Imputed Income verwalten und Mitarbeitenden die Feinheiten erklären

Haftungsausschluss: Diese Inhalte dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Leapsome übernimmt keine Gewähr für die rechtliche Konformität und kann nicht bestätigen, wie ein Gericht einen bestimmten Sachverhalt beurteilen würde. Wenn ihr euch nicht sicher seid, wie die Vorgaben für euer Unternehmen gelten, wendet euch an eine qualifizierte Rechtsberatung.

Mehr als ein Drittel der Mitarbeitenden gibt laut MetLife an, Schwierigkeiten zu haben, die Informationen des eigenen Unternehmens zu den Benefits-Plänen zu verstehen.* Diese Verwirrung betrifft sogar die eigentlich einfachen Bereiche wie Zahn- und Krankenversicherung.

Noch deutlicher wird das Kommunikationsproblem bei kniffligen Themen wie Imputed Income. Der Begriff bezeichnet Zusatzleistungen wie Sporttickets oder Fitnessstudio-Mitgliedschaften, die die IRS als steuerpflichtiges Einkommen behandelt, obwohl sie nicht in bar ausgezahlt werden.

HR-Teams müssen Imputed Income verstehen, um Lohnabrechnung und Benefits korrekt und rechtskonform zu verwalten. Und sie müssen dieses Verständnis an die Mitarbeitenden weitergeben, um Missverständnisse und Misstrauen zu vermeiden. Dieser Leitfaden erklärt, wie Imputed Income funktioniert und wie ihr die steuerlichen Auswirkungen an eure Teams kommuniziert.

* MetLife, 2025

Was ist Imputed Income?

Imputed Income, auch Imputed Pay oder Imputed Earnings genannt, ist ein Payroll-Begriff für bestimmte Sachleistungen an Mitarbeitende, die die IRS als steuerpflichtiges Einkommen einstuft. Laut den IRS-Richtlinien: „Jede von euch bereitgestellte Sachleistung ist steuerpflichtig und muss in die Vergütung der empfangenden Person einbezogen werden, sofern das Gesetz sie nicht ausdrücklich ausschließt.“

Bestimmte Sachleistungen wie Snacks oder kleine Geschenke gelten laut IRS als steuerfrei, wenn ihr Wert so gering ist, dass eine buchhalterische Erfassung „unangemessen oder administrativ nicht praktikabel“ wäre. Man spricht hier von De-minimis-Leistungen. Zusätzlich gibt es eine Ausnahmeliste, die bestimmte Vorteile wie Altersvorsorgeberatung oder Risikolebensversicherungen unter bestimmten Voraussetzungen oder innerhalb festgelegter Grenzen von der Steuer befreit.

Erfüllt eine Leistung die Ausnahmekriterien nicht und zählt auch nicht als De-minimis-Leistung, wird sie auf dem W-2-Formular der Mitarbeitenden als steuerpflichtiger Lohn ausgewiesen. Beispiele dafür sind:

• Nutzung eines Firmenwagens
• Erstattung von Umzugskosten
• Krankenversicherung für Lebenspartner*innen
• Externe Fitnessstudio-Mitgliedschaften
• Privat veranlasste Reisen

Welche steuerlichen Auswirkungen hat Imputed Income?

Um die Höhe der Imputed-Income-Steuer für eine Leistung zu bestimmen, verwenden Arbeitgeber den Marktwert (Fair Market Value). Die IRS definiert diesen als den Betrag, den eine mitarbeitende Person für die Leistung bei einem Geschäft mit einer unabhängigen dritten Partei zahlen müsste.

Sobald ihr den Marktwert einer Leistung ermittelt habt, behaltet ihr die entsprechende Social-Security-, Medicare- und/oder Bundeseinkommensteuer von den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden ein. Die Bundeseinkommensteuer könnt ihr zum regulären Satz oder zum pauschalen Supplemental-Wage-Satz von 22 % einbehalten. Auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene können eigene Regelungen zur Besteuerung von Imputed Income gelten.

