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Die 8 besten Payroll-Software-Optionen für kleine Unternehmen 2026

Wer freut sich nicht auf den Zahltag? Außer vielleicht die überlasteten HR-Teams.

Lohnabrechnung kann für kleine Unternehmen mit knappen internen Ressourcen eine enorme administrative Belastung sein. Mit der richtigen Software und der passenden Unterstützung verwandelt euer Team die Lohnabrechnungszyklen in ein schlankes System, das eurer People-Strategie echten Mehrwert bietet.

Aber wie wählt ihr einen Anbieter aus, und welche Lohnabrechnungssoftware ist die richtige für euer kleines Unternehmen? Im Folgenden haben wir die Fakten aufgeschlüsselt: Top-Tipps, worauf ihr achten solltet, und eine Liste mit acht erstklassigen Lohnabrechnungslösungen.

Für jedes Tool zeigen wir:

Hauptfunktionen, die Lohnabrechnungsprozesse unterstützen
Vor- und Nachteile, basierend auf Kund*innenbewertungen
Eine Zusammenfassung, die euch bei der Auswahl der passenden Lösung hilft

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*Die folgenden Informationen basieren auf unserer Recherche im September und Oktober 2024. Alle erwähnten Nutzer*innenbewertungen stammen aus September und Oktober 2024 von unabhängigen Software-Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra.

Worauf ihr bei der Auswahl der besten Payroll-Software für euer kleines Unternehmen achten solltet

Viele HR-Tools versprechen, eurem People-Team bei der Optimierung komplizierter Lohnabrechnungsprozesse zu helfen. Auch wenn die Funktionen auf den ersten Blick ähnlich aussehen, gibt es deutliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Payroll-Tools.

Auffällige Features sind schön und gut. Aber wenn ihr das Beste aus eurer Payroll-Technologie holen wollt, sollte der gewählte Anbieter all diese Punkte erfüllen:
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Benutzerfreundliche Oberfläche. Wenn das Tool nicht einfach zu bedienen ist, nutzt es niemand. Wählt eine people-first Software mit hervorragender User Experience, damit die unternehmensweite Einführung gelingt.

Kostengünstig und skalierbar. Achtet auf eine flexible Plattform mit einer umfassenden Tool-Suite, aus der ihr je nach Unternehmenswachstum auswählen könnt. So zahlt ihr nicht für Funktionen, die ihr nicht braucht. Lasst euch außerdem nicht von günstigen Einstiegspreisen täuschen: Zusatzgebühren für mehr Nutzer*innen und Funktionen können schnell teuer werden.

Verlässlicher Kund*innensupport. Wenn ihr ein Problem mit der Lohnabrechnung habt, müsst ihr wissen, dass jemand verfügbar ist und schnell eine Lösung findet.

Nahtlose Systemintegration. Wenn Payroll-Aufgaben auf mehrere Plattformen verteilt sind, wird es schnell chaotisch. Setzt auf Software, die sich in eure bestehenden HR-Systeme integriert, damit ihr HR-Prozesse vereinheitlicht und eine zentrale Informationsquelle aufbaut.

Leapsome ist zum Beispiel ein Human Resources Information System (HRIS), das viele Punkte auf eurer HRIS-Anforderungs-Checkliste abdeckt. Es wurde entwickelt, um Tools für Mitarbeitendenentwicklung und HR auf einer Plattform zu konsolidieren. Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die HR-Aufgaben, Lohnabrechnung und Engagement-Initiativen an einem Ort erledigen wollen.

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‍Schaut in unseren Guide zur Auswahl von HRIS-Software, inklusive aktueller Liste der Top-Lösungen für kleine Unternehmen.

