollte). Trotzdem kann Co-Employment die Zuständigkeit verwässern, besonders wenn HR den PEO als Standardantwort für jeden People-Prozess behandelt.

Ein PEO kann bei der Verwaltung unterstützen, aber er kann Mitarbeitende nicht durch einen schwierigen Rollenwechsel coachen oder das Feedback einer Führungskraft ersetzen. Fehlt Performance Reviews und Coaching ein klarer Verantwortlicher, erhalten Mitarbeitende zwar pünktlich ihr Gehalt, aber nicht die Orientierung, die sie für ihre Entwicklung brauchen.

Eingeschränkte Transparenz bei Workforce-Themen

Wenn Verantwortlichkeiten aufgeteilt sind, werden oft auch Mitarbeitendendaten aufgeteilt. Der PEO verwaltet möglicherweise Gehalts- oder Abwesenheitsdaten, während sich das Unternehmen auf Performance-Notizen und Engagement-Feedback konzentriert. Sind diese Systeme nicht verbunden, verlieren HR-Verantwortliche den Gesamtüberblick über die Belegschaft.

Diese Trennung schafft praktische Co-Employment-Risiken. Ein Abwesenheitstrend taucht vielleicht in einem System auf, während das Engagement- oder Führungsfeedback, das die Ursache erklären könnte, woanders liegt. Oder Performance-Bedenken zeigen sich in den Reviews des Unternehmens, während der PEO zugehörige Support-Anfragen über einen Prozess bearbeitet, der diese Themen gar nicht berücksichtigt.

In verteilten HR-Umgebungen ist ein zentrales System wie Leapsome deshalb entscheidend, um Datenverwaltung und Transparenz über Mitarbeitende zu verbessern.

„Viele HR-Teams kämpfen noch immer mit den Grundlagen: zu viele isolierte Tools, zu wenig Einblick. Deshalb haben wir ein wirklich mitarbeiterzentriertes HRIS gebaut, das alle Mitarbeitendendaten in einer einzigen verlässlichen Quelle zusammenführt.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

‍

🎯 Den Employee Lifecycle zentralisieren

Leapsome hilft HR-Teams, Mitarbeitendendaten mit Performance-Daten und People Insights zu verbinden, damit geteilte Beschäftigungsstrukturen nicht zu verstreuter Workforce-Transparenz führen.

👉 Mehr zu Employee Records

‍

Losgelöste Karrierechancen

Auch wenn sich niemand hörbar beschwert, können unter der Oberfläche eures Co-Employment-Systems trotzdem Probleme lauern. Mitarbeitende fühlen sich vielleicht gut betreut, weil die Basisverwaltung reibungslos läuft, obwohl ihnen klare Lernpfade und Entwicklungsmöglichkeiten fehlen.

Diese Lücke wird größer, wenn Predictive Analytics auf Daten angewiesen sind, die zwischen eurem Unternehmen und dem PEO aufgeteilt sind. Der PEO verfügt zum Beispiel über aktuelle Beschäftigungsstatus- oder Betriebszugehörigkeitsdaten, während die Lerntools eures Unternehmens mit älteren Daten arbeiten.

Dadurch wird ein Teammitglied, das eigentlich für ein Führungskräftetraining oder ein rollenspezifisches Entwicklungsprogramm infrage kommt, unter Umständen nie der richtigen Kohorte zugeordnet. Das klingt nach einem überschaubaren Risiko, aber laut Deloitte verlassen Mitarbeitende ohne Zugang zu Entwicklungsmöglichkeiten das Unternehmen im kommenden Jahr 2,5-mal häufiger.

Deshalb braucht HR eine Plattform, die Mitarbeitendendaten und Lerninitiativen an einem Ort verbindet. Mit den kombinierten HRIS-Funktionen und People-Management-Systemen von Leaspome kann euer Team sofort auf Karrierechancen reagieren.

‍

🤝 Lasst Entwicklungschancen nicht bei Admin-Übergaben verloren gehen

Leapsome hilft HR-Teams, Lernpfade mit Reviews und Feedback zu verbinden, damit Führungskräfte Entwicklungsgespräche in klare nächste Schritte verwandeln können.

👉 Entdeckt das Learning Management System

‍

So gelingt Co-Employment

„Der Zweck von HR ist es, eine People-Strategie zu entwickeln, die Geschäftsziele wirksam vorantreibt. Es beginnt beim Geschäft, und die People-Strategie baut darauf auf.“ 

Melanie Naranjo, Chief People Officer bei Ethena

Wie wir gesehen haben, kann ein Co-Employment-Modell rechtliche Pflichten festlegen, aber operative Klarheit entsteht dadurch nicht von allein. HR-Verantwortliche müssen die Aufteilung der Zuständigkeiten so klar gestalten, dass Führungskräfte sie befolgen können und Mitarbeitende sie verstehen.

So gelingt genau das.

