Swapfiets

😮‍💨 Die Challenge

Als große Scale‑up mit Standorten in mehreren europäischen Ländern und sehr unterschiedlichen Mitarbeitergruppen – einige im Büro, andere in Lagern und Stores – tat sich Swapfiets schwer damit, einen einheitlichen, sinnvollen Prozess für Performance Reviews im gesamten Unternehmen zu etablieren.

Bis dahin lief es so: Das HR‑Team verteilte Fragebogen‑Vorlagen und empfahl Managern, Reviews, Feedback‑Gespräche und Entwicklungsgespräche mit ihren Direct Reports zu führen. Die Interaktion mit HR endete oft an diesem Punkt. Es gab wenig Transparenz darüber, ob Mitarbeitende tatsächlich Feedback bekamen und wie der Prozess umgesetzt wurde. Während das Team den Performance und Development-Cycle neu aufsetzte, wurde klar: Es braucht ein Tool, das bei der Durchführung der Reviews und beim Tracken von Fortschritten unterstützt. Viele Mitarbeitende schlossen ihre Reviews gar nicht ab oder erhielten zu wenig Feedback und Support, um in ihren Rollen wirklich aufzublühen.

„Wenn du keine gute Plattform oder keinen klaren Prozess hast, ist es viel schwieriger, Performance Reviews in deinen Arbeitsalltag zu integrieren. Es kostet Zeit - du musst den Prozess verstehen, bevor du wirklich hilfreiches Feedback geben kannst. Damals wollten viele zwar Reviews führen, aber ihnen fehlten Struktur und Unterstützung, um das gut zu machen.‍
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Die HRBPs haben versucht, Manager:innen durch den Prozess zu begleiten und sie zu Reviews und Follow‑up‑Gesprächen zu ermutigen, aber alles war sehr rudimentär.“

Ohne zentrale Plattform waren auch Ablage, Datenschutz und Sicherheit ein Thema. Review‑Vorlagen lagen nicht an einem festen Ort und Reviews wurden in G‑Drive‑Ordnern gespeichert. HR musste ständig darauf achten, dass nur die richtigen Personen Zugriff hatten und keine sensiblen Infos versehentlich geteilt wurden.

Damit Performance Reviews für Mitarbeitende wirklich Mehrwert bringen, bekamen Carlien van Woensel, Ella Greer und Victor Dutra Tomas aus dem People‑Experience‑Team den Auftrag, einen neuen Prozess zu entwickeln, wie Reviews ablaufen und gemanagt werden sollen. Das Ziel: Jede Person bei Swapfiets sollte strukturiert Feedback geben und erhalten können. Das Team startete praktisch bei null und brauchte eine Plattform, der sie vertrauen und mit der sie eng zusammenarbeiten konnten, um einen Ansatz zu entwickeln, der genau zu Swapfiets passt.
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💜 Warum Leapsome

Bevor sie Leapsome fanden, war das Team bereits mit mehreren Anbietern im Gespräch, darunter auch mit dem HRIS‑Anbieter, für den sie sich einige Monate zuvor entschieden hatten. Zwar bot dieses HRIS ebenfalls Module für Reviews, Umfragen, Feedback und Onboarding, aber schnell wurde klar: Für Kern‑HR geeignet, für Employee‑Enablement und Engagement nicht spezialisiert genug. Swapfiets suchte eine eigenständige People‑Enablement‑Plattform, die den Review‑Prozess trägt und gleichzeitig Engagement‑Umfragen ermöglicht, um kontinuierlich Feedback zu Veränderungen einzuholen.

Beim ersten Kontakt mit Leapsome fiel dem Team sofort das moderne Design und das klare Layout auf. Für das Unternehmen mit überwiegend jungen Mitarbeitenden war klar: Eine Plattform mit veraltetem Look & Feel würde weder die gleiche Wirkung noch die gleiche Akzeptanz haben. Gesucht war ein Tool, das zum Scale‑up‑Image passt und ein Partner, der den schnellen, flexiblen Arbeitsstil von Swapfiets versteht.

„Wir können uns mit Leapsome identifizieren - es ist ein jung wirkendes Produkt, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und wächst. Swapfiets verändert sich ebenfalls ständig, wir bauen unseren Service und unsere Marke aus. 
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Im Vergleich zu anderen Anbietern war es viel einfacher, mit Leapsome zu kommunizieren, weil sie verstehen, was es bedeutet, ein Scale‑up zu sein.“

Besonders überzeugend war, dass sich das Team stark auf Leapsomes Expertise und Best Practices zu Performance Reviews und Engagement Umfragen stützen konnte, um Prozesse zu entwickeln, die wirklich funktionieren. Schon ab dem ersten Sales‑Call fühlten sie sich unterstützt und verstanden - Leapsome wirkte nicht wie ein Tool, das man allein „zum Laufen bringen“ muss, sondern wie ein ganzheitlicher Partner mit starkem Support. Außerdem hatten sie den Eindruck, Feedback und Ideen zur Weiterentwicklung des Produkts einbringen zu können und dass das Leapsome‑Team zuhört und reagiert.