Anbieter

Preise

Am besten geeignet für

Leapsome

Flexible Preise ab 7 US$ (pro Nutzer:in/Monat)

38 Sprachen

4,8

ADP RUN

ADP RUN starts at US$79 per month, plus US$4 per user per month

4 — English, Spanish, French, and Portuguese

4.5

Gusto

Gusto’s pricing starts at US$40 per month, plus US$6 per user per month

1 — English only

4.6

Homebase

Homebase’s payroll integration can be added to any plan for US$39 per month, plus US$6/user per month

1 — English only

4.6

Paychex Flex

Paychex Flex’s pricing information isn’t readily available

2 — English and Spanish

4.2

Paycor

Paycor’s pricing information isn’t readily available

1 — English only

4.4

Rippling

Rippling plans start at US$8 per month. Its payroll software can be added for a custom fee

1 — English only

4.9

Wave

Wave payroll is US$20 or US$40 per month, depending on where you’re based (plus US$6 per active employee and US$6 per active independent contractor)

1 — English only

4.4

1. Leapsome

Leapsome's payroll management interface, with tabs for "Personal info," "Salary," and "Absences." A table lists employees' names, birthdays, start dates, and addresses, with some fields blank. Buttons for "Approve," date navigation, and "Edit policy" are at the top.

Leapsome ist die #1 bewertete HR-Plattform für Mitarbeitendenentwicklung. Sie bietet eine breite Palette skalierbarer, intelligenter Tools für ambitionierte, wachsende Unternehmen.

Zu unseren wichtigsten Produkten gehören:

Unsere umfassende Plattform konsolidiert Tech-Stacks und automatisiert zentrale HR-Prozesse und Verantwortlichkeiten. So steigt die Performance, das HR-Management wird effizienter, und der interne Betrieb läuft reibungslos.

Das neue HRIS von Leapsome hebt diese Funktionen auf das nächste Level. Unsere datengestützte, people-first Lösung verbindet jede Phase des Mitarbeitenden-Lebenszyklus. So gewinnt ihr tiefere, ganzheitliche Performance-Insights und leitet konsistente, wirkungsvolle Maßnahmen ab. Außerdem bietet die Plattform integrierte Funktionen, die bestehende Payroll-Prozesse verschlanken. Euer HR-Team hat mehr Zeit, sich auf die Weiterentwicklung einer positiven Arbeitsumgebung zu fokussieren.

Unser Payroll-Tool unterstützt euer kleines Unternehmen bei der Lohnabrechnungsvorbereitung. Ihr startet Abrechnungszyklen automatisch und erstellt und verteilt wichtige Dokumente wie Gehaltsabrechnungen. Wir entwickeln unsere Tools kontinuierlich weiter, um den Funktionsumfang stetig auszubauen.

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Wir zeigen euch gern, warum führende Unternehmen auf Leapsomes intelligente Tools setzen, um ihr HR-Management zu optimieren.

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Die wichtigsten Funktionen

Payroll-Support. Speziell entwickelte Tools vereinfachen komplexe, zeitaufwändige Lohnabrechnungsprozesse. Die Plattform ermöglicht Admins, Vergütungsrichtlinien zu definieren und zu verwalten, Abrechnungszyklen zu automatisieren, Gehaltsabrechnungen gesammelt hochzuladen und Daten in anpassbare Formate zu exportieren, die sich nahtlos in bestehende Payroll-Systeme einfügen.

HR-Kernaufgaben. Zentralisiert und optimiert wichtige HR-Funktionen wie Verwaltung von Mitarbeitendendaten, Organisationsmanagement, Dokumentenmanagement und Compliance-Tracking.

Reporting und Analytics. Ein robustes Framework für die Erstellung und Anpassung von Berichten mit AI-gestützten Funktionen, das datengestützte Insights über den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus hinweg liefert.

Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Admins erstellen, verwalten und passen Richtlinien effizient an, inklusive Abteilungsregeln, Übertragungsregeln und zeitabhängiger Änderungen. HR-Teams nutzen das Tool, um Saldenberechnungen zu automatisieren, Genehmigungsprozesse zu standardisieren und Neueinstellungen oder Richtlinienänderungen ohne manuelle Neuberechnungen abzubilden.

Am besten geeignet für

Das HRIS-Tool von Leapsome ist ideal für KMU und Start-ups, die eine people-first HR-Plattform suchen. Mit Tools für Payroll, HR-Kernaufgaben, Performance Management, Mitarbeitendenentwicklung und mehr.

