Die 7 besten PTO-Tracking-Software-Lösungen für Abwesenheitsmanagement 2026
Mitarbeitende, die ihren gesamten bezahlten Urlaub (PTO) nehmen, sind in der Regel engagierter, kreativer und weniger anfällig für Burnout. Trotzdem nutzen über 40 % der Berufstätigen in den USA ihren zugewiesenen Urlaub nicht voll aus.*
Warum? Unterbesetzung, schlechte PTO-Koordination** und ineffizientes Urlaubsmanagement. Häufig verschärft durch Budgetkürzungen im Personalbereich und steigende Krankheitsfehlzeiten.***
Die Lösung? PTO-Tracking-Software. Sie vereinfacht Urlaubsanträge für Mitarbeitende und verschlankt Genehmigungs- und PTO-Management-Prozesse für HR-Teams.
Egal, ob ihr zum ersten Mal eine PTO-Management-Plattform einführt oder euer aktuelles Tool ersetzen wollt: dieser Artikel stellt sieben der besten PTO-Tracking-Software-Lösungen 2026 vor. Mit Funktionen, Stärken und Schwächen im Vergleich. Damit ihr die richtige Wahl trefft.
🤝 Abwesenheitsmanagement leicht gemacht
Erstellt, weist zu und verwaltet Abwesenheits-Policies in Leapsomes menschenzentriertem HRIS.
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*Pew Research, 2023
**International Foundation of Employee Benefit Plans, 2024
***CIPD, 2023
Die folgenden Informationen basieren auf unserer Recherche im Dezember 2024. Alle im Text erwähnten Nutzer-Feedbacks stammen aus unabhängigen Software-Bewertungsplattformen (wie G2 und Capterra) und wurden im Dezember 2024 erhoben.
Warum sich PTO-Tracking-Software für heutige HR-Teams lohnt
Hohe Arbeitsbelastung und neue Herausforderungen am Arbeitsplatz fordern Fachkräfte weltweit. Unsere Recherche zeigt: über 60 % der Führungskräfte führen inzwischen mehr Direct Reports, und jede:r dritte Individual Contributor (IC) denkt ans Kündigen.
Außerdem fühlen sich besorgniserregende 44 % der US-Mitarbeitenden ausgebrannt wegen schlechter Work-Life-Balance. Und jede:r fünfte in Großbritannien musste sich im letzten Jahr wegen Stress eine Auszeit nehmen.
„Arbeitgeber stecken in einem Teufelskreis“, sagt Natalie Matalon, Chief People Officer der Stepstone Group. „Mehr Fehlzeiten führen zu mehr Druck auf die verbleibenden Mitarbeitenden, was wiederum zu mehr Stress und Burnout führt. Und letztlich die Produktivität belastet.“
PTO-Tracking-Software hilft, diesen Kreislauf zu durchbrechen. Mit folgenden Vorteilen:
Centralized data
A single source of truth for employee data and absence management policies.
Transparenz
Durch die Förderung klarer Genehmigungsabläufe, die Erstellung von Teamkalendern und die Standardisierung von Abwesenheitsrichtlinien können Manager sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Informationen haben, Missverständnisse und Terminkonflikte vermeiden und das Risiko von Vorurteilen und Bevorzugungen verringern.
Reduzierter Verwaltungsaufwand
Eine PTO-Tracking-Software kann die Aufgaben Ihres HR-Teams für die Urlaubsverwaltung reduzieren, indem sie Berechnungen automatisiert, Daten aktualisiert und analysiert und Genehmigungsworkflows implementiert, um unnötige manuelle Arbeit und Hin- und Her-Kommunikation zu minimieren.
Employee empowerment
The best PTO tracking software tools feature self-service capabilities. These portals make it easy for team members to view their leave balances and submit and track leave requests with minimal HR and managerial oversight.
Better resource allocation
PTO management tools allow People teams to stay one step ahead and plan for the future more effectively. With the PTO data they need at their fingertips, they can ensure everything will get done, and workloads are fairly disturbed.
1. Leapsome
Leapsome ist eine ganzheitliche, AI-gestützte HR-Plattform, die HR- und Mitarbeiterförderungs-Funktionen in einem nutzerfreundlichen System verbindet.
Unser HRIS bringt viele Funktionen für People Management mit. Darunter ein Abwesenheitsmanagement-Tool, das geplante und ungeplante Abwesenheiten über verschiedene Teams und Standorte hinweg im Griff hält.
Admins erstellen, weisen zu und verwalten Abwesenheits-Policies. Sie bauen Workflows für PTO-Anträge auf und verschlanken sie. Und verfolgen Abwesenheiten über Zeit. PTO-Salden werden in Echtzeit berechnet. Mit anteiligen Zahlungen, Übertrag und Anpassungen nach Betriebszugehörigkeit.
Wichtig: Leapsome hilft HR-Profis, Zeit zu sparen. Mit AI-gestützter Prozessautomatisierung. Und das geht weit über PTO-Tracking hinaus. Mit Tools für Time Tracking, Lohnabrechnung, Vergütung, Performance Reviews, Surveys und mehr ist Leapsome eure All-in-one-Lösung für HR.
