Payroll-Integration: Wie einfachere Payroll das Vertrauen der Mitarbeitenden stärkt
Eine Payroll-Integration verbindet eure Payroll-Software mit den Mitarbeiterdaten, die ihr braucht, um Teams pünktlich und korrekt zu bezahlen. Viele HR-Teams nutzen Integrationen, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden und Änderungen wie Abwesenheiten oder Gehaltsanpassungen automatisch zu synchronisieren.
Doch HR-Verantwortliche sollten über das reine Zeitsparen hinausblicken, mit dem Integrationen oft beworben werden. Ihr eigentlicher Wert liegt in verlässlichen Daten. Jeder Lohnlauf muss mit den Änderungen aktualisiert werden, die eine Person in ihrem Abrechnungszeitraum erhält. Bleiben diese Änderungen in getrennten Tools hängen, muss HR die Lücken von Hand schließen, bevor Fehler in der Gehaltsabrechnung landen.
Mitarbeitende spüren das sofort. 2024 fand Remote heraus, dass 53 % der befragten Mitarbeitenden im Laufe ihrer Karriere schon einmal ein Problem mit der Gehaltsabrechnung hatten.* Zwar erkannten 95 % der befragten HR-Verantwortlichen an, dass sich Abweichungen bei der Gehaltsabrechnung auf Mitarbeitende auswirken, doch erschreckende 30 % glaubten, der Effekt sei gering bis gar nicht vorhanden.
Genau diese Wahrnehmungslücke zwischen HR und Mitarbeitenden zeigt, warum Payroll-Integration mehr sein sollte als ein Weg, Daten schneller zu bewegen. Wir zeigen euch, wie sie hilft, Mitarbeiterdaten systemübergreifend korrekt zu halten, damit sich Mitarbeitende auf ein konsistentes, verlässliches und vertrauenswürdiges Unternehmen verlassen können.
* Remote, 2024
Was ist eine Payroll-Integration?
Eine Payroll-Integration ermöglicht es eurer Payroll-Software, Informationen mit anderen Business-Anwendungen auszutauschen. Aktualisiert HR zum Beispiel ein Mitarbeiterprofil, genehmigt einen Abwesenheitsantrag oder bestätigt eine Vergütungsänderung im HRIS, erhält das verknüpfte Payroll-System die relevante Änderung automatisch, ohne separate manuelle Eingabe.
Manche Plattformen bringen vorgefertigte Integrationen mit Payroll-Tools mit. Andere brauchen eine Payroll-API-Integration, um Daten zwischen Systemen zu bewegen.
Typische Systeme, die von Payroll-Integrationen profitieren, sind:
- HRIS-Tools und Mitarbeiterprofile: Payroll muss Mitarbeiterdetails wie Steuerklasse, Gehalt und Steuerinformationen berücksichtigen.
- Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme: Daten zu Zeiterfassung und Anwesenheit, etwa genehmigte Abwesenheiten und Überstunden, verändern die Arbeitszeit und fließen automatisch in die Payroll.
- Mitarbeiterbenefits und Vergütungsmanagement: Payroll erhält Updates zu Abzügen, Boni und Vergütungsänderungen.
Vier Optionen für Payroll-Integrationssoftware
Die besten Lösungen verbinden HR-Entscheidungen mit Payroll, ohne Daten zwischen Systemen zu verändern, zu duplizieren oder zu verlieren. Welche Payroll-Integrationssoftware zu eurem Unternehmen passt, hängt aber davon ab, wo euer Payroll-Prozess an Genauigkeit verliert.
Hier sind vier zuverlässige Optionen, die ihr in Betracht ziehen könnt.
1. Leapsome
„Alle Payroll-Daten leben in Leapsome: Das ist eine lebendige Zahl. Ändern sich Gehälter, aktualisieren Manager:innen sie direkt.“
Siddharth Dhanuka, Head of Finance and Operations bei SQUAKE
Leapsome ist ein All-in-one-HRIS und Talent-Management-System, das sich besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen eignet, die schon lange vor dem Lohnlauf wissen wollen, dass ihre Daten stimmen. Unsere Lohnabrechnung zieht jede relevante Information aus den Mitarbeiterprofilen in einen einzigen Workflow, damit HR-Teams Daten nicht bei jeder kleinen Änderung erneut eingeben müssen.