Vorteile

Konsolidierte HRIS- und Mitarbeitendenentwicklungs-Funktionen
Nützlich für HR-Verantwortliche und für Mitarbeitende des gesamten Unternehmens
People-first Software-Lösung
Leistungsstarke Analytics
Benutzerfreundliche Oberfläche
Individuell anpassbare Zugriffsrechte und Berechtigungen
Unterstützt 38 Sprachen
Starker Kund*innensupport
Integrierte AI-gestützte Tools

Nachteile

Die Payroll-Funktionen sind anfangs noch begrenzt, werden aber aktiv weiterentwickelt
Möglicherweise nicht die beste Wahl, wenn ihr nur die nötigsten Payroll-Tools braucht und nicht in Mitarbeitendenentwicklung investieren wollt

Erfolge unserer Kunden

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2. ADP RUN

RUN is a payroll integration by ADP, a large and trusted global payroll provider. It offers simple payroll and benefits administration, along with self-service and automation features designed to help small and growing businesses save time and money.
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Main features

Tax compliance support: Offers automatic tax calculations, filings, and payments, as well as built-in compliance updates to support federal, state, and local regulations.

Payroll Autopilot: Provides full-service payroll capabilities with the option to set recurring or off-cycle payroll runs as needed.

Time tracking: Has add-on time and attendance tracking features for employees, with biometric and geofencing tools to ensure accuracy and security.

Best for

RUN by ADP is a good option for businesses with fewer than 50 employees. It’s especially suitable for companies that require advanced tax management features to support compliance as they scale.

Pros

Designed for small businesses and startups
Easy to use
Employee self-service capabilities

list item

Cons

Customer support could be improved
Some users say the time management tools are “clunky”
Some users report that the technology can be “glitchy”

list item

3. Gusto

Gusto is an online payroll and HR tool that supports payroll processing for employees and contractors. With unlimited payrolls, contractor-only plans, and integrations with other HR platforms, this solution has plenty to offer small business owners.
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Main features

Full-service payroll: It is possible to run automatic payroll cycles or carry them out manually with a three-step process. Includes reporting, employee self-service tools, and automatic tax filing.

Benefits administration: Automates payroll deductions for benefits contributions and enables companies to add or change employee benefits throughout the year.

Time tracking: Eliminates manual data entry with easy time logging via any web browser or the Gusto Wallet app.
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Best for

Gusto is best suited to businesses and startups that work with a mix of employees and contractors. It’s also a worthy option for companies planning to expand globally.

Pros

User-friendly interface
Contractor-only plans
Unlimited payroll runs
Simple, easy-to-use time-tracking tools

list item

Cons

Some users experienced slow loading times
A more expensive option
Some users report access issues
Some users say customer support could be improved

list item

4. Homebase

Collage of images from Homebase's payroll and HR software platform.

Homebase is a cloud-based team management solution with tools for time tracking, scheduling, and payroll. It’s designed for small, brick-and-mortar businesses and has more affordable pricing than many competitors.
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Main features

Scheduling software: Allows small business owners to create custom schedules with just a few clicks, sends automatic shift reminders to staff, and collects team availability with the employee app.

“Set and forget” payroll: Offers a full-service payroll add-on that integrates with time tracking and scheduling tools, so business owners can pay their team in just a few minutes.

Hiring and onboarding: Supports paperless, automated onboarding processes with secure document management for direct deposit, W-4, W-9, and I-9 forms.
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Best for

Homebase is a good starter software for small businesses (predominantly those that operate in the service industry) that want an easy-to-use tool for scheduling, time tracking, and payroll. However, its features are limited compared to other, more advanced software solutions.

Pros

Ideal for small, brick-and-mortar businesses
No training required
Affordable price point
Wide range of tools
Flat monthly fee for unlimited payroll

list item

Cons

Most features are limited to more basic functionalities
Some users have experienced occasional lagging and connectivity issues
It is not ideal for larger companies with more complex HR needs

list item

5. Paychex Flex

Screenshot of the Paychex Flex platform interface.