Die Kommunikationsherausforderung bei Imputed Income

Die Berechnung von Imputed Income ist nicht das Schwierige, sondern die Vorbereitung der Mitarbeitenden auf diese Zahlen in ihrer Gehaltsabrechnung. Die Frage, die ihr euch stellen solltet, lautet: ‚Würde eine Person sofort verstehen, warum ihr steuerpflichtiger Lohn morgen höher ausfällt?‘ Lautet die Antwort ‚nein‘, ist es eure Aufgabe, das zu ändern.

So informiert ihr eure Belegschaft über Imputed Income:

• Fragen von Anfang an vorbeugen: Niemand freut sich auf den Zahltag, nur um dann weniger als erwartet zu bekommen. Wenn ihr Mitarbeitende proaktiv darüber aufklärt, wie Imputed Income funktioniert und wie sie es auf ihrer Gehaltsabrechnung erkennen, entstehen Verwirrung und Misstrauen erst gar nicht.

• Einheitlich kommunizieren: In größeren Unternehmen kümmern sich oft drei verschiedene Teams um HR, Payroll und Benefits. Wenn die Kommunikation zu einer steuerpflichtigen Leistung zwischen den Abteilungen nicht übereinstimmt, sind Mitarbeitende schnell überfordert und verwirrt. Stimmt euch deshalb mit den anderen Teamleitungen ab, bevor ihr etwas unternehmensweit verschickt.

• Saubere Daten für proaktive Kommunikation nutzen: Korrekte Mitarbeiter- und Benefits-Daten helfen HR dabei, Ereignisse zu erkennen, die eine Imputed-Income-Besteuerung auslösen, bevor sie zu vertrauenszerstörenden Überraschungen auf der Gehaltsabrechnung werden. Wenn alle Angaben stimmen, erkennt ihr zum Beispiel rechtzeitig, wenn eine Gruppen-Risikolebensversicherung sich dem Freibetrag von $50K nähert, und könnt die Mitarbeitenden entsprechend informieren.

Damit eure Daten jederzeit sauber und aktuell bleiben, könnt ihr sie in einer zentralen HRIS- und People-Management-Plattform wie Leapsome speichern.

„Viele HR-Teams kämpfen noch immer mit den Grundlagen. Zu viele isolierte Tools, zu wenig Einblick. Deshalb haben wir eine wirklich mitarbeitendenorientierte HRIS gebaut, die alle Mitarbeiterdaten in einer einzigen Quelle der Wahrheit zusammenführt.“

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

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Imputed Income wie ein Profi verwalten: drei Best Practices

Ein guter Umgang mit Imputed Income erfordert eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen HR, Payroll und Finance. Diese Best Practices sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand bleiben.

1. Ein System zur Erkennung steuerpflichtiger Leistungen aufbauen

Wie SHRM erklärt, kann eine ungenaue Verwaltung von Sachleistungen das Vertrauen der Mitarbeitenden schädigen, zusätzliche interne Audits nach sich ziehen und zu Steuerstrafen führen. Deshalb ist es entscheidend, einen standardisierten Prozess zu entwickeln, um Leistungen zu erkennen, die der Imputed-Income-Besteuerung unterliegen könnten. Stimmt euch mit anderen Stakeholdern ab, wie und wann ihr Leistungen überprüft, damit ihr steuerpflichtige Ereignisse erkennt, bevor sie auf der Gehaltsabrechnung der Mitarbeitenden auftauchen.

2. Mitarbeiter- und Payroll-Daten korrekt halten

Aktuelle, vollständige Mitarbeiter- und Payroll-Daten sind die einzige Möglichkeit, sicherzustellen, dass die darauf basierenden Imputed-Income-Berechnungen stimmen. Mit dedizierter HRIS-Software könnt ihr alles zentralisieren und gleichzeitig Reporting sowie Payroll-Prozesse vereinfachen.