Wichtigste Funktionen
Zentrales Policy-Management
- Anpassbare Abwesenheits-Policies nach Standort und Mitarbeitergruppen
- Unterstützung für verschiedene Abwesenheitstypen (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und mehr)
- Maßgeschneiderte Urlaubsregelungen für besondere Anforderungen (z. B. ein zusätzlicher Tag für mentale Gesundheit pro Jahr für alle)
- Automatisierte anteilige Berechnung für Neueinstellungen mitten im Jahr
- Konfigurierbare Übertragsregeln und betriebszugehörigkeits-abhängige Anpassungen
Workflow und Automatisierung
- Anpassbare Genehmigungs-Workflows für verschiedene Abwesenheitstypen
- Automatisierte Saldenberechnung
- Integration mit Arbeits- und Feiertagskalendern
Transparenz und Zugriff
- Team-Kalender-Ansicht für Abwesenheits-Koordination
- Self-Service-Anträge und Saldenprüfung
- Klare Sichtbarkeit von Urlaubsrichtlinien und verbleibenden Salden
Am besten geeignet für
Unternehmen, die ein intuitives, menschenzentriertes Tool zur Abwesenheitserfassung suchen. Mit zusätzlichen HRIS- und Mitarbeiterförderungs-Funktionen auf derselben Plattform. Ideal für alle, die einen zentralen, verschlankten Tech-Stack wollen.
- Integriertes HRIS verbindet Mitarbeiterförderung mit wichtigen HR-Tools
- Unterstützt Compliance mit Unternehmensrichtlinien und Arbeitsrecht
- Anpassbare, standortspezifische Abwesenheits-Policies
- Verfügbar in 38 Sprachen
- Intuitive Oberfläche
- Hochgradig skalierbar
- ISO 27001:2022-zertifiziert
- DSGVO- und CCPA-konform
- Kontinuierliche Weiterentwicklung und Feature-Rollouts können gelegentlich zu Bugs führen
- Einige Aspekte des HRIS-Tools sind noch in Entwicklung
Erfolge unserer Kunden
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2. BambooHR
BambooHR offers a vacation-tracking solution that integrates with its broader HR platform. The tool allows users to check for calendar conflicts, manage PTO requests, and send team members automatic updates.
This solution covers many essential aspects of PTO management alongside other human resources tools. However, another platform might better suit your needs if you want to consolidate your tech stack with a people-centered solution with robust employee engagement capabilities.
Top features
- Time-off calculator
- Customizable PTO policies
- “Who’s Out” calendar
- Absence reporting
- Approval workflows
Best for
Small to medium-sized businesses that don’t need robust employee engagement features but are looking for an easy-to-use HR platform with dedicated PTO capabilities.
- User-friendly interface
- Helpful training and onboarding
- Smartphone compatibility
- Built-in HRIS
- list item
- Some users say the platform lacks customization options for reports
- Some users report that integrations don’t work as expected
- Feature limitations may make it difficult to meet all needs with one platform
- Some smaller businesses consider the pricing to be “out of reach”
- list item
3. Factorial
Factorial’s PTO management feature helps admins manage their team’s time off by enabling them to approve leave requests, calculate PTO balances, and view upcoming schedules. However, Factorial’s HR features might not be advanced enough for organizations with more complex People management needs, especially due to a lack of customization.
Top features
- Leave management dashboard
- One-click approvals and denials
- Custom time-off policies and reporting
- Employee self-service portal
Best for
Small and scaling businesses that want to manage PTO on the go and monitor vacation policies across different countries.
- Comprehensive range of integrations
- Syncs with Google Calendar
- Consolidates HR and PTO data in one system
- Customizable workflows
- Data-driven insights
- list item
- Some users report a steep initial learning curve
- Not optimized for the US market
- Some users say that reporting could be improved
- Some users feel the modules aren’t granular enough to manage their complex business needs
- list item
4. HiBob
HiBob is an HRIS with employee experience features focused on engagement, culture, and productivity. It also supports a selection of core HR processes, including absence management and time tracking.
This platform streamlines PTO tracking for HR teams, managers, and employees, making it easy to request and approve days off for holidays, sick days, vacation days, parental leave, and other forms of PTO.
Top features
- Team absence calendar
- PTO requests and approvals
- Custom absence policies
- Time-off tracking
Best for
Fast-growing mid-sized businesses that are already familiar with HiBob and are looking for quantifiable time off and absence management data.
- Company culture and engagement-driven features
- Push notifications from Slack, Microsoft Teams, and the HiBob app
- Built-in HRIS
- list item
- Some users have issues with limited or inefficient integrations
- Some users report a lack of customization in some functions
- Some users have flagged problems with international policy management
- Some features and capabilities are still missing
- list item
5. Lattice
Lattice is a software solution mostly known for its performance management, goal-setting, and benchmarking features. HR teams can use Lattice’s HRIS to schedule time off and generate absence reports, but these features are still limited. If you’re interested in more sophisticated approval workflows and automated leave calculations, you might prefer one of the alternatives in this list.