Ein großer Vorteil von Leapsome ist die saubere Lohnabrechnung: Ihr könnt automatisch aktualisierte Payroll-Daten prüfen, bevor ihr sie an Anbieter wie ADP, DATEV oder Paylocity übergebt. Leapsome unterstützt die Lohnabrechnung jedoch, statt einen Payroll-Anbieter zu ersetzen. Der eigentliche Auszahlungsprozess liegt also weiterhin bei einer anderen Organisation.
2. Workday
Workday ist ein People-Management-Tool für große Unternehmen, das sich an HR- und Finance-Teams richtet. Es passt zu großen Organisationen mit komplexen HR- und Payroll-Abläufen. Der größte Vorteil ist die Skalierbarkeit: Workday unterstützt Teams mit über 100.000 Mitarbeitenden bei der Datenverwaltung an einem Ort. Der Nachteil ist die Komplexität, besonders für kleinere Unternehmen, die nicht den vollen Funktionsumfang dieses Payroll-Integrationstools brauchen.
3. Deel
Deel eignet sich gut für Unternehmen, die internationale Payroll und Freelancer managen und die Unterstützung eines Employer of Record (EOR) brauchen. Der größte Vorteil ist die globale Reichweite: Deel bietet sichere Payroll-Abwicklung, die den Vorgaben von 150 Ländern entspricht. Andererseits berichten Nutzer:innen häufig von versteckten Gebühren und holprigem Kundensupport in den günstigeren Tarifen.
4. NetSuite
Oracles NetSuite wurde für Unternehmen entwickelt, die Payroll eng mit ERP-, Buchhaltungs- und Finance-Workflows verknüpfen wollen. Das SuitePeople-Payroll-Modul nutzt eine einheitliche Datenbank, sodass Payroll-Daten ohne manuellen Abgleich oder Dateiimporte direkt in die Hauptbuchkosten einfließen. Allerdings ist die Preisgestaltung happig, und das Payroll-Modul lässt sich nicht getrennt von NetSuites ERP-Kernlösung kaufen.
Wie sich Payroll-Probleme auf die Employee Experience auswirken
HR-Teams beschreiben Payroll-Probleme oft als administrative Fehler oder Systempannen. Mitarbeitende erleben sie dagegen als Vertrauensproblem. So kann sich dieser Vertrauensverlust zeigen und eure Unternehmenskultur mit der Zeit untergraben.
Mitarbeitende zweifeln an der Verlässlichkeit des Unternehmens
Die Genauigkeit der Payroll zeigt Mitarbeitenden, ob ein Unternehmen die Grundlagen beherrscht. Sehen sie eine falsche Auszahlung, eine fehlende Gehaltsanpassung oder einen falschen Abzug, denken sie nicht an fehlerhafte Datenflüsse. Sie fragen sich, warum das Unternehmen etwas so Wichtiges übersehen hat.
Dieses Gefühl der Ungerechtigkeit wird schnell zum Retention-Problem: Laut Gartner haben Mitarbeitende, die ihre Bezahlung als unfair empfinden, eine um 15 % geringere Bleibeabsicht und ein um 13 % geringeres Engagement.
Manager:innen verlieren an Glaubwürdigkeit
Manager:innen kommunizieren Entscheidungen, die die Bezahlung betreffen, oft schon, bevor Payroll sie verarbeitet. Sie sprechen über Gehaltsänderungen (egal ob ein einmaliger Weihnachtsbonus oder eine große Beförderung), Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Erreichen diese Entscheidungen Payroll wegen getrennter Prozesse nicht, schwindet das Vertrauen der Mitarbeitenden ins Unternehmen. Sie haben etwas von ihrer Führungskraft gehört und etwas anderes auf der Gehaltsabrechnung gesehen. Dieser Frust trifft auch die Führungskraft: Die unangenehme Situation zwingt sie, einen Fehler zu erklären und zu verantworten, den sie vielleicht gar nicht gemacht hat.
Aus kleinen Payroll-Fehlern werden größere Retention-Probleme
Verpasst HR eine Gehaltsänderung oder ein Abwesenheits-Update, weil Daten in getrennten Tools liegen, kann das Team die Abrechnung zwar korrigieren, doch derselbe Fehler taucht im nächsten Abrechnungszyklus oft wieder auf. Spätestens dann hören Mitarbeitende auf, Payroll-Fehler als Einzelfälle zu sehen, und fangen an, jede Gehaltsabrechnung zu prüfen und jede Genehmigung aufzuheben. Laut NAWBO beginnt etwa die Hälfte der Mitarbeitenden nach nur zwei fehlerhaften Gehaltsabrechnungen mit der Jobsuche.