Paychex Flex is a combined payroll and HR solution that offers tiered plans to meet different business needs. It offers a range of flexible integrations to help manage payroll, recruitment, employee experience, and benefits in one place — though many advanced features are add-ons.
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Main features

Digitized payroll: Enables users to complete payroll online, access specialist support, and automate tax administration.

Analytics and reporting: Offers more than 160 standard reports (plus custom and pre-processing reports) to help efficiently manage HR, payroll, and benefits.

Compliance support: Ensures that all tax filings meet local requirements. All plans include new hire reporting for employees and contractors, plus up-to-date labor law information.
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Best for

While it’s suitable for businesses of all sizes, Paychex Flex is best suited to companies that need a simple or custom-built solution and employ fewer than 50 workers. The Essentials plan doesn’t include more complex HR and benefits administration features, so be prepared to pay for extra functionality as your company grows.

Pros

Intuitive interface
Self-service capabilities for employees and contractors
Customizable plans
Stripped-down payroll processing

list item

Cons

Limited standard HR tools
Add-ons can add up cost-wise
Some users say the platform can be hard to navigate

list item

6. Paycor

A screenshot of different Paycor interfaces viewed on mobile.

Paycor is a full-service payroll processing software with HR capabilities. It has add-ons like time tracking, benefits administration, and on-demand pay to streamline people management workflows.
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Main features

Payroll processing: The basic plan includes features like automated and off-cycle pay runs, basic tax services, wage garnishments, online paycheck stubs, and payroll reporting.

Tax compliance: Presents compliance alerts and recommendations in an intuitive dashboard and handles tax filing, W-2, and 1099 processing.

Paycor Mobile Wallet: Provides a secure place where employees can access wages, pay card information, and financial wellness resources.
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Best for

Thanks to its wide range of features, Paycor is great for businesses with complex HR needs. The platform may be better suited to medium or large companies due to the relatively high cost of adding necessary integrations.

Pros

Scalable
On-demand pay features
Self-service portal and app
Simple payroll processing
All-in-one platform

list item

Cons

Some users report poor customer support
The tool doesn't come with an integrated time tracking feature (it’s an add-on)
A more expensive option when compared with competitors
Some users find the setup process complicated

list item

7. Rippling

A screenshot of an interface from Rippling's payroll software.

Rippling is a popular workforce management system for HR, IT, and finance teams. It includes a payroll product with optional people management features like benefits administration, an applicant tracking system (ATS), and new hire onboarding.

Main features

Payroll automation: Enables users to calculate payroll earnings and deductions, issue reimbursements, manage direct deposit payments, and remit taxes to local authorities.

HRIS integration: Saves time and supports data-driven decision-making by automating manual HR tasks, minimizing compliance errors, and enabling employee self-service.

Certified compliance: Offers certified payroll tax calculations and transmissions in line with national, local, and industry-specific tax laws.
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Best for

Rippling Unity (Rippling’s basic plan) is best for small businesses and startups that want payroll software without additional HR capabilities. The platform also works well for larger companies with more complex requirements, as more comprehensive, custom packages with extra features are available.

Pros

Customizable plans
Intuitive, user-friendly design
Flexible payroll runs
Time-saving automations

list item

Cons

Some users report slow problem resolution
Some people say they’ve experienced lags and glitches with the software

list item

8. Wave

A screenshot of a payroll summary interface within Wave's platform.

Wave is a no-fuss money management platform for companies of all kinds. It offers a straightforward payroll tool specifically designed for small businesses and works seamlessly with the rest of its accounting, invoicing, and payment features.
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Main features

Automatic tax management: Saves time with automatic tax filings and payments in eligible states.

Self-service features: Provides employees with online access to pay stubs and tax forms, as well as the ability to update banking and contact details.

Accounting integration: Connects with the rest of your Wave account to minimize manual bookkeeping and streamline HR management.
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Best for

Wave is made for small businesses that don’t have a lot of internal payroll resources or experience. It’s an affordable option for anyone who already uses Wave software — especially those who pay contract workers and seasonal employees.