Top features
- HRIS with employee records, onboarding, and HR workflows
- Compensation management
- Customizable goal-setting and tracking
- Analytics and reporting
Best for
Companies that already use Lattice for performance management want to introduce some absence management.
- Built-in HRIS
- Scalable for growing teams
- People analytics tools
- list item
- Not yet a comprehensive HRIS solution
- The absence management and time-tracking tools are still being developed
- High learning curve for new users
- Some users struggle with customization
- Some users feel the platform could be more intuitive
- list item
6. Personio
Personio is considered a well-rounded solution for HR management. Its absence management system streamlines policy creation and leave requests. It also consolidates team absence information in one calendar to improve visibility and accommodate easy planning.
Top features
- Absence management
- Time tracking
- Attendance tracking
- Workflow automation
- Analytics and reporting
Best for
Medium-sized companies looking for a scalable PTO solution.
- Comprehensive range of features
- Customizable absence and accrual policies
- Ability to select substitutes when requesting leave
- Unified absence reporting
- list item
- Requires additional features for employee engagement and feedback
- Some users find it difficult to view vacation allowances
- Some users say the UI could be improved
- list item
7. Rippling
Rippling is an HR platform that supports PTO tracking as part of its broader IT and HR management capabilities. It enables businesses to manage absence policies while supporting compliance with labor laws through automated processes.
Top features
- Time tracking
- Trends analysis
- PTO usage reporting
- Scheduling
Best for
Organizations that want to support compliance in several different countries.
- Automatically syncs time-tracking and payroll data
- Customizable policies and workflows
- Global compliance features
- list item
- Complex setup; self-guided implementation can present challenges
- Some users have flagged confusing time-off requests and scheduling processes
- Not ideal for smaller businesses
- A more expensive option
- list item
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Leapsome spart uns bei Performance Reviews enorm viel Zeit und hilft uns, eine offene, wertebasierte Feedbackkultur aufzubauen. Wir haben mehrere Plattformen verglichen, und Leapsome hat klar überzeugt: benutzerfreundlich, intuitiv und sehr anpassbar. Als Führungskraft schätze ich besonders, wie schnell und offen das Team von Leapsome auf unser Feedback und unsere Vorschläge reagiert.
Dr. Christian Grobe
Leapsome stärkt aussagekräftiges Feedback und Mitarbeiterengagement. Ein Must-have für jedes Unternehmen, in jeder Phase. Wir wachsen auf 750 Mitarbeitende zu, der Rollout war trotzdem einfach, schnell und erfolgreich. Der großartige Customer Support hat uns durch den gesamten Onboarding-Prozess begleitet.
Thore Schӓck
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Mit den People Analytics versteht ihr die Aussagekraft der Ergebnisse schnell. Wir nutzen außerdem häufig die 1:1-Funktion, die zwar sehr einfach, aber extrem nützlich ist.
Erica Ancobia
Wir sehen das People-Team als Partner, nicht als Verwaltungseinheit. Wir wollen uns auf unsere Mitarbeitenden konzentrieren, nicht auf Prozesse. Mit Leapsome haben wir die manuelle Arbeit rund um Feedback und Karriereentwicklung automatisiert. So können wir Zeit mit unseren Leuten verbringen: ihre Bedürfnisse verstehen, sie durch ihren ganz eigenen DCMN-Lifecycle begleiten und ihnen helfen, Sinn in ihrer Arbeit zu finden.
Theresa Jasaraj
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Preisen
Es gibt viele Möglichkeiten, PTO innerhalb Ihres Unternehmens zu verfolgen. Sie können dies manuell tun, indem Sie Papieraufzeichnungen oder interne Excel-Tabellen führen. Diese Methode kann jedoch chaotisch und kompliziert werden — selbst für kleine Unternehmen.
Der beste Weg, PTO zu verfolgen, ist mit Personalsoftware, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht wie Leapsome. Dies ist die zeit- und kosteneffizienteste Option. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Urlaubsverwaltungsaufgaben zu reduzieren und Abwesenheitsrichtlinien zu kommunizieren, damit alle Mitarbeiter wissen, wann und wie sie eine PTO in Anspruch nehmen müssen. Außerdem können Sie so ein hohes Maß an Datengenauigkeit sicherstellen, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu gewährleisten.
Die PTO-Tracking-Software wurde entwickelt, um wichtige Aspekte des Urlaubsmanagements zu automatisieren und zu erledigen, darunter:
- Urlaubsanträge erstellen und beantworten
- Definition und Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien
- Berechnung und Nachverfolgung von PTO-Ansprüchen
- Senden von Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Generierung von team- und unternehmensweiten PTO-Kalendern
Zu diesen Tools gehören häufig Self-Service-Portale für Mitarbeiter, wodurch der Verwaltungsaufwand für die Personenteams reduziert wird. Viele verwenden KI auch, um detaillierte Analysen und Berichte zu erstellen, sodass Personalfachleute Zeit sparen und Verbesserungsmöglichkeiten in ihrem PTO-System identifizieren können.
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