ChatGPT für HR: euer Guide zu AI-Prompts

AI verändert HR fundamental, und das ist keine Überraschung. Über 80 % der HR-Verantwortlichen nutzen AI mehrmals pro Woche bei der Arbeit, manchmal sogar täglich. 83 % berichten von einer spürbaren Effizienzsteigerung. *

AI unterstützt heute zentrale HR-Funktionen, beschleunigt Entscheidungen und automatisiert Routineaufgaben. Neben klassischen Anwendungen greifen viele HR-Teams zu generativen AI-Tools wie ChatGPT, um den täglichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Laut MIT Sloan School of Management steigert das die Produktivität um bis zu 40 %. **

Chatbot-basierte AI-Tools sind starke Ressourcen, weil sie in natürlicher Sprache antworten. Es fühlt sich an wie ein Gespräch mit der klügsten Kollegin im Team. Damit AI wirklich liefert, braucht es aber einen durchdachten Einsatz. Verlassen sich Mitarbeitende auf generative AI für Aufgaben, die außerhalb ihrer Stärken liegen, sinkt die Leistung sogar um 19 %. **

Das Geheimnis liegt im Prompt Engineering: dem Prozess, mit sorgfältig formulierten Anfragen die bestmögliche Antwort zu bekommen. In diesem Guide zeigen wir, warum Prompt Engineering so wichtig ist, in welchen HR-Bereichen AI besonders hilfreich ist, und liefern für jeden Bereich konkrete Prompt-Beispiele.

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*Leapsome Workforce Trends Report, 2024

**MIT Sloan School of Management, 2023
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Was ist Prompt Engineering?

Prompt Engineering bedeutet, Eingaben für AI-Modelle wie ChatGPT gezielt zu gestalten, zu testen und zu verfeinern, um die bestmöglichen Ergebnisse zu bekommen.‍

Mit „bestmöglichen Ergebnissen" meinen wir: hochwertig, präzise und konkret nutzbar.

Generative AI-Chatbots basieren auf Natural Language Processing (NLP). Ihre Antworten klingen flüssig und oft erstaunlich menschlich. Trotzdem braucht es einen klaren Plan, um AI produktiv einzusetzen. Oder zumindest Geduld für Trial and Error.

Stellt euch das vor wie das Vorbereiten guter Interviewfragen. Mit durchdachten Prompts versteht ChatGPT eure Ziele besser und liefert relevantere, umsetzbarere Antworten.
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Effektive HR-Prompts für ChatGPT formulieren

Grundregel: Je mehr Kontext ihr ChatGPT gebt, desto besser das Ergebnis. Achtet auf diese vier Punkte:

• Zweck. Was wollt ihr mit eurem Prompt erreichen? Sobald die Ziele klar sind, schneidet ihr den Prompt auf eure Unternehmens- und Team-Anforderungen zu.
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• Kontext. ChatGPT hat Zugriff auf Unmengen an Daten, versteht euer Unternehmen aber nicht automatisch. Liefert also Informationen zu eurer Unternehmenskultur, euren Werten und Zielen. Wichtig: keine sensiblen Mitarbeitendendaten an ChatGPT oder andere Sprachmodelle weitergeben.
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• Zielgruppe. Wer wird euren ChatGPT-Output am Ende lesen oder damit arbeiten? Diese Information hilft dem Modell, den Ton anzupassen.
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• Format und Ton. Wenn ihr wisst, in welchem Format ihr das Ergebnis braucht (Bulletpoints, Langform, Tabelle), sagt es. Gebt außerdem Kontext zum gewünschten Ton. Manche Situationen brauchen formelle Sprache, andere dürfen lockerer sein.

Im Zweifel hilft euch das PACT-Framework (Purpose, Audience, Context, Tone), Prompts zu strukturieren:

• Purpose. Klärt den Grund hinter eurer Anfrage und macht das gewünschte Ergebnis explizit.
• Audience. Beschreibt die Zielgruppe des Inhalts.
• Context. Liefert Hintergrund, der ChatGPT hilft, die Situation einzuordnen.
• Tone. Beschreibt den gewünschten Tonfall des Ergebnisses.

🤔 Wusstet ihr schon?

Höflichkeit hilft. Auch Sprachmodellen. Wenn ihr „bitte" und „danke" in eure Prompts einbaut, bekommt ihr oft bessere und positivere Ergebnisse. Das ist nicht nur Bauchgefühl. Aktuelle Forschung bestätigt: Höflichkeit verbessert die AI-Leistung.

