SQUAKE

😮 ‍ 💨 Die Herausforderung

SQUAKE implementierte sein erstes HRIS in einem sehr frühen Stadium. Zu dieser Zeit war das Setup umfassend, aber für eine ganz andere Phase des Unternehmens konzipiert. Doch als das Unternehmen über sein Gründerteam hinauswuchs, begann diese frühe Konfiguration, sich negativ auf das Unternehmen auszuwirken.

Was einst zur Unterstützung des Wachstums konzipiert war, führte zu unnötiger Komplexität bei den täglichen Personalaufgaben. Einfache Aktualisierungen erforderten einen unverhältnismäßigen Aufwand, und Routineprozesse waren im Laufe der Zeit immer schwieriger zu verwalten.

Wir haben viel zu viel Zeit damit verbracht, nur Aufgaben auszuführen und uns nicht auf die Menschen zu konzentrieren.

Die Wirkung war im gesamten Team schnell spürbar. Die Zeit, die mit der Navigation in den HR-Systemen verbracht wurde, bedeutete weniger Zeit für die Unterstützung von Mitarbeitern, Managern und dem Unternehmen selbst.
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Gleichzeitig trat das Unternehmen in eine neue Phase ein. Die Bewertungen erfolgten informell und wurden von einzelnen Managern gesteuert — nicht von einer gemeinsamen Struktur getragen.SQUAKE wollte mehr Konsistenz einführen, ohne die Autonomie zu verlieren oder Prozesse um des Prozesses willen hinzuzufügen.

💜 Leapsome auswählen

Als SQUAKE begann, nach einem neuen HRIS zu suchen, versuchten sie, ein sehr praktisches Problem zu lösen. Zu viel Aufwand wurde für alltägliche HR-Aufgaben aufgewendet, und das bestehende Setup passte nicht mehr zur Arbeitsweise des Unternehmens.

Wir wollten etwas Einfaches, etwas Unkompliziertes — etwas, mit dem wir ein neues Kapitel für das Unternehmen beginnen konnten.

Das Team benötigte ein System, das nicht von einer aufwändigen Personalverwaltung abhängig war. Es musste auch etwas sein, das Manager und Mitarbeiter ohne umfangreiches Onboarding oder ständigen Support nutzen konnten.

Von den ersten Interaktionen mit Leapsome an lag der Schwerpunkt darauf, das Team bei der Änderung zu unterstützen und sicherzustellen, dass es schnell loslegen konnte.

Es hat uns sehr gut gefallen, dass man mit Leapsome flexibel sein konnte. Wir konnten mit etwas sehr Einfachem beginnen — etwas, das sogar die Manager gerne nutzten.

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Das Abwesenheitsmanagement war einer der Bereiche, in denen der Unterschied schon früh sichtbar wurde. In der vorherigen Konfiguration war die Verwaltung der Urlaubstage eine wiederkehrende Reibungsquelle gewesen. Mit Leapsome waren Anfragen, Genehmigungen und die Sichtbarkeit einfacher zu handhaben, sodass das Team einen klaren Überblick darüber hatte, wer wann abwesend war.

Neben den alltäglichen Arbeitsabläufen schätzte SQUAKE auch ein einziges System, das sowohl die wichtigsten Personaldaten als auch die Gehaltsabrechnung verwalten konnte. Das machte es einfacher, genaue Informationen zu verwalten und die Betriebsabläufe zu unterstützen, auf die sie hingearbeitet hatten. Zusammengenommen prägten diese Überlegungen die Entscheidung, zu Leapsome zu wechseln.

🎯 Das Ergebnis: weniger Zeit für die Personalabteilung, mehr Eigenverantwortung im gesamten Team

SQUAKE reduzierte den Zeitaufwand für die tägliche Personalarbeit erheblich. Prozesse, die zuvor kontinuierlichen manuellen Aufwand erforderten, einschließlich der Pflege der Mitarbeiterdaten, der Verwaltung von Abwesenheiten und der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, nehmen jetzt viel weniger Zeit in Anspruch.

Wir haben die Zeit, die wir für Personalaufgaben aufwenden, um etwa 50% reduziert.

Die Personalprozesse bei SQUAKE nehmen etwa vier bis fünf Stunden pro Monat in Anspruch, einschließlich der Gehaltsabrechnung. Dies war eine deutliche Verbesserung für ein Team, das zuvor unverhältnismäßig viel Zeit mit grundlegenden Personalaufgaben verbracht hatte.

Leapsome wurde dem gesamten Unternehmen in einer einzigen 30-minütigen Sitzung vorgestellt. Das reichte aus, damit die Mitarbeiter die Plattform nutzen und selbstständig damit arbeiten konnten.

Entscheidend ist, dass die Verantwortung für Personalprozesse dorthin verlagert wurde, wo Entscheidungen getroffen werden. Manager erledigen Routineaufgaben wie die Aktualisierung der Mitarbeiterinformationen, die Genehmigung von Abwesenheiten und die Mitwirkung an der Gehaltsabrechnung nun selbst. Dies verringerte den Bedarf an zentraler Koordination und machte die Personalprozesse langfristig einfacher handhabbar.

🔜 Was kommt als Nächstes für SQUAKE und Leapsome

Mit einer soliden HRIS-Grundlage konzentriert sich SQUAKE nun auf Leistung und Feedback.

Bewertungen waren einer der ursprünglichen Gründe, warum das Team begann, seine Personalstruktur zu überdenken. Bisher hatten die Manager ihre eigenen individuellen Prozesse verfolgt, was es schwierig machte, Konsistenz aufzubauen oder strukturiertes Feedback einzuholen.

Wir wollen weg von Managern, die ihren eigenen individuellen Prozess durchführen, und mehr Struktur in den Arbeitsablauf bringen.

Es ist geplant, mit einem ersten Beurteilungszyklus zu beginnen, der sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter gut funktioniert, und ihn dann an die Funktionsweise in der Praxis anzupassen. Das Feedback wird an einem gemeinsamen Ort gespeichert, sodass es im Laufe der Zeit einfacher wird, darauf zurückzugreifen.

Leapsome wird diesen nächsten Schritt unterstützen, indem es SQUAKE einen konsistenten Arbeitsablauf für Bewertungen bietet und gleichzeitig Spielraum für Anpassungen im Laufe der Zeit lässt.
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