Überlasst nichts dem Zufall oder individuellen Vorlieben

Verlasst euch nicht darauf, dass „HR das schon regelt“, und überlasst tägliche Momente im Arbeitsalltag nicht dem Ermessen einzelner Führungskräfte. Dokumentiert stattdessen, wer für welchen mitarbeiterrelevanten Prozess zuständig ist. Erstellt eine einfache Zuständigkeitsübersicht für das Beschäftigungsverhältnis, die zeigt, was der PEO übernimmt und was intern bei HR bleibt. 

Diese Übersicht sollte die wichtigsten Momente im Employee Lifecycle abdecken, darunter Onboarding, Support, Feedback und Entwicklung. Stellt sicher, dass sie für alle, die sie im Arbeitsalltag brauchen, leicht zugänglich ist, und ergänzt sie um weiterführende Dokumente, die genauer erklären, wie Führungskräfte mit den jeweiligen Chancen oder Herausforderungen umgehen sollten.

Lücken mit starker Führung überbrücken

Verwechselt reibungslose Verwaltung nicht mit einer konsistenten Employee Experience. Ein PEO kann eure Prozesse unterstützen, aber laut Gallup sind es Führungskräfte, die für mindestens 70 % der Schwankungen bei Engagement-Werten verantwortlich sind.

Wissen Führungskräfte nicht, wofür sie zuständig sind, gibt die eine Führungskraft klare Antworten, während eine andere alles an HR oder den Co-Employer weiterleitet (oder beides wild mischt). Deshalb müssen Führungskräfte die Brücke zwischen der formalen Struktur eures Co-Employment-Modells und dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden sein. Sie sollten wichtige Entscheidungen erklären und Mitarbeitenden helfen zu verstehen, was als Nächstes passiert.

„Wenn es eure Entscheidung ist, solltet ihr sie auch selbst kommunizieren. Ganz einfach.“ 

Melanie Naranjo, Chief People Officer bei Ethena

Gelingt das Führungskräften gut, fühlen sich Mitarbeitende nicht zwischen eurem Unternehmen und dem PEO im Ungewissen. Stattdessen spüren Teammitglieder die selbstbewusste Orientierung ihrer Führungskräfte und reagieren mit hohem Engagement. 

Behaltet alles Wichtige gleichzeitig im Blick

In einem Co-Employment-Modell sollte HR festlegen, welche Mitarbeitendendaten vom PEO in das HRIS des Unternehmens fließen müssen. Ihr müsst außerdem wissen, welche internen People-Signale mit den Mitarbeiterprofilen verbunden bleiben müssen. 

Der praktische Ansatz: Schafft unabhängig von eurer Co-Employer-Struktur eine verlässliche Gesamtsicht auf die Daten jedes Teammitglieds. HR sollte die Kerndaten besitzen, verstehen, wie Aktualisierungen zwischen Systemen fließen, und Informationen prüfen, bevor Führungskräfte sie für die Planung nutzen. So erkennt euer Team Muster früher, und Zuständigkeit geht nicht zwischen Systemen verloren.

Zuständigkeit und Workforce-Transparenz mit Leapsome stärken

Co-Employment funktioniert am besten, wenn geteilte Verantwortung den Blick von HR auf die Belegschaft nicht schwächt. Ein PEO kann sehr hilfreich sein, um die Verwaltung zu unterstützen, ohne den Headcount zu erhöhen. Aber euer Unternehmen braucht trotzdem klare interne Daten, Performance-Kontext und People Insights, um die Employee Experience gut zu gestalten. Ohne diese Transparenz kann HR ein compliance-konformes Setup haben und trotzdem nicht sehen, was in den Teams passiert.

Die HRIS- und People-Management-Plattform von Leapsome hilft Unternehmen, Workforce-Daten und Mitarbeiterprofile zu zentralisieren und mit Performance- und Entwicklungsdaten zu verbinden. Das gibt HR-Verantwortlichen mehr Klarheit über Beschäftigungsstrukturen hinweg.

Mit Leapsome könnt ihr:

• Workforce-Transparenz verbessern: Team-Daten und People Insights über den gesamten Employee Lifecycle hinweg verbunden halten.
  
  
• Performance-Management stärken: Reviews, Ziele und Feedback mit aktuellen Mitarbeiterprofilen verknüpfen.
  
  
• Mitarbeiterentwicklung fördern: Lernpfade mit Performance-Kontext und Entwicklungsgesprächen verbinden.
  
  
• Konsistente Employee Experience schaffen: Führungskräften klarere Daten geben, damit sie Mitarbeitende zuverlässig unterstützen können.

„Mit Leapsome konnten wir Performance Reviews, Zielsetzung, Onboarding und Offboarding automatisieren, und das hat uns geholfen, den manuellen Aufwand unseres Teams um etwa 20 % zu senken.“  Weronika Czerny-Nowakowska, Chief Operating Officer bei Neurons Lab

‍

🧑‍🤝‍🧑 Ein Zuhause für den gesamten Employee Lifecycle

Die zentralen HRIS- und People-Management-Tools von Leapsome machen es leicht, eine starke Co-Employment-Struktur zu pflegen, dank klarer Daten und integrierter Unterstützung für Mitarbeiterentwicklung.

👉 Demo anfordern