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7 Top-Anwendungsfälle für ChatGPT in HR (mit Beispiel-Prompts)

ChatGPT ist ein starkes Tool. Es automatisiert repetitive Aufgaben, durchsucht große Informationsmengen und gibt euch Orientierung. All das macht eure Arbeit produktiver und hebt die Wirkung eures HR-Teams über die Zeit.

Das sind die wichtigsten Einsatzbereiche für ChatGPT und andere generative AI-Tools in HR-Teams.
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1. Mitarbeiter-Onboarding

Ein gutes Onboarding setzt neue Mitarbeitende vom ersten Tag an auf Erfolgskurs. Onboarding kann aber auch zäh und repetitiv sein. Genug Zeit und Ressourcen dafür freizuschaufeln, fällt manchen HR-Teams schwer.

ChatGPT hilft dabei, Willkommensnachrichten zu generieren, relevante Infos in FAQ-Dokumenten zusammenzufassen und interaktive Onboarding-Checklisten zu entwerfen. Wenn ihr nach dem Onboarding Umfragen verschickt, könnt ihr die Ergebnisse in ChatGPT einspielen und Verbesserungsideen für zukünftige Neueinstellungen ableiten.

Beispiel-Prompts

Probiert vor, während oder nach dem Onboarding diese Prompts aus:

• Nenne fünf Schritte, um unseren Onboarding-Prozess zu optimieren. Unser Ziel: Abläufe vereinfachen und das Gesamterlebnis verbessern.
• Liste fünf Best Practices für das Onboarding neuer Mitarbeitender auf
• Wie messen wir den Erfolg unseres Onboarding-Prozesses, und welche KPIs sollten wir tracken, um Fortschritt und Wirkung im Blick zu behalten?‍
• ‍Analysiere das Feedback dieser neu eingestellten Mitarbeitenden. Welche Herausforderungen und Vorschläge tauchen häufig auf, und wie können wir sie angehen?‍
• ‍Welche Strategien fördern bei neuen Mitarbeitenden ein Gefühl von Zugehörigkeit, insbesondere in Remote- oder Hybrid-Setups?‍
• ‍Erstelle zehn Fragen für eine Onboarding-Evaluations-Umfrage und stelle mindestens eine Frage zum Feedback an Führungskräfte.
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2. Lernen und Entwicklung

Manchmal überfordert die Auswahl der richtigen Methode zur Mitarbeiterentwicklung. HR-Teams können generative AI nutzen, um ihre Optionen einzugrenzen, etwa auf Basis von Unternehmenskultur und Werten. Oder sie lassen sich von ChatGPT Lernpfad-Vorlagen für verschiedene Rollen entwerfen.

Auch hier gilt: Vorsicht mit den Daten, die ihr in ChatGPT eingebt. Mehr Kontext bedeutet bessere Ergebnisse, aber auch ein höheres Risiko, sensible Daten preiszugeben.

Wenn ihr fortschrittliche AI-Tools für eure Learning-and-Development-Prozesse (L&D) sicher einsetzen wollt, lohnt sich eine umfassende Softwarelösung wie Leapsome Learning. Sie hostet und analysiert Mitarbeitendendaten nativ und sicher.

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Marktführer setzen Leapsomes Datenanalyse- und AI-Tools ein, um unternehmenskritische HR-Prozesse wie L&D und Mitarbeiterengagement voranzutreiben.

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Beispiel-Prompts

Verbessert eure L&D- und Mitarbeiterentwicklungsprogramme mit Prompts wie:

• Wie messen wir den Return on Investment (ROI) unserer Trainings- und Entwicklungsinitiativen?‍
• ‍Welche Kennzahlen und KPIs eignen sich, um die Wirkung unserer aktuellen L&D-Programme zu bewerten?‍
• ‍Entwerfe ein Trainingsprogramm für [Thema X] mit fünf ansprechenden Lernmodulen, jeweils für Anfänger, Fortgeschrittene und Experten.‍
• ‍Nenne Strategien, um L&D-Initiativen mit Talentmanagement und Nachfolgeplanung zu verzahnen und am Unternehmensziel auszurichten.‍
• ‍Liste zehn Coaching-Fragen, die Führungskräfte in einem Performance-Review-Gespräch stellen können.
• Skizziere Strategien, um in unserem Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Weiterentwicklung zu fördern.
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3. Leistungsmanagement

Laut unserem Workforce Trends Report 2024 nennen HR-Verantwortliche Feedback und Performance Reviews als wichtigsten AI-Anwendungsfall. ChatGPT kann kontinuierliches Feedback und Reviews unterstützen, indem es Leistungszusammenfassungen erstellt und konstruktive Einblicke liefert. HR-Teams können auch Prompts entwerfen, die Führungskräften helfen, Review-Gespräche zu strukturieren oder personalisierte Ziele zu setzen.