„Wir haben den ganzheitlichen Ansatz von Leapsome sehr geschätzt – sie wollten wirklich unsere Bedürfnisse und unsere Leute verstehen. Ein großes Plus ist der Support, den Leapsome jeder einzelnen Nutzerin und jedem einzelnen Nutzer bietet. 
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Das macht für mich einen riesigen Unterschied, weil ich den Leuten einfach sagen kann, sie sollen sich direkt an Leapsome wenden, statt dass alles über mich laufen muss. Gerade in der Implementierungsphase, als wir viele Fragen hatten und Unterstützung bei der Definition und Schärfung unserer Prozesse brauchten, war Leapsome sehr eng an unserer Seite.“

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🚀 Das Ergebnis: Klarheit in der Entwicklung und relevanteres Feedback

Heute nutzt Swapfiets Leapsome, um Engagement‑ und Performance‑Prozesse für die gesamte Belegschaft von rund 1.300 Mitarbeitenden zu unterstützen. Ein neu gestalteter 360°‑Review‑Prozess fördert Peer‑Feedback, Selbstreflexion und Entwicklung. Dank standardisierter Kompetenzen je nach Senioritätslevel wissen Mitarbeitende genau, was in ihrer Rolle von ihnen erwartet wird und können gleichzeitig sehen, was für den nächsten Karriereschritt wichtig ist. Eine klar aufgebaute Skill‑Matrix gibt allen die Möglichkeit, ihren persönlichen Entwicklungsplan aktiv in die Hand zu nehmen.

Regelmäßig durchgeführte Engagement‑Umfragen stellen sicher, dass Mitarbeitende an allen Standorten gehört werden und ermutigt sind, ihre Meinung zu teilen. Ein definierter Feedback‑Rahmen führt zu ehrlicheren und spezifischeren Antworten und hilft Menschen, bewusster über ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden nachzudenken, die sie bewerten.

Swapfiets hat inzwischen den zweiten Review‑Zyklus mit Leapsome abgeschlossen und das Feedback zeigt: Mitarbeitende fühlen sich heute deutlich wohler mit dem Prozess. Manager verstehen klar, wie Reviews ablaufen, schätzen die einfache Bedienung und können Informationen aus früheren Reviews heranziehen, damit wichtiger Kontext nicht verloren geht. Leapsome stellt außerdem sicher, dass sensible Personaldaten geschützt sind und der gesamte Prozess von Anfang bis Ende sauber durchläuft.

Sowohl Manager als auch das HR-Team sparen nun spürbar Zeit: Das Administrieren von Reviews ist einfacher, und der Umgang mit Vorlagen ist deutlich effizienter. Templates werden direkt in Leapsome gespeichert, Review‑Zyklen automatisch jedes Jahr angestoßen. Teams wissen genau, wann es Zeit ist, Feedback zu geben, und der Prozess ist standardisiert - für mehr Fairness und Konsistenz.

Auch Teams ohne dauerhaften Laptop‑Zugang sind eingebunden: Ihre Manager führen die Gespräche mit ihren Direct Reports, leiten sie durch den Prozess und dokumentieren alles direkt in Leapsome.

Heute tragen Performance Reviews bei Swapfiets aktiv zu einer Kultur des kontinuierlichen Feedbacks bei und unterstützen die Entwicklung jeder einzelnen Person. Gleichzeitig werden High Performer sichtbarer: Im jährlichen „Talent Review“-Zyklus heben Manager die stärksten Leistungsträger in ihren Teams hervor. In anschließenden Calibration‑Meetings stellt das People‑Team sicher, dass es ein gemeinsames Verständnis über Potenzial und Performance gibt.
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🔜 Wie es für Swapfiets und Leapsome weitergeht

Das Team ist mit dem aufgebauten Review‑Prozess sehr zufrieden und möchte diesen Weg weiter fortsetzen. Parallel nutzt Swapfiets Leapsome für Engagement‑Umfragen und leitet aus dem Feedback konkrete Maßnahmen und Initiativen ab. Victor und das People‑Team wollen die Kultur von „Sicherheit und Zuhören“ bei Swapfiets weiter stärken und jedem Mitarbeitenden Raum geben, wertvolles Feedback zu geben und zu erhalten.

⭐️ Jeder unserer Kunden hat seine eigene Leapsome-Story. Bist du bereit für deine?
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