3. Einen festen Rhythmus für Reporting-Audits festlegen

Steuergesetze und die Nutzung von Mitarbeiterleistungen ändern sich laufend, und ihr müsst am Ball bleiben, um Fehler und Compliance-Risiken zu vermeiden. Überprüft deshalb nicht nur eure Daten, sondern auch regelmäßig eure Reporting-Methoden und -Infrastruktur, damit alles wasserdicht bleibt.

Wenn ihr regelmäßige Überprüfungen mit Leapsomes HR-Software kombiniert, macht ihr Lohnabrechnung und Workforce Reporting einfacher und präziser.

„Wir markieren sogar Compliance-Risiken: Wenn ein Land zum Beispiel mindestens 20 bezahlte freie Tage vorschreibt, lässt euch die Plattform gar nicht erst darunter gehen.“

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

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Leapsome speist zentralisierte Mitarbeiterdaten direkt in eure Payroll-Läufe ein, inklusive konfigurierbarer Regeln, die ihr einheitlich in jeder Jurisdiktion anwenden könnt, in der ihr tätig seid.

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Mit Leapsome läuft eure Payroll immer richtig

Allein die steuerlichen Auswirkungen von Imputed Income zu managen, ist schon kompliziert genug. Kommen dann noch Mitarbeiterprofile, Benefits-Informationen und Payroll-Daten hinzu, die über verschiedene, nicht verbundene Systeme verstreut sind, ist das Chaos vorprogrammiert. Die daraus entstehenden Payroll-Reporting-Fehler setzen euer Unternehmen Compliance-Risiken aus, während inkonsistente Kommunikation das Vertrauen der Mitarbeitenden untergräbt.

Mit Leapsomes AI-gestützter HRIS- und People-Management-Plattform kann euer HR-Team:

• Mitarbeiterprofile zentralisieren: Speichert wichtige Daten in einer einzigen Quelle der Wahrheit und haltet alles synchron.

• Lohnabrechnung vereinfachen: Verknüpft Mitarbeiterprofile mit Time Tracking und Abwesenheitsdaten, die direkt an euren Payroll-Anbieter übermittelt werden.

• Workforce Reporting verbessern: Führt unternehmensweite Daten in Echtzeit-Dashboards zusammen und erstellt individuelle Reports inklusive AI-gestützter Insights.

• Compliance stärken: Nutzt rollenbasierte Zugriffsrechte, um Payroll- und Benefits-Daten zu schützen, und erhaltet automatische Benachrichtigungen bei Compliance-Risiken.

„Ohne Leapsome hätten wir unser neues Performance-Modell nicht umsetzen können. Die Plattform hat uns die Tools und die Unterstützung gegeben, die wir gebraucht haben, um es richtig zu machen.“ Garrett Kowalski, Senior Manager of Organizational Development bei DrFirst

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FAQ

Ist Imputed Income steuerpflichtig?

Ja, Imputed Income ist steuerpflichtig. Es steht für bestimmte Leistungen, die nicht in bar ausgezahlt werden, und wird zum Bruttolohn der Mitarbeitenden addiert, wodurch es der Lohnsteuer unterliegt.

Wird Imputed Income vom Gehalt abgezogen?

Imputed Income wird nicht vom Gehalt der Mitarbeitenden abgezogen. Stattdessen wird es zum steuerpflichtigen Lohn addiert, was den Nettolohn verringert.

Ist Imputed Income gut oder schlecht?

Die Besteuerung von Imputed Income ist an sich weder gut noch schlecht, auch wenn sie für Mitarbeitende wie ein Nachteil wirken kann, weil sie den Nettolohn beeinflusst. Im Gegenzug erhalten Mitarbeitende jedoch wertvolle Leistungen, oft zu deutlich reduzierten Kosten.