Wenn ihr umfassendere Unterstützung beim Leistungsmanagement braucht, schaut euch Optionen wie Leapsomes Kompetenzmodell an. Mit minimalem Aufwand und AI-Unterstützung erstellt ihr vollständige Matrizen, die zu eurem Unternehmen passen. Teams mit knappen Ressourcen sparen so Tage oder sogar Wochen.

Beispiel-Prompts

Diese Prompts sind ein guter Startpunkt, wenn ihr euer Leistungsmanagement mit ChatGPT verbessern wollt:

• Liste fünf Fragen, die individuelle Reflexion über Leistung und zukünftige Ziele fördern.
• Nenne Strategien, um Performance Reviews aussagekräftiger und konstruktiver zu gestalten.‍
• ‍Liste Strategien und Best Practices für die Erstellung eines Performance Improvement Plans (PIP), der sowohl unterstützend als auch ergebnisorientiert ist.‍
• ‍Analysiere das gesamte Feedback für [Person X] und identifiziere die drei wichtigsten Entwicklungsbereiche.‍
• ‍Wie stellen wir sicher, dass individuelle Mitarbeitendenziele auf die Gesamtziele des Unternehmens einzahlen?‍
• ‍Welche Maßnahmen helfen, damit Leistungsmanagement von allen Mitarbeitenden als positiver und unterstützender Prozess erlebt wird?
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4. Personalplanung

Neben der Talentakquise ist strategische Personalplanung entscheidend, um leistungsstarke Teams aufzubauen. Teams, die euer Unternehmen dabei unterstützen, eure wichtigsten Ziele zu erreichen.

ChatGPT und generative AI helfen, breite Insights zu potenziellen Talent-Lücken oder Überbesetzung auf Basis von Branchentrends zusammenzutragen. Eine solide Grundlage für fundierte, datengestützte Entscheidungen.
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Beispiel-Prompts

Diese Prompts decken neue Chancen in der Personalplanung auf:

• Nenne fünf Strategien, um HR-Daten für strategische Entscheidungen zu nutzen.‍
• ‍Skizziere Methoden, um Talent-Lücken zu identifizieren, zukünftigen Personalbedarf zu prognostizieren und Ressourcenverteilung zu optimieren.‍
• ‍Liste die wichtigsten Schritte, um einen Nachfolgeplan für die Belegschaft zu erstellen. Erstelle danach eine Vorlage.‍
• ‍Nenne typische Fallstricke bei der Erstellung eines Nachfolgeplans und beschreibe, wie wir sie vermeiden.‍
• ‍Welche Branchentrends und technologischen Entwicklungen für [Branche X] werden unseren zukünftigen Personalbedarf beeinflussen?‍
• ‍Mit welchen KPIs messen wir den Erfolg unserer Personalplanungs-Strategien?
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5. Bindung und Engagement

Eine positive Employee Experience stärkt die Mitarbeiterbindung, und die wirkt sich direkt auf euer Geschäftsergebnis aus. Neue Wege zu finden, um Feedback eurer Teammitglieder zu sammeln und zu nutzen, ist trotzdem oft eine Herausforderung.

Generative AI hebt euch hier vom Standard ab: mit Vorschlägen für Stimmungsanalysen und schneller Reaktion auf Perspektiven und Bedenken. Sobald ihr eure Daten zusammen habt, schlägt ChatGPT neue Wege vor, das Mitarbeiterengagement zu verbessern.

💡 HR-Plattformen wie Leapsome nutzen ebenfalls die Power von AI. Sie unterstützen People-Teams mit Stimmungsanalysen, Datensammlung, Aktionsplänen, individuellen Empfehlungen und automatischen Zusammenfassungen.