Mit Plattformen wie Leapsome, die Mitarbeiterprofile und Payroll-Daten von Anfang an verbunden halten, lässt sich dieses Fluktuationsrisiko senken.
🛑 Stoppt Payroll-Fehler an der Quelle
Leapsomes HRIS- und People-Management-Plattform verbindet Mitarbeiterprofile und Vergütungsinformationen, damit HR die Lohnabrechnung jedes Mal mit korrekten Daten vorbereiten kann.
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Können sich Mitarbeitende auf eure Payroll-Prozesse verlassen?
„Wenn eure HR-Systeme nicht wirklich miteinander sprechen … müsst ihr euch das eine aus dem HRIS holen, das andere aus der Leistungsbeurteilung, das nächste aus der Payroll … Ich glaube, da brechen die Zusammenhänge ein Stück weit auseinander.“
Sammie Masley, People and Talent Partner bei Leapsome
Bei der Payroll-Reife geht es nicht nur darum, wie schnell HR einen Lohnlauf abschließt. Es geht auch darum, ob Mitarbeitende den Daten hinter ihrer Bezahlung vertrauen können, ohne jedes Detail selbst zu prüfen.
Diese Warnsignale helfen euch einzuschätzen, wo euer Payroll-Prozess eine stärkere Integration braucht, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu erhalten.
Mitarbeitende melden regelmäßig Abweichungen in der Payroll
Melden Mitarbeitende häufig fehlende Stunden oder veraltete Gehaltsangaben, liegt die eigentliche Ursache meist weiter vorn im Prozess. Oft steckt dahinter ein nicht aktualisiertes Mitarbeiterprofil oder eine Vergütungsänderung, die Payroll nicht rechtzeitig erreicht hat. Da Payroll-Probleme einer der größten Vertrauenskiller sind, sind regelmäßige Abweichungen ein ernstes Warnsignal.
HR-Teams verbringen viel Zeit damit, Payroll-Probleme zu beheben
Korrekturen an der Payroll wirken produktiv, weil sie dringende Probleme lösen. Tauchen dieselben Probleme aber immer wieder auf, kompensiert euer Team in Wahrheit nur schwache Systeme.
Laut Deloitte verbringen HR-Teams bis zu 57 % ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben. Payroll-Fehler verschärfen diese Belastung zusätzlich. Jede Tabellenprüfung, jede Rückfrage bei Manager:innen und jede Last-Minute-Korrektur zieht HR tiefer in die Prozessadministration und weiter weg von strategischer Personalarbeit.
Onboarding und Mitarbeiterwechsel erfordern doppelte Dateneingabe
Veränderungen in der Teamstruktur bergen Payroll-Risiken, wenn HR dieselben Informationen mehrfach eingeben muss. Diese doppelten Einträge erhöhen die Wahrscheinlichkeit nicht übereinstimmender Daten und trüben die Employee Experience genau dann, wenn Genauigkeit am wichtigsten ist, etwa bei der ersten Gehaltsabrechnung oder einer Beförderung.
Best Practices für eine erfolgreiche Payroll-Integration
Mit diesen Schritten verbessert ihr die Integration eurer HR- und Payroll-Software.
Standardisiert euer Mitarbeiterdatenmanagement
„Wir können alles vorbereiten, die Daten sperren, exportieren und übergeben. Das ist sauber, schnell und konsistent.“
Siddharth Dhanuka, Head of Finance and Operations bei SQUAKE
Payroll-Integration braucht eine eindeutige Datenquelle, aus der sie Daten zieht, bevor sich Übertragungen automatisieren lassen.
Legt fest, wer für welches payroll-relevante Feld verantwortlich ist, vom Beschäftigungsstatus bis zur Benefits-Verwaltung, und definiert genau, wer diese Felder ändern darf. Mit klaren Zuständigkeiten stellt ihr sicher, dass Änderungen einen festgelegten Freigabeprozess durchlaufen, bevor sie Payroll erreichen.