Beispiel-Prompts

Bringt eure Bindungs- und Engagement-Strategie mit diesen Prompts in Schwung:

• Liste zehn wichtige HR-Richtlinien, die ein Unternehmen mit [X] Mitarbeitenden in [Branche Y] haben sollte.‍
• ‍Nenne drei Ideen pro Phase im Employee Lifecycle, um das Mitarbeiterengagement zu steigern.‍
• ‍Schlage flexible Richtlinien vor, die eine gesunde Work-Life-Balance für Mitarbeitende fördern und gleichzeitig Produktivität und Zusammenarbeit unterstützen.‍
• ‍Schlage Wellness-Initiativen vor, die das körperliche und mentale Wohlbefinden fördern und typische Gesundheitsprobleme adressieren.‍
• ‍Welche drei Initiativen empfiehlst du auf Basis unserer aktuellen Umfrageergebnisse, um das Engagement zu steigern?‍
• ‍Welche Art von Analyse hilft uns zu verstehen, was verschiedene Teams und Personen in unserem Unternehmen motiviert?
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6. Vergütung und Anerkennung

Eine starke Unternehmenskultur und hohes Engagement sind wichtig, um Teammitglieder zu halten. Vergütung ist aber ebenfalls ein entscheidender Faktor für Anerkennung und Job-Zufriedenheit. AI-Tools wie ChatGPT helfen bei Audits für faire Vergütung oder bei der Budgetprognose für Vergütungsänderungen.

Wenn ihr eure AI-Strategie ausbauen wollt, lohnt sich ein Tool für Vergütungs-Benchmarks. So versteht ihr in Echtzeit, wie Top-Performer auf Basis aktueller Branchenstandards vergütet werden.

Beispiel-Prompts

Diese Prompts helfen euch, eure Vergütungsstrategie mit ChatGPT zu verbessern:

• Beschreibe sieben Schritte, die HR-Teams bei der Entwicklung einer Vergütungsstrategie gehen sollten.‍
• ‍Liste zehn nicht-monetäre Ideen für Mitarbeiteranerkennung.‍
• ‍Skizziere Strategien und Best Practices, um eine umfassende Pay-Equity-Analyse im Unternehmen durchzuführen.‍
• ‍Welche Strategien stellen sicher, dass unsere Vergütungspraxis Diversity, Equity und Inclusion fördert?‍
• ‍Fasse das Feedback unserer Mitarbeitenden zu ihrer Vergütung zusammen.‍
• ‍Skizziere Strategien, um Vergütung mit Leistung zu verknüpfen und gewünschte Verhaltensweisen und Ergebnisse zu fördern.
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7. Feedback und Kultur

People-first Unternehmen schaffen ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das auf einer Kultur des kontinuierlichen Feedbacks basiert.

ChatGPT identifiziert Möglichkeiten, Feedback umzusetzen, und unterstützt Führungskräfte sogar bei schwierigen Gesprächen mit Direct Reports. Mit den richtigen Daten gefüttert, geben Sprachmodelle außerdem Aufschluss darüber, wie fair, divers und inklusiv euer Unternehmen wirklich ist.
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Beispiel-Prompts

Mit diesen Prompts deckt ihr Verbesserungspotenzial in eurer Feedbackkultur auf:

• Gib fünf Tipps, wie ich konstruktives Feedback formuliere und mit Widerstand gegen Feedback umgehe.‍
• ‍Schlage virtuelle Team-Building-Aktivitäten vor, die ansprechend und wirkungsvoll sind, insbesondere für Remote-Teams.‍
• ‍Nenne Tipps und Empfehlungen, um einen hybriden Arbeitsansatz erfolgreich umzusetzen und typische Fallstricke zu vermeiden.‍
• ‍Schlage auf Basis von Datenanalysen und Best Practices Maßnahmen vor, die Diversity und Inclusion fördern.‍
• ‍Schlage Wege vor, eine inklusive Unternehmenskultur zu fördern, und nenne konkrete Strategien für DEI am Arbeitsplatz.‍
• ‍Liste zehn Tipps für den Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz.
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Setzt ChatGPT und andere generative AI-Tools ein, um HR-Effizienz zu steigern

Ein letzter Tipp: Experimentiert. Prompt Engineering hilft HR-Teams, das volle Potenzial von ChatGPT zu nutzen.

AI mit strukturierten Tools wie Leapsomes AI-gestützten HRIS- und Performance-Enablement-Funktionen zu kombinieren, sichert schnelle, datengestützte Entscheidungen und verbessert Prozesse in allen HR-Funktionen.

Unsere Software mit fortschrittlicher AI hilft euch, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen und effizienter zu arbeiten. So stärkt ihr eure HR-Prozesse und eure Strategie für Mitarbeiterentwicklung in einem Schritt.

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