Automatisiert wiederkehrende Payroll-Workflows
„Ihr könnt Payroll- oder IT-Aufgaben automatisch dem richtigen Team zuweisen, sobald ein neuer Mitarbeitenden-Datensatz angelegt wird. Ihr könnt sie sogar so einstellen, dass sie 10 Tage vor dem Startdatum ausgelöst werden.“
Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome
Payroll-Automatisierung soll fehleranfällige, wiederkehrende Übergaben überflüssig machen. Setzt Trigger an den Momenten, die immer Auswirkungen auf die Bezahlung haben. Wenn HR zum Beispiel eine neue Person einstellt, sollte das System Steuerklasse, Arbeitsstunden und Gehaltsinformationen für die erste Abrechnung automatisch in die Lohnabrechnung übernehmen und alle Folgeaufgaben automatisch zuweisen.
Überprüft Payroll-Prozesse regelmäßig
Mitarbeiterdaten und Compliance-Anforderungen ändern sich zu oft für einen „einmal einrichten und vergessen“-Ansatz.
Statt verstreute Tabellen erst zu prüfen, wenn etwas schiefgelaufen ist, sollten Payroll-Integrationen es HR-Teams leicht machen, die finalen Zahlen vor dem Lohnlauf zu überprüfen. Das fühlt sich für Teams, die ihre Payroll automatisieren wollen, erst einmal widersprüchlich an. Es hilft aber dabei, Fehler zu erkennen, bevor sie den Payroll-Anbieter erreichen, und den Prozess so anzupassen, dass sie sich nicht wiederholen.
Leapsome macht diese Prüfungen einfacher, indem payroll-relevante Änderungen direkt in die Lohnabrechnung einfließen. So prüfen HR-Teams einen einzigen aktualisierten Datensatz, statt das Gesamtbild jedes Mal neu zusammenzusetzen.
🧑🍳 Bereitet die Lohnabrechnung mit verlässlichen Daten vor
Leapsome verbindet Payroll-Daten aus Mitarbeiterprofilen, Abwesenheiten und Vergütung, damit HR Probleme erkennt, lange bevor der Lohnlauf startet.
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Schafft mit Leapsome ein stärkeres Payroll-Fundament
Die Genauigkeit der Payroll hängt von der Qualität der dahinterliegenden Personaldaten ab. Liegen Mitarbeiterprofile, Vergütungsänderungen und Abwesenheiten an unterschiedlichen Orten, muss HR das Payroll-Bild jeden Zyklus neu zusammensetzen. Das bedeutet mehr Verwaltungsaufwand, mehr Fehlerquellen und wachsenden stillen Unmut bei Mitarbeitenden.
Leapsome gibt HR-Teams ein stärkeres Fundament für ihre Payroll, indem es Mitarbeiterdaten über den gesamten Lifecycle hinweg verbindet, bevor die Vorbereitung beginnt. Mit Leapsomes AI-gestützter HRIS- und People-Management-Plattform könnt ihr:
- Mitarbeiterdaten korrekt halten: Mitarbeiterprofile, Positionsdetails, Vergütungsdaten und Abwesenheiten in einer Plattform verbunden halten.
- Onboarding-Prozesse verbessern: Informationen zu neuen Mitarbeitenden frühzeitig erfassen und payroll-relevante Aufgaben vor dem ersten Abrechnungszyklus auslösen.
- Workforce-Reporting stärken: Alle eure Personaldaten nutzen, um Vergütungsänderungen über Mitarbeitende hinweg zu verstehen und dabei auf Leistungsbeurteilungen und Zielverfolgung zurückzugreifen.
- Genauigkeit und Compliance der Payroll unterstützen: Payroll-Daten konfigurieren, bevor sie an euren Anbieter gehen, mit anpassbaren Payroll-Regeln und integrierten DSGVO-konformen Prozessen.
„Mitarbeitende finden jetzt alles an einem Ort: ihre Daten, Abwesenheiten, Ziele und Reviews. Ich muss nicht mehr erklären, welches Tool wofür genutzt wird. Es ist alles in Leapsome.“ Merilyn L., Senior People Operations Specialist bei Bob W.
🛠️ Baut Payroll-Prozesse auf, denen alle vertrauen
Leapsome hilft HR, die Lohnabrechnung aus verbundenen Mitarbeiterdaten vorzubereiten, damit Teams manuelle Korrekturen reduzieren und sich Mitarbeitende auf korrekte, pünktliche Bezahlung verlassen können.
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